home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / business / lm150cd.zip / LMLOAN.MAN < prev    next >
Text File  |  1994-10-11  |  454KB  |  10,387 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                           _______
  14.                      ____|__     |               (R)
  15.                   --|       |    |-------------------
  16.                     |   ____|__  |  Association of
  17.                     |  |       |_|  Shareware
  18.                     |__|   o   |    Professionals
  19.                   -----|   |   |---------------------
  20.                        |___|___|    MEMBER
  21.  
  22.  
  23.             For more information on the Association of Shareware Professionals, See More
  24.             Information about Loan Master on the Main Menu. Also the file OMBUDS.TXT and
  25.             the file SHAREW.TXT.
  26.  
  27.             This manual is formatted in a generic manner to make it printable (hopefully)
  28.             on all printers. A consequence of this formatting is that it does not format
  29.             attractively, but it should be readable.
  30.  
  31.             The printed manual supplied with the product is formatted to desktop
  32.             publishing standards and printed on an HP LaserJet. 
  33.  
  34.             *******************************************************************
  35.             You MUST set your printer to condensed print to print this manual!
  36.             *******************************************************************
  37.  
  38.             The Main Menu option "More Information..." includes an option to print the
  39.             manuals.
  40.  
  41.             OTHER PRODUCTS:
  42.  
  43.             Bottom Line Software publishes a complete line of loan related software. See
  44.             the "More Information..." option on the Main Menu.
  45.  
  46.             INSTALLATION:
  47.  
  48.             The installation instructions in this manual are for the registered version.
  49.             If you do not already have it installed, see the READ.ME file.
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.                                                WARNING
  58.  
  59.  
  60.                                      This software will  not work
  61.                                          for computer experts!
  62.  
  63.                                    It works only for individuals who
  64.                                 read the manual and study the examples.
  65.  
  66.  
  67.                      Do not enter trial data just to see what happens. 
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.             This is a loan accounting system. It makes extensive use  of several different
  74.             dates. If you  do not  understand exactly  what these  dates are  and how  the
  75.             system uses them, you cannot produce a meaningful result. 
  76.  
  77.             Do not attempt to enter real data  or produce real loan reports without  first
  78.             reading the sections of the  manual which explain the meaning and uses  of the
  79.             dates. Pay special attention  to system_date, date_first, date_next, date_due,
  80.             date_last, date_tran,  and date_upd,  and the  section on  setting up  new and
  81.             existing loans. Then do the examples for setting up a new loan and an existing
  82.             loan.
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.                                             LOAN  MASTER
  106.  
  107.                                Loan  Accounting  System                                                                 
  108.  
  109.                                              Versions 1.52
  110.  
  111.                                             Date  08-01-93
  112.  
  113.                                         Copyright 1989,91,92,93
  114.                                       Bottom Line Software, Inc.
  115.  
  116.                                              Serial Number
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.                                                                                              
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.                                          TABLE OF CONTENTS
  128.  
  129.  
  130.             License Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  131.  
  132.             Introducing Loan Master . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  133.  
  134.             Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  135.                   Distribution Disks  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  136.                   Automatic Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  137.                   Creating A Subdirectory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  138.                   CIF Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  139.                   Report Writer Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  140.                   Manual Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  141.                   Path to Data Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  142.                   Upgrading Loan Master Versions  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  143.                   Automatic Data File Conversion  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  144.                         Running the Conversion Program  . . . . . . . . . . . . . . .    8
  145.                         Converting Your Parameter File  . . . . . . . . . . . . . . .    8
  146.  
  147.             User Defined Options, the Parameter File  . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  148.  
  149.             It's Installed, What Next?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  150.  
  151.             Before  Entering Existing Loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  152.                   Very Important Message! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  153.                   Conversion Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  154.                   Setting the Update Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  155.                   New Loan?  or  Existing Loan? . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  156.  
  157.             Learning To Use Loan Master . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  158.                   Sample Setup of New Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  159.                   Set Up A New Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  160.                   Sample Setup of Existing Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  161.                   Setting Up Charged Off Loans (Past Maturity)  . . . . . . . . . . .   40
  162.                         Single Payment Loan - Past Maturity . . . . . . . . . . . . .   42
  163.                         Installment Loan - Past Maturity  . . . . . . . . . . . . . .   43
  164.                         Installment Loan - Before Final Maturity  . . . . . . . . . .   44
  165.                         Update The File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
  166.  
  167.             Help Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   49
  168.                   Customizing Help Screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   49
  169.  
  170.             Menu Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   50
  171.                   Using the Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   50
  172.                   Selecting Menu Options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   50
  173.  
  174.             Menu  Functions Available . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  175.                   Menu Structure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  176.                         Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  177.                         Loan Maintenance Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  178.                         Transaction Maintenance Menu  . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  179.  
  180.                                                                                          i
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.                         Loan File Update Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  187.                         Printed Reports Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  188.                         Printed Notices Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  189.                         Screen Reports Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  190.                         Year End Processing Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  191.                         Utilities Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  192.                   Menu Hierarchy  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  193.  
  194.             Loan Maintenance Menu Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   56
  195.                   Add an Existing Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   56
  196.                   Add a New Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   56
  197.                   Edit (Change) a Loan Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  198.                   Delete a Loan Record  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  199.                   Browse the Loan File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
  200.                   Search the Loan File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   58
  201.                   Display Loan Payoff Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   59
  202.  
  203.             Transaction Maintenance Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
  204.                   Posting Payments  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
  205.                   Posting Transactions to User Defined Fields . . . . . . . . . . . .   63
  206.                   Posting Principal Advances  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   65
  207.                   Reverse a Previous Transaction  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   66
  208.                   Browse the Transaction File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   67
  209.                   Return Check Charge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   67
  210.                   Escrow Payments and Disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . .   68
  211.  
  212.             Screen Reports Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  213.                   Loan Statement (History)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  214.  
  215.             Utility Menu Functions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  216.                   Set Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  217.                         Update the Parameter File . . . . . . . . . . . . . . . . . .   71
  218.                         Parameter File Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  219.                               Name of Owner or Servicer . . . . . . . . . . . . . . .   72
  220.                               Line 1 of User Address  . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  221.                               Past Due Limit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  222.                               Will Be Due Limit . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  223.                               Visual Update Flag  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  224.                               Date Last File Update . . . . . . . . . . . . . . . . .   73
  225.                               Payment Fraction  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   73
  226.                               Payment Allocation Option . . . . . . . . . . . . . . .   73
  227.                               Detail Accrual File       . . . . . . . . . . . . . . .   75
  228.                               Daily Accrual Totals File . . . . . . . . . . . . . . .   75
  229.                               Four Digit Year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   75
  230.                         User Defined Parameter Fields . . . . . . . . . . . . . . . .   75
  231.                               Names of User Defined Fields  . . . . . . . . . . . . .   76
  232.                   Custom Help Messages is On/Off  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  233.                   Set the Path to the Data Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  234.                   Set or Reset the System Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  235.                   Reindex all Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
  236.                   Reorganize Up the Data Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   78
  237.                   Audit Transaction File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   78
  238.  
  239.             ii
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.                   Create Local Backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   78
  246.                   Restore Local Backup  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   79
  247.                   Display System Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   79
  248.                   Set / Reset System Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   80
  249.                   WordPerfect Merge File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   80
  250.                         Merging the Data  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
  251.                         The Filter Expression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   84
  252.                         The Merge File Structure  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   85
  253.                         Using Other Word Processors . . . . . . . . . . . . . . . . .   85
  254.                   Adding Transaction History to Existing Loan . . . . . . . . . . . .   85
  255.  
  256.             Report Menu Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   89
  257.                   Print Trial Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   89
  258.                   Print Past Due Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   89
  259.                   Print Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   89
  260.                   Print Will Be Due Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   89
  261.                   Individual, Custom Past Due Notices . . . . . . . . . . . . . . . .   89
  262.                   Print Loan Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   89
  263.                   Print a Custom Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   90
  264.                   Print Posting Totals  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   90
  265.                   Print Transaction Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   91
  266.                   Print Accrual Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   91
  267.                   Year End Close Out  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   91
  268.                   End of Year Interest Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . .   92
  269.                   Screen Reports Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   92
  270.                   The Loan Transaction Statement  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   92
  271.                   The Totals Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   93
  272.  
  273.             Data Entry Screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   94
  274.                   Data Entry Cursor Control Keys  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   94
  275.                   Date Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   98
  276.                   New Loan Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   99
  277.                   User Defined Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   99
  278.                   Loan Maintenance Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  100
  279.                   Browse Screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  100
  280.                   Browse Cursor Control Keys  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  102
  281.  
  282.             Visual Update System  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  104
  283.  
  284.             Updating the Loan File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  285.                   Catching Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  286.                   Posting Payments During the Update  . . . . . . . . . . . . . . . .  106
  287.                   Lying About the Date  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  106
  288.  
  289.             Loan Master Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  290.                   Past Due and Will Be Due  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  291.                         Will Be Due Notices   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  292.                         Abbreviated Billing Notices . . . . . . . . . . . . . . . . .  109
  293.                         Problems with Will Be Due Notices . . . . . . . . . . . . . .  110
  294.                         Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  110
  295.                         Problems with Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . .  110
  296.                   Controlling Mailing of Billing Notices  . . . . . . . . . . . . . .  111
  297.  
  298.                                                                                        iii
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.                   Problems with Tutorial Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  111
  305.  
  306.             Problems with Hardware and Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  112
  307.                   Program Crashes on Startup  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  112
  308.                   Outdated Loan Master Data File  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  113
  309.                   DOS Error 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  113
  310.                   DOS  Error 2  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  113
  311.                   Not Enough Memory to Run Application  . . . . . . . . . . . . . . .  114
  312.                   Misc Error Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  114
  313.  
  314.             Customer Information System  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  115
  315.  
  316.             Customer Information Menu Operations  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
  317.  
  318.             Menu Options Available  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
  319.                   The Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
  320.                   The Utilities Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
  321.                   The Edit or Delete Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
  322.  
  323.             Find a Customer by Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  117
  324.  
  325.             Find a Customer by Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  117
  326.  
  327.             Add a New Customer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  118
  328.  
  329.             Add a New Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  120
  330.  
  331.             Add a New Telephone Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  121
  332.  
  333.             Show a Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  122
  334.  
  335.             Delete a Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  124
  336.  
  337.             Edit a Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  124
  338.  
  339.             Edit a Telephone Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  126
  340.  
  341.             Edit an Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  127
  342.  
  343.             Browse Screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  344.  
  345.             Rebuild the Index Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  346.  
  347.             Print Mailing Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  348.  
  349.             Report Writer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  130
  350.  
  351.             Report Writer Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  352.  
  353.             Creating Reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  354.                   Data Entry Screen:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  355.  
  356.  
  357.             iv
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.             Creating a Label Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  137
  364.  
  365.             The label format screen:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  138
  366.                   Width . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  138
  367.                   Height  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  138
  368.                   Across  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  139
  369.                   Remarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  139
  370.                   Margin  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  139
  371.                   Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  139
  372.  
  373.             Printing a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  374.  
  375.             Error Messages While Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  376.  
  377.             Error Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  378.  
  379.             Data Field Descriptions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  142
  380.                   Loan File Data Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  142
  381.                   Customer Information Data Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . .  152
  382.                   Customer No . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  152
  383.                   Company  Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  152
  384.                   Last Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  152
  385.                   First Name  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  153
  386.                   Title of Address  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  153
  387.                   Customer Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  153
  388.                   Address File Data Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  153
  389.                   Address Line 1  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  153
  390.                   Address Line 2  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  153
  391.                   City  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  153
  392.                   State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  153
  393.                   Zip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  153
  394.                   Location  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  153
  395.                   Address Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  154
  396.                   Telephone File Data Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  154
  397.                   Telephone Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  154
  398.                   Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  154
  399.                   Location  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  154
  400.                   Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  154
  401.  
  402.             Data  File  Specifications  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  155
  403.  
  404.             File Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  158
  405.                   Field Definitions for LMLOAN.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . . .  158
  406.                   Field definitions for LMPARM.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . . .  159
  407.                   Field Definitions for LMTRAN.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . . .  160
  408.                   Field Definitions for LMTACCR.DBF . . . . . . . . . . . . . . . . .  160
  409.                   Field Definitions for LMACCRUE.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . .  161
  410.                   Field Definitions for CICUST.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . . .  162
  411.                   Field definitions for CIADDR.DBF  . . . . . . . . . . . . . . . . .  162
  412.                   Field Definitions for CIPHONE.DBF . . . . . . . . . . . . . . . . .  162
  413.  
  414.             Transaction Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  163
  415.  
  416.                                                                                          v
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.             vi
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.                                          License Agreement
  482.  
  483.  
  484.             By using this product, I agree to comply with the following license agreement.
  485.  
  486.             This  is a legal agreement between you, the end user and Bottom Line Software,
  487.             Inc.(BLS). By opening this sealed package or by using this software, you agree
  488.             to be bound by the terms of this license agreement.
  489.  
  490.             Grant  of license:   Bottom  Line Software,  Inc. grants  you, (the  person or
  491.             entity who purchased  this license) a non exclusive,  non transferable license
  492.             to use this software on a single terminal, connected to a  single CPU. You may
  493.             not  network the software or otherwise use it on more than one computer at the
  494.             same time.
  495.  
  496.             If  any provision  of this  license shall  be held  to be  unenforceable, such
  497.             holding  shall not  affect the  enforceability  of any  other provision.  Your
  498.             licensed right to use this  software terminates upon your violation of  any of
  499.             the terms of this agreement.
  500.  
  501.             You  may terminate  this license  agreement without  notice by  destroying the
  502.             software and any printed materials provided with it.
  503.  
  504.             Proprietary rights: You agree to  take all necessary steps to ensure  that the
  505.             provisions of this license agreement are not violated by yourself or any other
  506.             person under your control or in  your service. The software and manual contain
  507.             important  trade secrets  and intellectual  property of  BLS.   All copyright,
  508.             patent, trade secret, trademark, and other  intellectual proprietary rights to
  509.             the licensed software are and shall remain the valuable property of BLS.
  510.  
  511.             Copyright: This software  is owned by  BLS and is  protected by United  States
  512.             Copyright  laws  and  international  treaty provisions.  You  must  treat  the
  513.             software as any other copyrighted material with these exceptions: You may make
  514.             one  copy of this software for on site backup purposes and one more copies for
  515.             off site backup.  You may copy the software  to a hard disk. You  may not copy
  516.             the manual or other printed materials accompanying the software.
  517.  
  518.             Other restrictions: You may not rent, lease, or sell the Software. You may not
  519.             reverse engineer, decompile, or disassemble the Software.
  520.  
  521.             Dual Media Software: If the Software includes both 3 1/2 and 5 1/4 inch disks,
  522.             you may  use only one or the other as  appropriate for your computer.  You may
  523.             not use the other disks on another computer or rent, loan, lease, or otherwise
  524.             transfer them to another user.
  525.  
  526.             Limited Warranty: BLS warrants that the software will perform substantially in
  527.             accordance with  the accompanying written  materials for  a period of  90 days
  528.             from the  date of  receipt as  determined by  the invoice date.  The media  is
  529.             warranted  to be  free of defects  and readable  for the  same period. Implied
  530.             warranties on the software media are also limited to the same period.
  531.  
  532.  
  533.  
  534.             Loan Master, Loan Accounting System                                          1
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.             Customer  Remedies: BLS's entire liability and your exclusive remedy shall be,
  541.             at BLS's option either (a) the return of the price paid or (b) the replacement
  542.             of the software or media that does  not meet the limited warranty and which is
  543.             returned to BLS with a copy of your invoice. 
  544.  
  545.             No other warranties: BLS  disclaims any other warranties, either  expressed or
  546.             implied including but not limited to implied warranties of merchantability and
  547.             fitness for a particular purpose.
  548.  
  549.             No  liability for consequential damages: In no  event shall BLS or its dealers
  550.             or  suppliers  be  liable  for  any  damages  whatsoever  (including,  without
  551.             limitation, damages for loss of  business profits, business interruption, loss
  552.             of business information, or other pecuniary loss) arising out of the use of or
  553.             inability to use this product, even if BLS has been advised of the possibility
  554.             of such damages.
  555.  
  556.             This limited warranty  gives you specific  legal rights. Since some  states do
  557.             not allow certain exclusions  or limitations of liability, you  may have other
  558.             rights that vary from state to state.
  559.  
  560.  
  561.                   IN  NO EVENT  SHALL  BOTTOM LINE  SOFTWARE BE  LIABLE FOR  LOSS OF
  562.                   BUSINESS PROFITS OR LOSS  OF INTEREST INCOME OR LOSS  OF PRINCIPAL
  563.                   PAYMENTS,  OR LOSSES CAUSED  BY USE OF  SCHEDULES, REPORTS, SCREEN
  564.                   DISPLAYS OR ANY OTHER OUTPUT FROM THIS SOFTWARE, OR LOSSES CLAIMED
  565.                   BY  DEBTORS OR CREDITORS OF  LICENSED OR UNLICENSED  USERS OF THIS
  566.                   SOFTWARE.
  567.  
  568.  
  569.             Both the software and the manual are furnished under the terms of this license
  570.             agreement. Both are copyrighted by Bottom  Line Software, Inc. and neither may
  571.             be reproduced  or copied except  in accordance with  the terms of  the license
  572.             agreement. Both  the Software and the  manual are, and remain  the property of
  573.             Bottom Line Software Inc.
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.             2                                          Loan Master, Loan Accounting System
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.                                      Introducing Loan Master
  600.  
  601.             The Loan Master  Loan Accounting system is a computer  program written for the
  602.             IBM PC/XT/AT/PS2 family of small computers and any 100% compatible clone.
  603.  
  604.             Loan Master is a general loan accounting package. Its design is similar to the
  605.             loan accounting systems used by most banks.  
  606.  
  607.             The program stores most data  about each loan in a file called the loan master
  608.             file. The term master  file indicates the file which  contains the controlling
  609.             data  for the application.   Data for all  loans is stored in  the same master
  610.             file.  The  master  file  holds  all  the data  about  the  loans  except  the
  611.             transaction data. Data  about transactions is stored  in a second file  called
  612.             the transaction file.
  613.  
  614.             For each  loan, there is a borrower. Information about the borrowers is stored
  615.             in a  separate  set of  files and  managed by  a separate  program called  the
  616.             Customer Information File. Refer to  the Customer Information section of  this
  617.             manual for information about maintaining names, addresses, and phone numbers. 
  618.  
  619.             Loan Master stores information about loans. From this store of information, it
  620.             is  able  to calculate  the  interest for  each  loan  as it  becomes  due. It
  621.             calculates  each payment date and determines if  the payment has been made. If
  622.             the payment has not been  made, it marks the loan as past due. If late charges
  623.             are specified, it assesses the late charge. 
  624.  
  625.             When interest  and late charges  are paid, it  determines if the  amounts paid
  626.             were less than, equal to, or greater than the amounts due. If the amounts paid
  627.             are greater  of less than the  amounts due, it  keeps up with the  past due or
  628.             prepaid amounts.
  629.  
  630.             Every day, the program calculates the interest  due on every loan in the file.
  631.             If you prefer not to use the program on a daily basis, it will catch up.  Most
  632.             small  loan companies  update the  files weekly.  Some individuals  update the
  633.             files monthly. Regardless of the frequency of the updates,   Loan Master works
  634.             on a daily basis and updates every loan one day at a time.
  635.  
  636.             When  a payment is received, it  is posted by the  operator. Loan Master tells
  637.             the  operator how  much interest,  principal and  late charge  is due.  If the
  638.             operator  agrees with  the allocation  suggested by  Loan Master,  and if  the
  639.             borrower has paid  the correct amount,  the operator simply  presses a key  to
  640.             accept  the payment.  If  the  operator  does not  agree  with  the  suggested
  641.             allocation, it may be changed.
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.             Loan Master, Loan Accounting System                                          3
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.                                             Installation
  659.  
  660.             Distribution Disks
  661.  
  662.             Loan  Master  consists of  several  programs. To  facilitate  installation and
  663.             upgrades, each program is  distributed on a separate disk. The complete system
  664.             currently consists of these modules. You may or may not have them all. 
  665.  
  666.  
  667.                   Module Name
  668.  
  669.                   Standard Modules:
  670.  
  671.                         Loan Master Loan Accounting
  672.  
  673.                         Customer Information System 
  674.  
  675.  
  676.                   Optional Modules:
  677.  
  678.                         Document Tracking System
  679.  
  680.             If you  are upgrading  from a version  prior to  1.23, you  may need the  File
  681.             Conversion Utility. It is not included in this package.
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.             4                                          Loan Master, Loan Accounting System
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.             Automatic Installation
  718.  
  719.             Each  distribution  disk  includes  a  completely  automatic,    menu  driven,
  720.             installation program.
  721.  
  722.             Before installing the software, you should create a subdirectory to  hold your
  723.             loan accounting software and loan files. 
  724.  
  725.  
  726.             Creating A Subdirectory
  727.  
  728.             To create a subdirectory on your hard drive C:
  729.  
  730.                   Enter these commands:
  731.  
  732.                   CD \(enter)
  733.  
  734.                   MD C:\LOANS(enter)
  735.  
  736.  
  737.             To make this new directory the current directory,
  738.  
  739.                   Enter this command:
  740.  
  741.                   CD \LOANS(enter)
  742.  
  743.             To use the automatic installation system, place the distribution disk in drive
  744.             A:
  745.  
  746.                   Log on to drive by typing the command:
  747.  
  748.                   A:(enter)
  749.  
  750.                   The colon is required.
  751.  
  752.                   When you see the A prompt, type the command:
  753.  
  754.                   Menu(enter)
  755.  
  756.                   and select an appropriate installation action.
  757.  
  758.                   This  procedure must be repeated  for each disk  you wish to
  759.                install.
  760.  
  761.  
  762.             CIF Installation
  763.  
  764.             The CIF system  disk contains a menu  program to install  the system for  you.
  765.             The CIF  System must be  installed in  the same directory  as the Loan  Master
  766.             System.
  767.  
  768.  
  769.  
  770.             Loan Master, Loan Accounting System                                          5
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.             Report Writer Installation
  778.  
  779.             The Report  Writer system disk contains  a menu program to  install the system
  780.             for you.  The Report Writer System must be installed in  the same directory as
  781.             the Loan Master System.
  782.  
  783.  
  784.             Installation Notes
  785.  
  786.  
  787.             1)    The autoinstall program does not alter or create a  CONFIG.SYS file. YOU
  788.                   MUST HAVE ONE! SEE THE NEXT SECTION.
  789.  
  790.             2)    Each disk has  its own installation menu to install  the system resident
  791.                   on each disk.
  792.  
  793.             3)    Each  installation is done to the current subdirectory on the hard disk.
  794.                   You must select this subdirectory before running the installation  menu.
  795.                   This is done with the DOS command:
  796.  
  797.                               CD \ LOAN  
  798.  
  799.                   The \ is required. Add one space after "CD", none after "\". The name of
  800.                   the  directory can be any name you  choose. Common names are "LOANS", or
  801.                   "LM".
  802.  
  803.                   To create a subdirectory. use the DOS command:
  804.  
  805.                         MD \LOAN
  806.  
  807.                   This command will  create the directory LOAN. It will  be located in the
  808.                   root directory of your disk.
  809.  
  810.                   Note that a directory must  be created, MD, before you can change to it,
  811.                   CD.
  812.  
  813.                   For additional  information on  directories and subdirectories,   please
  814.                   refer to your DOS manual.
  815.  
  816.  
  817.             Manual Installation
  818.  
  819.             If you need a custom setup, you  may configure Loan Master to your needs.  See
  820.             the section at the  end of the manual on  the Loan Master files. It  will list
  821.             each file and specify where it must be located.
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.             6                                          Loan Master, Loan Accounting System
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.             Path to Data Files
  836.  
  837.             The path statement is not required and is not recommended for anyone below the
  838.             rank of DOS Wizard. The system will work with all files in the same directory.
  839.             It is designed to work that way.  For those who prefer,  the path may be set.
  840.  
  841.             The loan accounting system must know  where to find its data files.   The path
  842.             to the data  files is stored in a file named  LMPARM.DBF. This file MUST be in
  843.             the same directory as the program file LMMENU.EXE. You will find a menu option
  844.             to update this file and change the data path.
  845.  
  846.             If  the path  is used,  a path  statement must  also be  set for  the Customer
  847.             Information system.  For any group of  loans, the loan files  and the customer
  848.             information files must be in the same directory.
  849.  
  850.  
  851.  
  852.             Upgrading Loan Master Versions
  853.  
  854.             From time to time,  features will be added  or improved. If you  licensed your
  855.             program direct from Bottom Line Software, you will receive notices of upgrades
  856.             in the mail.  If you purchased your program  license from a dealer, it is very
  857.             important that you register your license with Bottom Line Software so that you
  858.             may be informed of upgrades.
  859.  
  860.  
  861.  
  862.             Automatic Data File Conversion
  863.  
  864.             As features are added to Loan Master,  it may be necessary to modify the  file
  865.             structure. When these modifications are done, Loan Master will detect the need
  866.             to upgrade your  data file and will warn you. If  you fail to upgrade the data
  867.             file, the program, Loan Master, will not run. 
  868.  
  869.             If you have installed an upgraded version of Loan Master, the first time it is
  870.             started, the program will check your data files for compliance with the latest
  871.             file  specifications. If it doesn't comply (if  it is not the latest version),
  872.             you will see a  message that informs you of this fact  and that the conversion
  873.             to the new format needs to be done. 
  874.  
  875.             Upgrades  do  not always  require  data  file conversion.  If  you install  an
  876.             upgraded  program  and you  are not  warned to  convert  your data  files, the
  877.             conversion is not needed.
  878.  
  879.             The file  conversion  program is  called  convert. It  is  supplied only  with
  880.             updates since it is not needed by new users. 
  881.  
  882.  
  883.             ALWAYS  BACK UP YOUR  DATA FILES  BEFORE ALLOWING  THE CONVERSION  TO PROCEED.
  884.             FAILURE TO DO SO COULD RESULT IN LOSS OF YOUR ENTIRE DATA FILE.
  885.  
  886.             
  887.  
  888.             Loan Master, Loan Accounting System                                          7
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.             The  critical  files  are   LMLOAN.DBF,  LMTRAN.DBF,  LMPARM.DBF,  CICUST.DBF,
  895.             CIADDR.DBF, CIPHONE.DBF, CIPARM.DBF.
  896.  
  897.  
  898.  
  899.             Running the Conversion Program
  900.  
  901.  
  902.             The conversion program expects to find the old files in its default directory.
  903.             If you  have a hard  disk, simply  copy the convert  program to the  hard disk
  904.             subdirectory which contains your Loan Master system.
  905.  
  906.             The name of the conversion program file is:
  907.  
  908.                         CONVERT.EXE
  909.  
  910.             If you have  a floppy disk system,  you must have the convert  program and all
  911.             data files on the  floppy disk in drive A: This means that  if you use the low
  912.             density 362K 5.25 inch disks, your system will be quite limited in the size of
  913.             files it can  convert. (Floppy disk systems are no  longer supported by Bottom
  914.             Line Software, Inc.)
  915.  
  916.             Start the conversion program by typing its name.
  917.  
  918.                         CONVERT <enter>
  919.  
  920.             The program  will display  a screen  explaining what  it is  about  to do  and
  921.             warning you to back up your files before allowing the conversion to start. You
  922.             will be asked to  respond "C" to continue with  the conversion or "Q"  to quit
  923.             the  conversion program before  the files are  opened.  Note  that the program
  924.             assumes "Q". If you simply press <enter>, the program will quit.
  925.  
  926.  
  927.             Converting Your Parameter File
  928.  
  929.             The  parameter file stores user definable options. These options determine the
  930.             way  the program works. In some cases,  when the upgrade includes new features
  931.             or new user options, the parameter file  must be replaced with a new file. Old
  932.             parameter files are not converted but are replaced with new files. 
  933.  
  934.             If you need a new parameter file, it will be included on the update disk.  The
  935.             name  of the parameter  file is LMPARM.DBF.  If you use  the auto installation
  936.             feature on the upgrade disk, the new parameter file will be installed for you.
  937.             If  you upgrade  manually by  copying  the new  program files,  check for  the
  938.             existence of a new parameter file. If it is on the disk, it must be copied  to
  939.             the same directory as the program file, LMMENU.EXE.
  940.  
  941.  
  942.             ALWAYS  BACK UP YOUR  DATA FILES  BEFORE ALLOWING  THE CONVERSION  TO PROCEED.
  943.             FAILURE TO DO SO COULD RESULT IN LOSS OF YOUR ENTIRE DATA FILE.
  944.  
  945.             
  946.  
  947.             8                                          Loan Master, Loan Accounting System
  948.  
  949.  
  950.  
  951.  
  952.  
  953.             The  critical  files  are   LMLOAN.DBF,  LMTRAN.DBF,  LMPARM.DBF,  CICUST.DBF,
  954.             CIADDR.DBF, CIPHONE.DBF, and CIPARM.DBF.
  955.  
  956.  
  957.             User Defined Options, the Parameter File
  958.  
  959.             The  parameter  file stores  information unique  to  each individual  user. It
  960.             stores this  information while the program  is not being used  and informs the
  961.             program each time it is started. For complete details of what this file stores
  962.             and how to change  it to your needs, see the section  on editing the parameter
  963.             file in the menu options section of the manual.
  964.  
  965.             Refer to page  71 for details about setting the user defined parameters.
  966.  
  967.  
  968.             It's Installed, What Next?
  969.  
  970.             After installation, turn immediately to   Learning to Use Loan Master  on page
  971.             13.
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.             Loan Master, Loan Accounting System                                          9
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.                                 Before  Entering Existing Loans 
  1013.  
  1014.  
  1015.             Very Important Message!
  1016.  
  1017.             DO   NOT  ATTEMPT   TO   ENTER  AND    UPDATE   LIVE  DATA   UNTIL   YOU  HAVE
  1018.             ENTERED   AND  UPDATED  THE EXAMPLES.    (See page 13 - Sample  setup  of  new
  1019.             loan.)
  1020.  
  1021.             After  entering the examples,  enter two or  three live loans  and update them
  1022.             past a payment date to check your setup data.
  1023.  
  1024.             Do  not  enter two  hundred loans  and then  discover you  did it
  1025.           wrong!
  1026.  
  1027.             To  enter  a  portfolio  of  already  existing  loans successfully,  you  must
  1028.             understand  how the update  process works, and  why it works that  way. If you
  1029.             have  not already done so, read the section titled "Updating the Loan File" on
  1030.             page 105.
  1031.  
  1032.             Now that you  understand how the update works, you are ready to understand the
  1033.             process of entering a portfolio of existing loans.
  1034.  
  1035.             The  first step is to reproduce a supply of  the new loan setup sheets and the
  1036.             existing loan setup sheets.  You will need one or the other for every loan you
  1037.             want to add to the system.
  1038.  
  1039.             You  should have an  amortization schedule for  each loan.   If you don't, you
  1040.             must have or  compute the information necessary to complete  the setup sheets.
  1041.             You  must know the  balance due  and the interest  due.   It is nice,  but not
  1042.             required, to know the late  charges due, if any. If  you do not know the  late
  1043.             charges, the  system will keep  up with them  in the future  but it  cannot go
  1044.             backwards.
  1045.  
  1046.  
  1047.             Other Numbers
  1048.  
  1049.             Interest paid  year to date is nice to know.   If you have it, you can print a
  1050.             year end tax statement  for each borrower. If you  don't have it and  can't or
  1051.             don't want to get  it, the system will keep up with it  in the future. It just
  1052.             will not be complete the first year.
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.             10                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.             Conversion Date
  1072.  
  1073.             You  must pick  a conversion  date. It  can  be any  date that  is convenient.
  1074.             January first is exceptionally nice but usually not practical.  If you can use
  1075.             January first,  you can forget about all the year to date numbers and  let the
  1076.             computer compute them for you during the new year.
  1077.  
  1078.             When choosing  a conversion  date, be  sure to allow  yourself enough  time to
  1079.             complete  the  preparations needed.   This  is what  you  must do  to prepare.
  1080.             Complete  a loan setup sheet for  each loan. For existing  loans, use the Loan
  1081.             Maintenance Sheet. For new loans, use the New Loan Setup Sheet.  This is a job
  1082.             of copying data from the note to the setup sheet. Some of the information must
  1083.             be calculated.  You MUST calculate the balance due and the interest due on the
  1084.             conversion date for each and every loan.
  1085.  
  1086.             When all  the setup sheets  are complete,  at least  a day or  two before  the
  1087.             conversion date, enter  all the data using either the  new loan setup function
  1088.             or  the existing  loan  setup function  as  appropriate. These  functions  are
  1089.             located on the Loan Maintenance Menu.
  1090.  
  1091.             Select  the menu  option to  add a  new loan  or to  add  an existing  loan as
  1092.             appropriate to each individual loan. The data input screen  will closely match
  1093.             the data input form. Enter the data from the data entry form to the data entry
  1094.             screen. When the screen is completed, the data is saved in the master file.
  1095.  
  1096.             Repeat this  process until all  loans are entered.  When all data  is entered,
  1097.             select the printed reports menu  and print a trial balance. Check  this report
  1098.             to see  if the totals add up  to what you expected.   If not, you  can use the
  1099.             trial balance to look for errors.  
  1100.  
  1101.  
  1102.             Data Entry
  1103.  
  1104.             Do not enter partial data for any loan! 
  1105.  
  1106.             Dates  are  especially critical.  Missing dates  cause  havoc with  the update
  1107.             cycle. The current balance is also critical. The only place the balance can be
  1108.             entered is on the setup screen and the setup screen cannot access a previously
  1109.             entered loan.  If the current balance is entered incorrectly, the loan must be
  1110.             deleted and then re-entered.
  1111.  
  1112.  
  1113.             Setting the Update Date in the Parameter File
  1114.  
  1115.             When the  data has been entered,  you have a  file that contains the  data for
  1116.             every loan as of the  conversion date. In other words, the  conversion date is
  1117.             the date of last update.  Select the Utilities Menu, then Set Program Options,
  1118.             then Update the Parameter  File. Use the  down arrow key to  step down to  the
  1119.             item  labeled "Date File  Update". Change  that date  to the  conversion date.
  1120.             Your installation is now complete and you are ready to update.
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.             Loan Master, Loan Accounting System                                         11
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.             BEFORE YOU RUN THE UPDATE  PROCEDURE, MAKE A BACKUP COPY OF  YOUR  MASTER FILE
  1132.             AND YOUR  TRANSACTION FILE!
  1133.  
  1134.  
  1135.             They are called LMLOAN.DBF and LMTRAN.DBF.
  1136.  
  1137.  
  1138.             New Loan?  or  Existing Loan?
  1139.  
  1140.             When entering loans  into the database, there are two  possible types of loans
  1141.             that must be considered. New loans and existing loans.
  1142.  
  1143.             A new loan is a loan on which no payments have matured. It may or may not have
  1144.             been funded but the first payment has not come due.
  1145.  
  1146.             An existing loan is any loan  that is not a new  loan. It has been funded  and
  1147.             one or  more payments have matured. The  matured payments may or  may not have
  1148.             actually been paid, but they have matured.
  1149.  
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.             12                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.                                    Learning To Use Loan Master
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.             The first step in  learning to use Loan Master is to set  up a loan. This must
  1194.             be done before you set up your own data. If you have already set up live data,
  1195.             back up your data files  to another disk or  to an other subdirectory on  your
  1196.             hard disk. Once  your data is safe, reinstall the Loan  Master system from the
  1197.             original installation disks. This will replace your data files with new, empty
  1198.             data files. With these new, empty data files, we can  control exactly what you
  1199.             see  on the  screen and  explain  the various  steps in  maintaining the  loan
  1200.             records.
  1201.  
  1202.  
  1203.             Sample Setup of New Loan
  1204.  
  1205.             This example MUST be  done using a NEW, BLANK loan database  file. If you have
  1206.             entered loan data on  any loans in to the  database, save it in a  safe place,
  1207.             perhaps  on another disk or an other  subdirectory, then use the original Loan
  1208.             Master distribution disk  to reinstall Loan Master. This will  insure you have
  1209.             an empty data file.
  1210.  
  1211.             Setting up  a new loan  is a relatively  simple process. For this  example, we
  1212.             will use the  loan described below. This  same loan will be used  later in the
  1213.             existing loan setup example.
  1214.  
  1215.  
  1216.                   The Loan:
  1217.  
  1218.                   Loan date                         01-01-88
  1219.                   Date first payment          02-01-88
  1220.                   Face amount                                                                  36,0000.00
  1221.                   Interest rate                           13.25%
  1222.                   Payment amount                 1,217.32
  1223.                   Number payments                   36
  1224.  
  1225.              Use a new loan setup sheet and fill it out like  this:
  1226.  
  1227.                                        New Loan Setup Sheet
  1228.  
  1229.                           Date setup:  01_/01_/88_  Entered by:  Bob________
  1230.  
  1231.                  ╔════════════════════════════════ NEW LOAN SCREEN ═════════════════════════════╗
  1232.                  ║                                                                              ║
  1233.                  ║ Customer No.   _76543__________________   Original Amt.      _36000.00_____  ║
  1234.                  ║ Loan No.       _3______________________   Late Charge Rate   _0.05_________  ║
  1235.                  ║ Customer name. _Sam Smith______________   Late charge at day _10___________  ║
  1236.                  ║ Comments       _Home Improvement_______   Payment Amt Reg    _1217.32______  ║
  1237.                  ║                _swimming pool__________   Payment Amt Lst    _1217.32______  ║
  1238.                  ║ Makers/Guarantors ...                     Number payments    _36___________  ║
  1239.  
  1240.                  
  1241.  
  1242.             Loan Master, Loan Accounting System                                         13
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.                  ║                _Smith, Sam_____________   Final payment no   _36___________  ║
  1249.                  ║                _Smith, Robin___________   Payments per yr    _12___________  ║
  1250.                  ║                ________________________                                      ║
  1251.                  ║                ________________________                                      ║
  1252.                  ║ Date Note         01/01/88                                                   ║
  1253.                  ║ Date First Pmt    02/01/88                                                   ║
  1254.                  ║ Date maturity     01/01/91                                                   ║
  1255.                  ║ No int. until       /  /                                                     ║
  1256.                  ║ Int Rate Orig    __13.25____                                                 ║
  1257.                  ║ Int Comp Basis   __365______                                                 ║
  1258.                  ║                                                                              ║
  1259.                  ║                                                                              ║
  1260.                  ║                                                                              ║
  1261.                  ║                                                                              ║
  1262.                  ║                                                                              ║
  1263.                  ║                                                                              ║
  1264.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1265.  
  1266.  
  1267.             Set Up A New Loan
  1268.  
  1269.             1)    Select Loan Maintenance from the Main Menu.
  1270.  
  1271.             2)    Select the function to add  a new loan record from the  Loan Maintenance
  1272.                   Menu.
  1273.  
  1274.             3)    Enter  the new loan data exactly as  shown in the new loan setup example
  1275.                   above.
  1276.  
  1277.             After the data is entered, the new loan screen will look like this:
  1278.  
  1279.  
  1280.                  ╔════════════════════════════════ NEW LOAN SCREEN ═════════════════════════════╗
  1281.                  ║                                                                              ║
  1282.                  ║ Customer No.   _76543__________________   Original Amt.      _36000.00_____  ║
  1283.                  ║ Loan No.       _3______________________   Late Charge Rate   _0.05_________  ║
  1284.                  ║ Customer name. _Sam Smith______________   Late charge at day _10___________  ║
  1285.                  ║ Comments       _Home Improvement_______   Payment Amt Reg    _1217.32______  ║
  1286.                  ║                _swimming pool__________   Payment Amt Lst    _1217.32______  ║
  1287.                  ║ Makers/Guarantors ...                     Number payments    _36___________  ║
  1288.                  ║                _Smith, Sam_____________   Final payment no   _36___________  ║
  1289.                  ║                _Smith, Robin___________   Payments per yr    _12___________  ║
  1290.                  ║                ________________________   No Pmts Int Only   __0___________  ║
  1291.                  ║                ________________________   Begin Escrow Bal   ______________  ║
  1292.                  ║ Date Note         01/01/88                Escrow Payment     ______________  ║
  1293.                  ║ Date First Pmt    02/01/88                                                   ║
  1294.                  ║ Date maturity     01/01/91                                                   ║
  1295.                  ║ No int. until       /  /                                                     ║
  1296.                  ║ Int Rate Orig    __13.25____                                                 ║
  1297.                  ║ Int Comp Basis   __365______                                                 ║
  1298.  
  1299.                  
  1300.  
  1301.             14                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1302.  
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.                  ║                                                                              ║
  1308.                  ║                                                                              ║
  1309.                  ║                                                                              ║
  1310.                  ║                                                                              ║
  1311.                  ║                                                                              ║
  1312.                  ║                                                                              ║
  1313.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1314.  
  1315.  
  1316.             4)    After the data entry is complete, return to the Main Menu.
  1317.  
  1318.             5)    From the Main Menu, select the utilities option. Next select the  option
  1319.                   Set Program Options. This option is used to update the  parameter file.
  1320.  
  1321.             6)    From the options menu, select the option to Update the Parameter File.
  1322.  
  1323.                   The parameter file update screen looks like this:
  1324.  
  1325.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1326.                  ║                                 LOAN MASTER                                  ║
  1327.                  ║                        Update User Defined Parameters                        ║
  1328.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  1329.                  ║                                                                              ║
  1330.                  ║  Company Name: Bottom Line Financial Services  Past due notice at day :    6 ║
  1331.                  ║  Address     : P.O. Box 1804                   Pre due notice at day  :    6 ║
  1332.                  ║  Address     : Burleson, TX 76028-1804         Pmt allocation option  :    4 ║
  1333.                  ║  Address     :                                 Visual update on       :    T ║
  1334.                  ║                                                Payment fraction  :    0.9400 ║
  1335.                  ║                                                Date file update  :  01/01/88 ║
  1336.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  1337.                  ║  User field 1     : User field 1 ytd    Numeric field 1: Numeric field 1  :  ║
  1338.                  ║  User field 1 YTD : User field 1     :  Numeric field 2: Numeric field 2  :  ║
  1339.                  ║  User field 2     : User field 2     :  Numeric field 3: Numeric field 3  :  ║
  1340.                  ║  User field 2 YTD : User field 2 ytd :  Numeric field 4: Numeric field 4  :  ║
  1341.                  ║  Penalty field    : Ret check chg    :  Numeric field 5: Numeric field 5  :  ║
  1342.                  ║  Penalty field YTD: Reg check chg ytd:  Numeric field 6: Numeric field 6  :  ║
  1343.                  ║  Alpha field 1    : Alpha field 1    :                                       ║
  1344.                  ║  Alpha field 2    : Alpha field 2    :                                       ║
  1345.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  1346.                  ║  Name of user defined screen:                                                ║
  1347.                  ║  <-- Name of User's custom screen here ->                                    ║
  1348.                  ║                                                                              ║
  1349.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1350.  
  1351.  
  1352.                   If you have not already done so, change  the company name and address to
  1353.                   the name and address of your company.
  1354.  
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.             Loan Master, Loan Accounting System                                         15
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.                   Set the following fields to the indicated values:
  1367.  
  1368.                   Visual update on                    T
  1369.                   Past due notice at day              6 
  1370.                   Pre due notice at day                     6
  1371.                   Payment fraction                    .94
  1372.                   Date file update            01-01-88
  1373.  
  1374.  
  1375.             8)    Exit this screen by pressing PgDn then return back to the Main Menu.
  1376.  
  1377.                   From  the Main  Menu, select  the  Loan File  Update function.  From the
  1378.                   Update Menu, select the Update All Loans function.
  1379.  
  1380.             9)    You will see  a screen that asks you to verify  the date of this update.
  1381.                   That field will contain the actual date from the computer's system clock
  1382.                   or the  date you set. If  the date is  set, it will probably  be today's
  1383.                   date. If it is not set, it will probably be 01-01-1980.
  1384.  
  1385.                   This is the date for which we will be updating the file. This means that
  1386.                   each loan  in the file will be updated THROUGH this date. Updating means
  1387.                   that the interest will be calculated for each day between  the last date
  1388.                   each loan  was updated and  the date of  update. Each loan will  also be
  1389.                   checked for  payments due and for late charges. If payments mature or if
  1390.                   late  charges accrue, they will be added  to the fields which accumulate
  1391.                   the amounts due but unpaid.
  1392.  
  1393.                   If the date of  update is earlier than or  the same as the date  of last
  1394.                   update of any individual loan in the file, that loan will be skipped. It
  1395.                   will  not be updated.  Similarly, if the  date of update  is earlier, or
  1396.                   equal to  the date of last update  for the entire loan  file, the entire
  1397.                   file will be skipped and no update will occur.
  1398.  
  1399.                   Change the date  of update  to 01-01-88. This  date is  the date of  the
  1400.                   origination of our test loan. It is also the  date of the last update we
  1401.                   specified in the parameter file in the previous step.
  1402.  
  1403.                   Set the Pause after every day's update to "T".
  1404.  
  1405.                   Set the Turn on Visual Display to  "T".
  1406.  
  1407.                   Press return to update.
  1408.  
  1409.                   You will  see a message  "Validating the Date  File". This  procedure is
  1410.                   always performed before an  update.  It  is doing data base  maintenance
  1411.                   and does not effect the loan data.
  1412.  
  1413.                   The next message  is a question "Print daily totals?".  For the purposes
  1414.                   of the tutorial, always answer "N".
  1415.  
  1416.  
  1417.  
  1418.  
  1419.             16                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1420.  
  1421.  
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425.                   The menu reappears immediately. Nothing happened. Why?
  1426.  
  1427.                   The reason  nothing happened is that  the program looked at  the date of
  1428.                   the last file  update in the parameter file, (01-01-88)  and compared it
  1429.                   to the date  of update, (01-01-88).  They are the  same so no update  is
  1430.                   needed and the  program simply skips  the update process and  returns to
  1431.                   the menu.
  1432.  
  1433.             10)   Now select the update all option and set the date of update to 01/02/88.
  1434.                   Press  PgDn to start the update. You  will see the visual update screen.
  1435.                   It looks like this:
  1436.  
  1437.  
  1438.               Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  1439.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1440.                   Updating for ... 01/02/88                                                      
  1441.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  1442.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  1443.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1444.                   Current bal     36,000.00   36,000.00  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  1445.                   Schuled bal     36,000.00   36,000.00  Date next pmt   02/01/88   02/01/88     
  1446.                   Int accrued          0.00       13.07  Date last mty   01/01/88   01/01/88     
  1447.                   Int due              0.00        0.00  Date pmt missed 02/01/88   02/01/88     
  1448.                   Prin due             0.00        0.00  Date last tran  01/01/88   01/01/88     
  1449.                   Late cg due          0.00        0.00  Date last upd   01/01/88   01/02/88     
  1450.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                   -30     
  1451.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                       1     
  1452.                   Interest pd          0.00        0.00                                          
  1453.                   Interest ytd         0.00        0.00                                          
  1454.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  1455.                                                                                                  
  1456.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1457.  
  1458.                   This  screen displays  the status  of  each field  before and  after the
  1459.                   update. Updates are always for one day only.
  1460.  
  1461.                   Notice these changes:
  1462.  
  1463.                   Item              Changed     Changed
  1464.                                     From        to
  1465.  
  1466.                   Interest accrued  0.00        13.07
  1467.                   Date last update  01/01/88    01/02/88
  1468.                   Days past due           -31         -30
  1469.  
  1470.                   These changes reflect the change in status from 01-01-88 to 01-02-88. 
  1471.  
  1472.                   The loan has accrued one  day's interest, $13.07. Note that this  is one
  1473.                   day  at 13.25% on $36,000 with  a 365 day divisor.  The actual amount is
  1474.                   13.0685 but all displays are rounded  to exact cents. Note that only the
  1475.  
  1476.  
  1477.  
  1478.             Loan Master, Loan Accounting System                                         17
  1479.  
  1480.  
  1481.  
  1482.  
  1483.  
  1484.                   display  is rounded  to exact  cents. The  internal interest  accrual is
  1485.                   maintained to four decimal places.
  1486.  
  1487.                   The loan has been updated through 01-02-88. Interest has been calculated
  1488.                   and  maturity dates have  been checked. No payments  have come due since
  1489.                   the last update and no late charges have been assessed.
  1490.  
  1491.                   The past due status has changed from -31 days past due to -30  days past
  1492.                   due. This means that yesterday the next unpaid payment is 31 days in the
  1493.                   future. Today that same date is only  30 days in the future. On the date
  1494.                   the payment is  due, the days  past due will  be zero.  (The -31 is  not
  1495.                   displayed. Only the current day's -30 will appear on the screen.)
  1496.  
  1497.                   When days  past due  is negative,  the loan  or the  loan  payment,   is
  1498.                   prepaid ( not yet due).
  1499.  
  1500.             11)   Press enter to return to the menu (Again, answer "N" to the daily totals
  1501.                   question.)  then select the Update  All option again.  This time set the
  1502.                   date of this  update to 01-31-88. Note  that this is the day  before the
  1503.                   first payment is due. Note also that Loan Master does not need to be run
  1504.                   every day to maintain  accurate status information on each loan.  It can
  1505.                   update several days in a single operation.
  1506.  
  1507.                   Press PgDn  to start the update.  You will see the  visual update screen
  1508.                   again. This time it will look like this:
  1509.  
  1510.  
  1511.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  1512.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1513.                   Updating for ... 01/03/88                                                      
  1514.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  1515.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  1516.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1517.                   Current bal     36,000.00   36,000.00  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  1518.                   Schuled bal     36,000.00   36,000.00  Date next pmt   02/01/88   02/01/88     
  1519.                   Int accrued         13.07       26.14  Date last mty   01/01/88   01/01/88     
  1520.                   Int due              0.00        0.00  Date pmt missed 02/01/88   02/01/88     
  1521.                   Prin due             0.00        0.00  Date last tran  01/01/88   01/01/88     
  1522.                   Late cg due          0.00        0.00  Date last upd   01/02/88   01/03/88     
  1523.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                   -29     
  1524.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                       2     
  1525.                   Interest pd          0.00        0.00                                          
  1526.                   Interest ytd         0.00        0.00                                          
  1527.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  1528.                                                                                                  
  1529.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1530.  
  1531.  
  1532.  
  1533.  
  1534.  
  1535.  
  1536.  
  1537.             18                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1538.  
  1539.  
  1540.  
  1541.  
  1542.  
  1543.             Notice these changes:
  1544.  
  1545.             Item              Changed           Changed
  1546.                                     From            To
  1547.  
  1548.             Interest accrued        13.07             26.14
  1549.             Date last update        01/02/88          01/03/88
  1550.             Days Past Due           -30               -29
  1551.  
  1552.  
  1553.                   These changes reflect the change in status from 01-02-88 to 01-03-88.   
  1554.                                                                                           
  1555.  
  1556.                   Now press the enter key and check the changes again. Press the enter key
  1557.                   again and  again, watching the  changes each  time. WATCH THE  DATE LAST
  1558.                   UPDATE  CLOSELY. When it  reaches 01-31-88, you have  reached the end of
  1559.                   your update period. The payment is due tomorrow and the next key pressed
  1560.                   will exit the update screen.
  1561.  
  1562.             12)   Select the update  option again. The date last update  was 01-31-88, the
  1563.                   payment is due on 02-01-88. When asked, set the date of update to 02-01-
  1564.                   88.
  1565.  
  1566.                   When the PgDn key is  pressed, the machine will update for  02-01-88 and
  1567.                   the update screen will appear. It will look like this:
  1568.  
  1569.  
  1570.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  1571.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1572.                   Updating for ... 02/01/88                                                      
  1573.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  1574.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  1575.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1576.                   Current bal     36,000.00   36,000.00  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  1577.                   Schuled bal     36,000.00   35,180.18  Date next pmt   02/01/88   03/01/88     
  1578.                   Int accrued        392.06      405.12  Date last mty   01/01/88   02/01/88     
  1579.                   Int due              0.00      405.12  Date pmt missed 02/01/88   02/01/88     
  1580.                   Prin due             0.00      819.82  Date last tran  01/01/88   01/01/88     
  1581.                   Late cg due          0.00        0.00  Date last upd   01/31/88   02/01/88     
  1582.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                     0     
  1583.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                       0     
  1584.                   Interest pd          0.00        0.00                                          
  1585.                   Interest ytd         0.00        0.00                                          
  1586.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  1587.                                                                                                  
  1588.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1589.                                                                                                
  1590.  
  1591.             This time, a payment has matured. There are  several interesting changes. Note
  1592.             these:
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.             Loan Master, Loan Accounting System                                         19
  1597.  
  1598.  
  1599.  
  1600.  
  1601.  
  1602.                   Item              Changed 
  1603.                                     From        To
  1604.  
  1605.                   Interest accrued  392.06            405.12
  1606.                   Date last update  01/31/88    02/01/88
  1607.                   Days past due           -1          0
  1608.                   Int Due           0.00        405.12
  1609.                   Prin due          0.00        819.82
  1610.                   Date Next pmt           02-01-88    03-01-88
  1611.                   Date last mty           01-01-88    02-01-88
  1612.                   Date payment missed     02-01-88    02-01-88 
  1613.                   (Not changed)
  1614.  
  1615.                   These changes reflect the change in status from 01-31-88 to 02-01-88.   
  1616.                                                                                   
  1617.             Interest Accrued
  1618.  
  1619.             The interest accrued through the date of the first payment is  405.12. This is
  1620.             computed  as 31  days at  13.25% on  the balance  of  $36,000.00, using  a 365
  1621.             divisor. You may also specify a 360 divisor or a monthly interest calculation.
  1622.             Using a 360 divisor, the  interest would have been $410.75. Using  the monthly
  1623.             interest  option, basis = 12, the interest  would have been $397.50.  Remember
  1624.             that if the interest basis is 12, the interest is  calculated on the scheduled
  1625.             balance, not the current  balance.
  1626.  
  1627.             Interest Due
  1628.  
  1629.             The interest due, is the amount of interest accrued through the payment date.
  1630.  
  1631.  
  1632.             Principal Due
  1633.  
  1634.             The principal  due  is the  total  payment amount  less  the interest  due  as
  1635.             calculated above.
  1636.  
  1637.  
  1638.             Date Next Payment
  1639.  
  1640.             The date of the  next payment is the next date on which a payment will mature.
  1641.             This date will change on every payment date regardless of  whether the payment
  1642.             is made or not.
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.             20                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1656.  
  1657.  
  1658.  
  1659.  
  1660.  
  1661.             Date Last Mty
  1662.  
  1663.             The date of  last, (prior) maturity is  the most recent, past date  on which a
  1664.             payment matured. For new loans this date begins with the date  of the note. It
  1665.             is changed to the payment date each time a payment matures.
  1666.  
  1667.  
  1668.             Date Pmt Missed
  1669.  
  1670.             Date of payment missed. This is the oldest date for which the full payment has
  1671.             not been  made. This date  is updated  only when payments  are posted.  If the
  1672.             March payment is missed, then  the April payment and May payments  are missed,
  1673.             this date will still indicate March. When a payment is posted, this  date will
  1674.             be increased  one month. Partial payments  are accepted and may  be posted but
  1675.             status updates are one  month at a time. If  two payments are posted  the same
  1676.             day, the date will be updated two months.  
  1677.  
  1678.             This  update is affected  by the payment  fraction in the  parameter file. The
  1679.             payment fraction  allows a partial payment  to be accepted as  a full payment.
  1680.             For example:
  1681.  
  1682.             The company late  charge policy is to charge 5% of  the payment amount. If the
  1683.             payment amount  received  does not  cover  the late  charge,  it is  collected
  1684.             anyway. The  interest and late charge are deducted from the payment amount and
  1685.             the balance  is applied to  the principal.  To  determine past due  status the
  1686.             interest  and principal  are  added together  and  compared to  the  scheduled
  1687.             payment amount. The actual interest and principal paid is 95% of the scheduled
  1688.             payment amount. 
  1689.  
  1690.             The payment fraction  is inspected and found to  be 0.94. This is 94%.  If the
  1691.             total interest  and principal received  is greater  than 94% of  the scheduled
  1692.             amount, the past due status is upgraded one month. In this case it is  95%, so
  1693.             the date payment missed is changed from March to April.
  1694.  
  1695.             When partial  payments are  made in  amounts less than  the specified  payment
  1696.             fraction, the date is not updated. If a borrower pays one fourth of  a payment
  1697.             each week for eight weeks, the payment date will not be updated. 
  1698.  
  1699.             Changes in the Date Due  For, made necessary by small irregular  payments must
  1700.             be made on the  loan maintenance screen. When  changing this date, be sure  to
  1701.             keep it on a regularly scheduled payment date.
  1702.  
  1703.  
  1704.             13)   Press enter and  return to the menu. Select the  update option again and
  1705.                   set the date of update to 02-10-88
  1706.  
  1707.             When  the first  update screen  appears for  02-02-88, note  that  the accrued
  1708.             interest continues to increase but the  interest (and principal) due does not.
  1709.             Note also that the days  past due has changed from zero (due today)  to 1 (due
  1710.             yesterday).
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.             Loan Master, Loan Accounting System                                         21
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.             Again  press enter  repeatedly until  the  date last  update is  02-10-88. the
  1721.             update screen will look like this:
  1722.  
  1723.  
  1724.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  1725.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1726.                   Updating for ... 02/10/88                                                      
  1727.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  1728.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  1729.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  1730.                   Current bal     36,000.00   36,000.00  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  1731.                   Schuled bal     35,180.18   35,180.18  Date next pmt   03/01/88   03/01/88     
  1732.                   Int accrued        509.67      522.74  Date last mty   02/01/88   02/01/88     
  1733.                   Int due            405.12      405.12  Date pmt missed 02/01/88   02/01/88     
  1734.                   Prin due           819.82      819.82  Date last tran  01/01/88   01/01/88     
  1735.                   Late cg due          0.00        0.00  Date last upd   02/09/88   02/10/88     
  1736.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                     9     
  1737.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                       9     
  1738.                   Interest pd          0.00        0.00                                          
  1739.                   Interest ytd         0.00        0.00                                          
  1740.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  1741.                                                                                                  
  1742.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1743.  
  1744.  
  1745.                    Note:
  1746.  
  1747.                    The days past due = 9.
  1748.  
  1749.                    The days lt chg (late charge counter) = 9.
  1750.  
  1751.                   A late charge will be due tomorrow.
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.             14)   Return to the menu and update again. This update will be for 02/11/88.
  1756.  
  1757.                   The days past  due counter and the late charge  counter will indicate 10
  1758.                   days and the late charge due field will indicate a late charge of $60.87
  1759.                   is accrued and unpaid.
  1760.  
  1761.             15)   Return  to the  Main Menu  and select  the Transaction  Maintenance menu
  1762.                   selection.
  1763.  
  1764.             16)   Select the Post a Payment menu selection.
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.             22                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.             17)   Enter Customer number 76543 and loan number 3.
  1780.  
  1781.                   The posting screen will be displayed:
  1782.  
  1783.  
  1784.                   The posting screen looks like this:
  1785.  
  1786.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1787.                  ║                             Post a loan payment                              ║
  1788.                  ║       Cust: 76543         Loan: 3             Customer no:                   ║
  1789.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  1790.                  ║                                                                              ║
  1791.                  ║             Date of last update               :        02/11/88              ║
  1792.                  ║             Total interest accrued not paid   :          535.81              ║
  1793.                  ║             Interest due, not yet paid        :          405.12              ║
  1794.                  ║             Principal due, not yet paid       :          819.82              ║
  1795.                  ║             Late charges due, not yet paid    :           60.87              ║
  1796.                  ║             Total amount due, not yet paid    :        1,285.81              ║
  1797.                  ║             Payment due for (date)            :        02/01/88              ║
  1798.                  ║             Scheduled payment amount          :        1,217.32              ║
  1799.                  ║                                                                              ║
  1800.                  ║             Enter the date of the transaction :        02/11/88              ║
  1801.                  ║             Enter the total amount received   :        1,217.32              ║
  1802.                  ║             Allocation of payment amount -                                   ║
  1803.                  ║             Enter amount of interest payment  :          405.12              ║
  1804.                  ║             Enter amount of principal payment :          751.33              ║
  1805.                  ║             Enter amount of late charge paid  :           60.87              ║
  1806.                  ║             Is the payment correct? Y/N       :               N              ║
  1807.                  ║                                                                              ║
  1808.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  1809.                  ║                     Esc = abort   PgDn = save   F1 = help                    ║
  1810.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.             The top part of this screen reports the current status of the loan.
  1815.  
  1816.             Pay particular attention to  the date last update. If that  date is not today,
  1817.             the interest accruals will not be correct and the amounts due and past due and
  1818.             the late charges due may not be correct.
  1819.  
  1820.                  Always update the file to the current date before posting
  1821.                                       payments.
  1822.  
  1823.             If you choose not  to update every day, but to post  payments in batches, sort
  1824.             your payments into order  by date and update the file a few  days at a time to
  1825.             the  date  of the  oldest payment,  then  post it  and repeat  the  process by
  1826.             updating to the date of the next oldest payment, then posting it, and then the
  1827.             next oldest payment, etc.
  1828.  
  1829.  
  1830.  
  1831.  
  1832.             Loan Master, Loan Accounting System                                         23
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.             Today is  02-11-88. You have received  the check for  the payment due  on this
  1839.             loan. The amount of the check is $1,217.32, the  exact amount of the scheduled
  1840.             payment. The late charge due is not included.  
  1841.  
  1842.             Your  company policy  is  to always  collect  late charges.  This  is done  by
  1843.             collecting  first the  late  charge amount,  then  the interest  amount,  then
  1844.             applying the remainder of the check to the principal.
  1845.  
  1846.             Total check                    1,217.32
  1847.             Late charge due                         60.87
  1848.             Interest due                           405.12
  1849.             Remaining for principal payment              751.33
  1850.  
  1851.  
  1852.             Now  look at the  screen. You will  notice that the computer  has already done
  1853.             this  calculation and  displayed the results  for you  to either  accept or to
  1854.             reject. To  accept this allocation of interest  principal and late charge, you
  1855.             simply press the enter (or down arrow) key until the question  "Is the payment
  1856.             correct?" is highlighted. Note that the answer to this question is "N". If you
  1857.             press enter  accidentally, the payment will  not be accepted or  rejected. You
  1858.             will  be  offered  an opportunity  to  change  it.  If you  do  not  like this
  1859.             allocation of the payment to interest, principal, and late charge, you may use
  1860.             the up and down arrow keys to select each field and then change the allocation
  1861.             to match your requirements.
  1862.  
  1863.             When the  payment is allocated properly,  move the highlight to  the "N" after
  1864.             the question "Is this payment correct?", change the "N" to "Y". The payment is
  1865.             posted and the file is updated immediately.
  1866.  
  1867.             When  the payment  is posted,  (accepted), the  loan look up  screen reappears
  1868.             anticipating another  loan look up  to post  another payment. When  you finish
  1869.             posting, press the Esc key to exit the loan look up screen.
  1870.  
  1871.             18)   Select the Loan Maintenance  Menu function to  edit a loan record.  When
  1872.                   asked, Enter the customer number, 76543  and loan number  3, to retrieve
  1873.                   our loan record. 
  1874.  
  1875.  
  1876.  
  1877.  
  1878.  
  1879.  
  1880.  
  1881.  
  1882.  
  1883.  
  1884.  
  1885.  
  1886.  
  1887.  
  1888.  
  1889.  
  1890.  
  1891.             24                                         Loan Master, Loan Accounting System
  1892.  
  1893.  
  1894.  
  1895.  
  1896.  
  1897.                   The first loan maintenance screen will look like this:
  1898.  
  1899.  
  1900.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  1901.                  ║                                                                              ║
  1902.                  ║  Customer No. 76543                       Original Amt.           36,000.00  ║
  1903.                  ║  Loan No.     3                           Scheduled Bal.          35,180.18  ║
  1904.                  ║  Cust name.                               Current Bal.            35,248.67  ║
  1905.                  ║  Comments                                 Accrued Int.               130.69  ║
  1906.                  ║                                           Int. due unpaid              0.00  ║
  1907.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid            68.49  ║
  1908.                  ║                                           Int. paid YTD              405.12  ║
  1909.                  ║                                           Int. paid life             405.12  ║
  1910.                  ║                                           Late Chg due                 0.00  ║
  1911.                  ║                                           Late Chg YTD                60.87  ║
  1912.                  ║  Date Note         01/01/88               Late Chg Life               60.87  ║
  1913.                  ║  Date First Pmt    02/01/88               Late Charge Rate           0.0500  ║
  1914.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day              10  ║
  1915.                  ║  Next Pmt Due      03/01/88               Payment Amt Reg          1,217.32  ║
  1916.                  ║  Pmt due for       03/01/88               Payment Amt Lst          1,217.32  ║
  1917.                  ║  Date last mty     02/01/88               Number payments                36  ║
  1918.                  ║  Last transaction  02/11/88               Final payment no               36  ║
  1919.                  ║  Last update       02/11/88               Payments matured                1  ║
  1920.                  ║  Int Rate Orig      13.2500               Payments paid                   1  ║
  1921.                  ║  Int Rate Cur       13.2500               Payments per yr                12  ║
  1922.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                 -19  ║
  1923.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff            35,379.36  ║
  1924.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1925.  
  1926.  
  1927.  
  1928.  
  1929.                   This  screen displays all the fields that relate to interest, principal,
  1930.                   late charges, and past due status.
  1931.  
  1932.  
  1933.             Next Pmt Due                              03/01/88
  1934.  
  1935.                   This is the next date a payment is due to be paid. regardless of whether
  1936.                   all previous payments have been made or not.
  1937.  
  1938.                   On 02/05/88  the Next payment  due date  was 03/01/88. The  next payment
  1939.                   maturity  date at  that  time was  03/01/88.  Even though  the  02/01/88
  1940.                   payment had not  been made, the  03/01/88 was the  next date on which  a
  1941.                   payment would be due.
  1942.  
  1943.  
  1944.  
  1945.  
  1946.  
  1947.  
  1948.  
  1949.  
  1950.             Loan Master, Loan Accounting System                                         25
  1951.  
  1952.  
  1953.  
  1954.  
  1955.  
  1956.             Pmt Due For                         03/01/88
  1957.  
  1958.                   This is the date  of the oldest payment which has matured  but which has
  1959.                   not been paid.  This date is  now 03/01/88 but  during the period  after
  1960.                   02/01/88 but before the payment was made, this  date was 02/01/88. Check
  1961.                   the screens above. 
  1962.  
  1963.  
  1964.             Date Last Mty                             02/01/88
  1965.  
  1966.                   This is the most recent, past,  date on which a payment became due.
  1967.  
  1968.  
  1969.             Last Transaction (date)           02/11/88
  1970.  
  1971.                   This is the most  recent date on which a transaction was  posted to this
  1972.                   account. A late charge assessment is a transaction but does  change this
  1973.                   date.
  1974.  
  1975.  
  1976.             Scheduled Balance                   35,180.18
  1977.  
  1978.                   This field maintains the scheduled balance based on the same rules  used
  1979.                   by a normal amortization schedule. All payments are made on the due date
  1980.                   and interest is computed by even months. 
  1981.  
  1982.                   The first month's calculations are:
  1983.  
  1984.                   Balance                             36,000.00
  1985.                   Times Rate                              13.25
  1986.                   One year interest                    4,770.00
  1987.                   Divide by 12                                  12.00
  1988.                   One month interest                           397.50
  1989.                   Payment amount                       1,217.32
  1990.                   Interest payment                       397.50
  1991.                   Principal payment                      819.82
  1992.                   Remaining (scheduled) balance       35,180.18
  1993.  
  1994.  
  1995.             Current Bal                         35,248.67
  1996.  
  1997.                   This is the actual principal balance remaining unpaid.
  1998.  
  1999.  
  2000.  
  2001.  
  2002.  
  2003.  
  2004.  
  2005.  
  2006.  
  2007.  
  2008.  
  2009.             26                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2010.  
  2011.  
  2012.  
  2013.  
  2014.  
  2015.             Interest Accrued                             130.69
  2016.  
  2017.                   Interest  accrued,  since  the loan  began,  is  the  present amount  of
  2018.                   interest that has been earned by this  loan but which has not been paid.
  2019.                   This amount increases by one day's accrual each day the loan is updated.
  2020.                   It is decreased only when interest payments are posted. 
  2021.  
  2022.                   Interest begins to accrue on the first day of the loan.  This is not the
  2023.                   same thing as being due  within the meaning used by Loan Master. As used
  2024.                   by Loan Master, due means either the entire loan or at least a scheduled
  2025.                   payment has matured, has become payable, is due.
  2026.  
  2027.  
  2028.             Interest Due Unpaid                            0.00
  2029.  
  2030.                   Since  the payment was  made, and all interest  was collected and posted
  2031.                   (although late), no interest amount is due today. See the explanation of
  2032.                   due above.
  2033.  
  2034.  
  2035.             Principal Due Unpaid                          68.49
  2036.  
  2037.                   This  is the  difference between  the actual  balance and  the scheduled
  2038.                   balance. It  is used as an  indication of relative  performance. When an
  2039.                   loan is several years  old and has had partial payments, early payments,
  2040.                   and late  payments posted with, and  without,  late charges,  it becomes
  2041.                   very  difficult  to  determine  if the  payments  actually  received are
  2042.                   adequate or inadequate. The traditional way to judge the status  of this
  2043.                   type  loan is to print  an amortization schedule  and compare the actual
  2044.                   balance to the scheduled balance. Loan Master performs the same function
  2045.                   internally.
  2046.  
  2047.                   In this case, the actual amount, $68.49 consists of two components. 
  2048.  
  2049.                   Actual interest collected                    405.12
  2050.                   Scheduled interest                           397.50
  2051.                   Difference                               7.62 
  2052.                   Late charge collected                         60.87
  2053.                   Sum, LC + interest difference                 68.49
  2054.  
  2055.                   Since  both the late charge  collected and the  extra interest collected
  2056.                   both act to reduce  the principal payment, the actual  principal balance
  2057.                   remaining is larger  than the scheduled  balance by the  sum of the  two
  2058.                   amounts.
  2059.  
  2060.  
  2061.  
  2062.  
  2063.  
  2064.  
  2065.  
  2066.  
  2067.  
  2068.             Loan Master, Loan Accounting System                                         27
  2069.  
  2070.  
  2071.  
  2072.  
  2073.  
  2074.             Sample Setup of Existing Loan
  2075.  
  2076.  
  2077.             This  example MUST be done using a NEW,  BLANK loan database file. If you have
  2078.             entered  loan data on any loans,  save it in a safe  place, perhaps on another
  2079.             disk or an other subdirectory, then use the original Loan  Master distribution
  2080.             disk to reinstall Loan Master. This will insure you have an empty data file.
  2081.  
  2082.  
  2083.             We will be  printing a past due  notice and a pre-due  notice as part of  this
  2084.             example. If you want those notices to have mailing addresses for use in window
  2085.             envelopes,  the  addresses  must  be  created  by  the  Loan  Master  Customer
  2086.             Information System. Refer to that section of the manual and  create a customer
  2087.             file record with the following data.
  2088.  
  2089.                   Customer number   :     76543
  2090.                   Last name         :     Smith
  2091.  
  2092.                   First Name        :     Sam
  2093.  
  2094.                   Initial                 :     S
  2095.  
  2096.                   Title             :     Mr
  2097.  
  2098.                   Address           :     12345 Smithfield Drive
  2099.                                     :     Smithfield Arkansas
  2100.                   Zip               :     44444
  2101.  
  2102.  
  2103.             If you are in  a hurry to see some calculations, just skip the above. You will
  2104.             still get notices. They will have the borrower's name but no address. 
  2105.  
  2106.             Today is August 10, 1989. We have selected  August 15th as our conversion date
  2107.             and the loan described below is to be set up as an existing loan.
  2108.  
  2109.                   The loan:
  2110.  
  2111.                   Loan date               01-01-88
  2112.  
  2113.                   Date first payment          02-01-88
  2114.  
  2115.                   Face amount            36,0000.00
  2116.  
  2117.                   Interest rate                     13.25%
  2118.  
  2119.                   Payment amount           1,217.32
  2120.  
  2121.                   Number payments             36
  2122.  
  2123.  
  2124.  
  2125.  
  2126.  
  2127.             28                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2128.  
  2129.  
  2130.  
  2131.  
  2132.  
  2133.             An amortization schedule is available.  It is reproduced here.
  2134.  
  2135.  
  2136.                    no     Date   Date        Interest    Principal     Balance   Cumulative
  2137.                           due    paid         payment      payment   remaining     interest     
  2138.                    1 02-01-1988  _______       397.50       819.82    35,180.18       397.50
  2139.                    2 03-01-1988  _______       388.45       828.87    34,351.31       785.95
  2140.                    3 04-01-1988  _______       379.30       838.02    33,513.29     1,165.25
  2141.                    4 05-01-1988  _______       370.04       847.28    32,666.01     1,535.29
  2142.                    5 06-01-1988  _______       360.69       856.63    31,809.38     1,895.98
  2143.                    6 07-01-1988  _______       351.23       866.09    30,943.29     2,247.21
  2144.                    7 08-01-1988  _______       341.67       875.65    30,067.64     2,588.88
  2145.                    8 09-01-1988  _______       332.00       885.32    29,182.32     2,920.88
  2146.                    9 10-01-1988  _______       322.22       895.10    28,287.22     3,243.10
  2147.                   10 11-01-1988  _______       312.34       904.98    27,382.24     3,555.44
  2148.                   11 12-01-1988  _______       302.35       914.97    26,467.27     3,857.79
  2149.                  ---------------------------------------------------------------------------
  2150.                   12 01-01-1989  _______       292.24       925.08    25,542.19     4,150.03
  2151.                   13 02-01-1989  _______       282.03       935.29    24,606.90     4,432.06
  2152.                   14 03-01-1989  _______       271.70       945.62    23,661.28     4,703.76
  2153.                   15 04-01-1989  _______       261.26       956.06    22,705.22     4,965.02
  2154.                   16 05-01-1989  _______       250.70       966.62    21,738.60     5,215.72
  2155.                   17 06-01-1989  _______       240.03       977.29    20,761.31     5,455.75
  2156.                   18 07-01-1989  _______       229.24       988.08    19,773.23     5,684.99
  2157.                   19 08-01-1989  _______       218.33       998.99    18,774.24     5,903.32
  2158.                  ---------------------------------------------------------------------------
  2159.                   20 09-01-1989  _______       207.30     1,010.02    17,764.22     6,110.62
  2160.                   21 10-01-1989  _______       196.15     1,021.17    16,743.05     6,306.77
  2161.                   22 11-01-1989  _______       184.87     1,032.45    15,710.60     6,491.64
  2162.                   23 12-01-1989  _______       173.47     1,043.85    14,666.75     6,665.11
  2163.                   24 01-01-1990  _______       161.95     1,055.37    13,611.38     6,827.06
  2164.                   25 02-01-1990  _______       150.29     1,067.03    12,544.35     6,977.35
  2165.                   26 03-01-1990  _______       138.51     1,078.81    11,465.54     7,115.86
  2166.                   27 04-01-1990  _______       126.60     1,090.72    10,374.82     7,242.46
  2167.  
  2168.  
  2169.             After careful planning,  you determine the conversion date will  be August 15,
  2170.             1989. 
  2171.  
  2172.             First, locate the conversion date on the schedule.  The  exact conversion date
  2173.             will  most likely not be  there.  Draw a line  across the schedule between the
  2174.             two payments  dated immediately  before and immediately  after the  conversion
  2175.             date.
  2176.  
  2177.             Second,  draw another line  between the January  payment of this  year and the
  2178.             December payment of the previous year.
  2179.  
  2180.             These two lines are represented on the above schedules by the dotted lines.
  2181.  
  2182.  
  2183.  
  2184.  
  2185.  
  2186.             Loan Master, Loan Accounting System                                         29
  2187.  
  2188.  
  2189.  
  2190.  
  2191.  
  2192.             Referring to the schedule, we determine that the borrower has not yet paid the
  2193.             payment due on August 1, 1989. The last payment was the July first payment.  
  2194.  
  2195.             Referring  to the schedule, we see that  after the July payment, the remaining
  2196.             balance was $19,773.23 
  2197.  
  2198.             On August first the interest due was $218.33.
  2199.  
  2200.             On  August 15th, the  conversion date an  additional 14 days  interest will be
  2201.             due.  We calculate this amount as follows:
  2202.  
  2203.  
  2204.  
  2205.                                                                                  14 days
  2206.                   14 days interest  = .1325   x   $19,773.24   x   ------------
  2207.                                                                                  365 days
  2208.  
  2209.  
  2210.                   14 days interest  =             $100.49
  2211.  
  2212.  
  2213.  
  2214.                   Total interest due
  2215.                   on conversion date  
  2216.  
  2217.  
  2218.                   Interest due 08-01-89           $218.33
  2219.  
  2220.                   Interest for Additional 
  2221.                   14 days                   $100.49
  2222.                   --------------------------------------------------------------
  2223.                   Int due conversion date   $318.82
  2224.  
  2225.  
  2226.  
  2227.             If we are charging late charges, we determine that the  payment is late enough
  2228.             to charge a late charge. Our late charge is 5% of the payment amount or 0.05 x
  2229.             1217.32 = 60.87
  2230.  
  2231.             We add up the  interest paid each month  from the schedule and determine  that
  2232.             the total interest paid year  to date is $1827.20.  This is the total interest
  2233.             paid beginning with the January payment.  The two  lines you drew on the chart
  2234.             identify  the payments  paid this  year. The  interest payments  between these
  2235.             lines make up the interest paid YTD.  Do not add in the interest  for payments
  2236.             that have not been paid!
  2237.  
  2238.             The principal  amount due after  the July payment  was 19,773.23. That  is the
  2239.             current balance.  From the schedule, we see that the current balance should be
  2240.             18,774.24  if the  August payment had  been made.  Loan Master  calls this the
  2241.             scheduled  balance.  The amount  of  principal due  and  unpaid is  the amount
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.             30                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.  
  2250.  
  2251.             necessary to reduce  the current balance to the  scheduled balance. Since only
  2252.             one  payment is  late, this  is  also the  amount of  the scheduled  principal
  2253.             payment  for  August 1,  1989. The  principal due  and  unpaid is  19,773.23 -
  2254.             18,774.24, or 998.99.
  2255.  
  2256.             The  number  of payments  matured, again  from the  schedule,  is 19.  If your
  2257.             schedule does not list the payment number, you  must count them. The number of
  2258.             payments actually made is 18, since the August payment has not been made yet.
  2259.  
  2260.             We now have identified these amounts.  As of the conversion date:
  2261.  
  2262.  
  2263.                   Balance due                         19,773.23
  2264.  
  2265.                   Interest due                                 318.82
  2266.  
  2267.                   Interest paid YTD                    1,827.20
  2268.  
  2269.                   Late charge due                         60.87
  2270.  
  2271.                   Late charges YTD                         0.00
  2272.  
  2273.                   Principal Due, Unpaid                        998.99
  2274.  
  2275.  
  2276.  
  2277.             1)    Transfer these amounts to the loan maintenance sheet.  It will look like
  2278.                   the example on the next page.
  2279.  
  2280.             Loan Maintenance Sheet
  2281.  
  2282.             Date of setup: 08_/15_/89    Entered by   : Bob_________
  2283.                                                                                           
  2284.  
  2285.  
  2286.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  2287.                  ║                                                                              ║
  2288.                  ║  Customer No.   76543                     Original Amt.     _36000.00______  ║
  2289.                  ║  Loan No.       3                         Scheduled Bal.    _18774.24______  ║
  2290.                  ║  Cust name.  Smith, Sam________________   Current Bal.      _19773.23______  ║
  2291.                  ║  Comments    This is Sam's Swimming____   Accrued Int.      _318.82________  ║
  2292.                  ║              pool HIP loan.               Int. due unpaid   _218.33________  ║
  2293.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due input    _998.99________ ║
  2294.                  ║              Smith, Sam________________   Int. paid YTD     _1827.20_______  ║
  2295.                  ║              __________________________   Int. paid life    _5684.99_______  ║
  2296.                  ║              __________________________   Late Chg due      ___60.87_______  ║
  2297.                  ║              __________________________   Late Chg YTD      _______0_______  ║
  2298.                  ║  Date Note         01/01/88               Late Chg Life     _______0_______  ║
  2299.                  ║  Date First Pmt    02/01/88               Late Charge Rate  _0.05__________  ║
  2300.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day _10 ___________  ║
  2301.  
  2302.                  
  2303.  
  2304.             Loan Master, Loan Accounting System                                         31
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.                  ║  Next Pmt Due      09/01/89               Payment Amt Reg   _1217.32_______  ║
  2311.                  ║  Pmt due for       08/01/89               Payment Amt Lst   _1217.32_______  ║
  2312.                  ║  Date last mty     08/01/89               NoPmts: Int Only/Tot  0__36______  ║
  2313.                  ║  Last transaction  07/01/89               Final payment no  _36____________  ║
  2314.                  ║  Last update       08/15/89               Payments matured  _19____________  ║
  2315.                  ║  Int Rate Orig      13_.25__              Payments paid     _18____________  ║
  2316.                  ║  Int Rate Cur       13_.25__              Payments per yr   _12____________  ║
  2317.                  ║  Int Comp Basis     365_____              Days past due     calculated field ║
  2318.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff      calculated field ║
  2319.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2320.  
  2321.  
  2322.  
  2323.             The term "calculated  field" in the example means you  cannot enter this data.
  2324.             It is calculated and displayed in that location by the program.
  2325.  
  2326.             The actual  data displayed  should be  14 days past  due and  $20,152.92 gross
  2327.             payoff
  2328.  
  2329.             Do not use  the user defined  fields on the optional  user defined screen,  at
  2330.             this time. 
  2331.  
  2332.             When the maintenance  sheet is complete, select the option  to Add an Existing
  2333.             Loan from the Loan Maintenance  menu. Enter the data to the screen  exactly as
  2334.             it appears on the maintenance sheet.  
  2335.  
  2336.             After the  data is entered, the  User Defined Screen will  be displayed. Since
  2337.             this  is an example,  press the Page  Down key  to skip the  user defined data
  2338.             entry screen.
  2339.  
  2340.             When you set up your real loans, you may use the User Defined Screen.
  2341.  
  2342.  
  2343.  
  2344.  
  2345.  
  2346.  
  2347.  
  2348.  
  2349.  
  2350.  
  2351.  
  2352.  
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.  
  2357.  
  2358.  
  2359.  
  2360.  
  2361.  
  2362.  
  2363.             32                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.             Loan Maintenance Sheet
  2371.             User Defined Screen
  2372.  
  2373.             Date  08_/15_/89      Entered by  Bob______
  2374.  
  2375.                  ╔═══════════════════<-- Name of User's custom screen here ->═══════════════════╗
  2376.                  ║                                                                              ║
  2377.                  ║  Customer No.   Cannot change             Original amount :  cannot change   ║
  2378.                  ║  Loan No.       Cannot change             Current balance :  cannot change   ║
  2379.                  ║  Cust name.     ______________________                                       ║
  2380.                  ║  Comments       ______________________                                       ║
  2381.                  ║                                                                              ║
  2382.                  ║  Alpha field 1  _______________________                                      ║
  2383.                  ║  Alpha field 2  _______________________                                      ║
  2384.                  ║                                                                              ║
  2385.                  ║                                                                              ║
  2386.                  ║                                                                              ║
  2387.                  ║                                                                              ║
  2388.                  ║                                                                              ║
  2389.                  ║  User field 1      _____________       Numeric field 1  : _______________    ║
  2390.                  ║  User field 1 ytd  _____________       Numeric field 2  : _______________    ║
  2391.                  ║  User field 2      _____________       Numeric field 3  : _______________    ║
  2392.                  ║  User field 2 ytd  _____________       Numeric field 4  : _______________    ║
  2393.                  ║  Ret check chg     _____________       Numeric field 5  : _______________    ║
  2394.                  ║  Reg check chg ytd _____________       Numeric field 6  : _______________    ║
  2395.                  ║                                                                              ║
  2396.                  ║                                                                              ║
  2397.                  ║                                                                              ║
  2398.                  ║                                                                              ║
  2399.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2400.  
  2401.             Blank maintenance sheets will be found enclosed. You may reproduce them on any
  2402.             copier.
  2403.  
  2404.             2)    Return to  the Main Menu. Select the menu option as follows,  Utilities,
  2405.                   Set Program Options, Update the Parameter File. Note, this is three menu
  2406.                   selections to bring you to the following screen.
  2407.  
  2408.             The parameter file update screen looks like this:
  2409.  
  2410.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2411.                  ║                                 LOAN MASTER                                  ║
  2412.                  ║                        Update User Defined Parameters                        ║
  2413.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2414.                  ║                                                                              ║
  2415.                  ║  Company Name: Bottom Line Financial Services  Past due notice at day :    6 ║
  2416.                  ║  Address     : P.O. Box 1804                   Pre due notice at day  :    6 ║
  2417.                  ║  Address     : Burleson, TX 76028-1804         Pmt Allocation option  :    4 ║
  2418.                  ║  Address     :                                 Visual update on       :    T ║
  2419.  
  2420.                  
  2421.  
  2422.             Loan Master, Loan Accounting System                                         33
  2423.  
  2424.  
  2425.  
  2426.  
  2427.  
  2428.                  ║                                                Payment fraction  :    0.9400 ║
  2429.                  ║                                                Date file update  :  08/15/89 ║
  2430.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  2431.                  ║  User field 1     : User field 1 ytd    Numeric field 1: Numeric field 1  :  ║
  2432.                  ║  User field 1 YTD : User field 1     :  Numeric field 2: Numeric field 2  :  ║
  2433.                  ║  User field 2     : User field 2     :  Numeric field 3: Numeric field 3  :  ║
  2434.                  ║  User field 2 YTD : User field 2 ytd :  Numeric field 4: Numeric field 4  :  ║
  2435.                  ║  Penalty field    : Ret check chg    :  Numeric field 5: Numeric field 5  :  ║
  2436.                  ║  Penalty field YTD: Reg check chg ytd:  Numeric field 6: Numeric field 6  :  ║
  2437.                  ║  Alpha field 1    : Alpha field 1    :                                       ║
  2438.                  ║  Alpha field 2    : Alpha field 2    :                                       ║
  2439.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  2440.                  ║  Name of user defined screen:                                                ║
  2441.                  ║  <-- Name of User's custom screen here ->                                    ║
  2442.                  ║                                                                              ║
  2443.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2444.  
  2445.                   Set the date file update field to the date shown, 08/15/89.  This is the
  2446.                   date we chose  as our conversion date. When the date is changed to these
  2447.                   values, press the Page Down key to save the data and exit this screen. 
  2448.  
  2449.             3)    Return again  to the Main Menu and select  the option to update the loan
  2450.                   file.
  2451.  
  2452.                   When the Loan File Update screen appears:
  2453.  
  2454.                   1)    Set the date of update to 09/02/89. This is one day after the next
  2455.                         payment is due.
  2456.  
  2457.                   2)    Set visual update to "T".
  2458.  
  2459.                   3)    Set pause after each update to "T".
  2460.  
  2461.  
  2462.                   The first date updated will  be 08/16/89. After that update,  the screen
  2463.                   will pause with this display.
  2464.  
  2465.  
  2466.  
  2467.  
  2468.  
  2469.  
  2470.  
  2471.  
  2472.  
  2473.  
  2474.  
  2475.  
  2476.  
  2477.  
  2478.  
  2479.  
  2480.  
  2481.             34                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2482.  
  2483.  
  2484.  
  2485.  
  2486.  
  2487.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  2488.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2489.                   Updating for ... 08/16/89                                                      
  2490.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  2491.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  2492.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2493.                   Current bal     19,773.23   19,773.23  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  2494.                   Schuled bal     18,774.24   18,774.24  Date next pmt   09/01/89   09/01/89     
  2495.                   Int accrued        318.82      326.00  Date last mty   08/01/89   08/01/89     
  2496.                   Int due            218.33      218.33  Date pmt missed 08/01/89   08/01/89     
  2497.                   Prin due           998.99      998.99  Date last tran  07/01/89   07/01/89     
  2498.                   Late cg due         60.87       60.87  Date last upd   08/15/89   08/16/89     
  2499.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                    15     
  2500.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                      15     
  2501.                   Interest pd      5,684.99    5,684.99                                          
  2502.                   Interest ytd     1,827.20    1,827.20                                          
  2503.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  2504.                                                                                                  
  2505.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2506.                                                                                                  
  2507.  
  2508.                   Press the return key repeatedly.   Each time the key is pressed the loan
  2509.                   will be updated one more day and the screen will display the changes.
  2510.  
  2511.                   Watch  the date last update  field carefully. When  it reaches 08/31/89,
  2512.                   the screen will look like this:
  2513.  
  2514.  
  2515.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3            record no : 1        
  2516.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2517.                   Updating for ... 08/31/89                                                      
  2518.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  2519.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  2520.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2521.                   Current bal     19,773.23   19,773.23  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  2522.                   Schuled bal     18,774.24   18,774.24  Date next pmt   09/01/89   09/01/89     
  2523.                   Int accrued        426.49      433.67  Date last mty   08/01/89   08/01/89     
  2524.                   Int due            218.33      218.33  Date pmt missed 08/01/89   08/01/89     
  2525.                   Prin due           998.99      998.99  Date last tran  07/01/89   07/01/89     
  2526.                   Late cg due         60.87       60.87  Date last upd   08/30/89   08/31/89     
  2527.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                    30     
  2528.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                      30     
  2529.                   Interest pd      5,684.99    5,684.99                                          
  2530.                   Interest ytd     1,827.20    1,827.20                                          
  2531.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  2532.                                                                                                  
  2533.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2534.  
  2535.  
  2536.  
  2537.  
  2538.  
  2539.  
  2540.             Loan Master, Loan Accounting System                                         35
  2541.  
  2542.  
  2543.  
  2544.  
  2545.  
  2546.             Note that  date last update  is 08/31/89. The  loan is now  30 days  past due.
  2547.             Another  payment is  due  tomorrow (09/01/89).  Also  note the  interest  due,
  2548.             principal due,  and late charge due  fields. They have not  changed. They will
  2549.             change at the next update, 09/01/89.
  2550.  
  2551.             Press the enter  key again to continue the update process. This will cause the
  2552.             September  first update to be done. Another  payment matures today and all the
  2553.             fields containing amounts due will change.
  2554.  
  2555.                   The update screen for 09/01/89 looks like this:
  2556.  
  2557.                    Updating cust no : 76543         loan no : 3             record no : 1        
  2558.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2559.                   Updating for ... 09/01/89                                                      
  2560.                   Field               Before    After    Field             Before      After     
  2561.                   Name                Update    Update   Name              Update     Update     
  2562.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ 
  2563.                   Current bal     19,773.23   19,773.23  Date first pmt  02/01/88   02/01/88     
  2564.                   Schuled bal     18,774.24   17,764.22  Date next pmt   09/01/89   10/01/89     
  2565.                   Int accrued        433.67      440.85  Date last mty   08/01/89   09/01/89     
  2566.                   Int due            218.33      440.85  Date pmt missed 08/01/89   08/01/89     
  2567.                   Prin due           998.99    2,009.01  Date last tran  07/01/89   07/01/89     
  2568.                   Late cg due         60.87       60.87  Date last upd   08/31/89   09/01/89     
  2569.                   Late cg pd           0.00        0.00  Days past due                    31     
  2570.                   Late cg ytd          0.00        0.00  Days Lt Chg                       0     
  2571.                   Interest pd      5,684.99    5,684.99                                          
  2572.                   Interest ytd     1,827.20    1,827.20                                          
  2573.                   Current rate     13.25000    13.25000                                          
  2574.                                                                                                  
  2575.                   ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2576.  
  2577.  
  2578.                   Note the changes in these fields:
  2579.  
  2580.                   Field:                  Changed from          to
  2581.  
  2582.                   Interest accrued     433.67      440.85
  2583.                   Interest due               218.33      440.85
  2584.                   Principal due              998.99    2,009.01
  2585.                   Days Late charge      30           0.00
  2586.              
  2587.  
  2588.             The late  charge due did  not change. The  payment is due  today but  the late
  2589.             charge is  not due for ten days.  Notice that the late  charge counter changed
  2590.             from  30 days  to 0  days. The  late charge  counter starts  new today.  If it
  2591.             reaches 10 days, a new late charge will be added.
  2592.  
  2593.             Press the  enter  key one  more  time. The  September  second update  will  be
  2594.             performed and the menu will return. Return to the Main Menu.
  2595.  
  2596.  
  2597.  
  2598.  
  2599.             36                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2600.  
  2601.  
  2602.  
  2603.  
  2604.  
  2605.             4)    After returning to the Main Menu, select the option for printed reports,
  2606.                   then  select the  option to  print the  past due  report. Our  loan will
  2607.                   appear on the  past due report. Of  course since it is the  only loan in
  2608.                   the database, it will be the only loan on the past due report.
  2609.  
  2610.                   Next select  the option Print Notices Menu.  From that menu request past
  2611.                   due notices.  When Asked for the  level of detail, select  level 1, full
  2612.                   details. You  will now receive  a past due  notice for the  loan. If you
  2613.                   created  a name  and  address  record  with  the  Loan  Master  Customer
  2614.                   Information System, your past due notice will  have the name and address
  2615.                   printed  so that  the notice  can be  folded and placed  in a  number 10
  2616.                   window envelope.  If you did not create the name and address record, the
  2617.                   name  will appear but the address space  will be blank. Next compare the
  2618.                   data on the past due notice to the data on the loan edit screen.
  2619.  
  2620.             5)    Return  again  to  the main  menu.  This  time,  select the  transaction
  2621.                   maintenance option and then the payment posting option. You will now see
  2622.                   the posting screen. It looks like this:
  2623.  
  2624.  
  2625.                   The posting screen looks like this:
  2626.  
  2627.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2628.                  ║                             Post a loan payment                              ║
  2629.                  ║       Cust: 76543         Loan: 3             Customer  Smith, Sam           ║
  2630.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2631.                  ║                                                                              ║
  2632.                  ║             Date of last update               :        09/02/89              ║
  2633.                  ║             Total interest accrued not paid   :          448.02              ║
  2634.                  ║             Interest due, not yet paid        :          440.85              ║
  2635.                  ║             Principal due, not yet paid       :        2,009.01              ║
  2636.                  ║             Late charges due, not yet paid    :           60.87              ║
  2637.                  ║             Total amount due, not yet paid    :        2,510.73              ║
  2638.                  ║             Payment due for (date)            :        08/01/89              ║
  2639.                  ║             Scheduled payment amount          :        1,217.32              ║
  2640.                  ║                                                                              ║
  2641.                  ║             Enter the date of the transaction :        09/02/89              ║
  2642.                  ║             Enter the total amount received   :        1,217.32              ║
  2643.                  ║             Allocation of payment amount -                                   ║
  2644.                  ║             Enter amount of interest payment  :          440.85              ║
  2645.                  ║             Enter amount of principal payment :          715.60              ║
  2646.                  ║             Enter amount of late charge paid  :           60.87              ║
  2647.                  ║             Is the payment correct? Y/N       :               N              ║
  2648.                  ║                                                                              ║
  2649.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2650.                  ║                     Esc = abort   PgDn = save   F1 = help                    ║
  2651.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2652.  
  2653.  
  2654.  
  2655.  
  2656.             
  2657.  
  2658.             Loan Master, Loan Accounting System                                         37
  2659.  
  2660.  
  2661.  
  2662.  
  2663.  
  2664.             The top part of this screen reports the current status of the loan.
  2665.  
  2666.             PAY ATTENTION TO THE DATE LAST UPDATE! 
  2667.  
  2668.             If that date is not  today, the interest accruals will not be  correct and the
  2669.             amounts due and past due and the late charges due may not be correct. 
  2670.  
  2671.             Always update the file to the current date before posting payments.
  2672.  
  2673.             If you choose not  to update every day, but to post  payments in batches, sort
  2674.             your payments into order by date with the oldest payments on top, and the most
  2675.             recent payments on bottom.  Then update the file a few days at a time, (to the
  2676.             date of  the oldest  payment)  Post that  payment and  repeat  the process  by
  2677.             updating to the date of the next oldest payment, then posting it, and then the
  2678.             next oldest payment, etc.
  2679.  
  2680.  
  2681.             Note that the  information about what  is due and payable  at the top  of this
  2682.             screen is the same as was displayed on the last visual update screen.
  2683.  
  2684.             You have in hand the check for the  August first payment. It is in the  amount
  2685.             of $1,217.32. You intend to collect the late charge.
  2686.  
  2687.             The  bottom part  of the  screen is  the posting screen.  It has  already pre-
  2688.             allocated the payment for  you. In this case, we agree  with the allocation so
  2689.             you  press the enter  key until the  "N" is highlighted  at the bottom  of the
  2690.             screen.  Change  this "N"  to "Y",  the payment  will  be accepted  and posted
  2691.             immediately.
  2692.  
  2693.             You will be asked if you want a receipt. Be sure the printer is ready and then
  2694.             press "Y".
  2695.  
  2696.             After the receipt has  been sent to the  printer, (but before it  has finished
  2697.             printing) you will be asked, "Eject another page?". If your printer is a laser
  2698.             printer the  answer is "N". If  your printer uses continuous  forms paper, the
  2699.             answer is probably "Y".
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.  
  2712.  
  2713.  
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.             38                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2718.  
  2719.  
  2720.  
  2721.  
  2722.  
  2723.             7)    Select  the posting option  again. This time  the screen will  look like
  2724.                   this:
  2725.  
  2726.  
  2727.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2728.                  ║                             Post a loan payment                              ║
  2729.                  ║       Cust: 10003         Loan: 3             Customer no:          3        ║
  2730.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2731.                  ║                                                                              ║
  2732.                  ║             Date of last update               :        09/02/89              ║
  2733.                  ║             Total interest accrued not paid   :            7.17              ║
  2734.                  ║             Interest due, not yet paid        :            0.00              ║
  2735.                  ║             Principal due, not yet paid       :        1,293.41              ║
  2736.                  ║             Late charges due, not yet paid    :            0.00              ║
  2737.                  ║             Total amount due, not yet paid    :        1,217.32              ║
  2738.                  ║             Payment due for (date)            :        09/01/89              ║
  2739.                  ║             Scheduled payment amount          :        1,217.32              ║
  2740.                  ║                                                                              ║
  2741.                  ║             Enter the date of the transaction :        09/02/89              ║
  2742.                  ║             Enter the total amount received   :        1,217.32              ║
  2743.                  ║             Allocation of payment amount -                                   ║
  2744.                  ║             Enter amount of interest payment  :             .00              ║
  2745.                  ║             Enter amount of principal payment :        1,217.32              ║
  2746.                  ║             Enter amount of late charge paid  :            0.00              ║
  2747.                  ║             Is the payment correct? Y/N       :               N              ║
  2748.                  ║                                                                              ║
  2749.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2750.                  ║                     Esc = abort   PgDn = save   F1 = help                    ║
  2751.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2752.  
  2753.  
  2754.             Again,   assume  you  have  received  another  payment,  you  agree  with  the
  2755.             precomputed allocation  and  apply the  payment  by accepting  the  computer's
  2756.             allocation. Change the "N" to "Y" and the payment is posted.
  2757.  
  2758.             When posting  payments  to real  loans,  it is  not  necessary to  accept  the
  2759.             allocation of  the payment computed by  the program. The operator  may use the
  2760.             cursor  keys to highlight  and change the  total payment  amount, the interest
  2761.             payment amount, the principal payment amount, or the late charge  paid amount.
  2762.             The  posting screen will force the principal  + interest + late charge amounts
  2763.             to remain equal to the total amount received. In  some cases, the total amount
  2764.             received will  not agree  with the  amount expected.  Change the  total amount
  2765.             received before attempting to change the principal, interest, or late charge.
  2766.  
  2767.             If you need a  calculator, press the F-9 key.  Press "Q" or "Esc" to  exit the
  2768.             calculator.
  2769.  
  2770.  
  2771.             8)    Return again to the Main Menu and update the file  through 09/28/89. The
  2772.                   next  payment  is due  on  10/01/89, only  three  days  away. Since  the
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.             Loan Master, Loan Accounting System                                         39
  2777.  
  2778.  
  2779.  
  2780.  
  2781.  
  2782.                   parameter  file specifies  pre-due (billing)  notices for  anything less
  2783.                   than or  equal to six  days before maturity,  this loan needs  a billing
  2784.                   notice.
  2785.  
  2786.             9)    Return again to the Main Menu  and select the Printed Reports Menu. From
  2787.                   that  menu,  select the  Print Notices  Menu and  then  the Will  Be Due
  2788.                   Notice. When asked, request complete details. 
  2789.  
  2790.             You will now receive a will be due notice for the loan. If you created a  name
  2791.             and  address record  with the  Loan Master  Customer Information  System, your
  2792.             notice will have the name and address printed so that the notice can be folded
  2793.             and placed in a  number 10 window envelope. If you did not create the name and
  2794.             address record, the name will appear but the address space will be blank.
  2795.  
  2796.  
  2797.             Setting Up Charged Off Loans (Past Maturity)
  2798.  
  2799.             Loan Master  was designed to maintain a portfolio of performing  loans. With a
  2800.             little understanding,  it can also be  used to maintain charged  off loans. It
  2801.             should not be used  to maintain both charged  off and performing loans  in the
  2802.             same portfolio.
  2803.  
  2804.             Before beginning the following  tutorial, be sure  you have a newly  installed
  2805.             copy of  the Loan Master accounting system version 1.50.00 or higher. You must
  2806.             also have new, empty,  data files. The distribution diskette(s) include a menu
  2807.             driven installation system that will install  new empty data files these files
  2808.             for you.
  2809.  
  2810.             This tutorial makes three assumptions.
  2811.  
  2812.                   1)    You must be familiar with loan accounting.
  2813.  
  2814.                   2)    You  have read the manual, especially the part dealing with dates,
  2815.                         and you understand what the dates mean and how they are used.
  2816.  
  2817.                   3)    You have  already completed the tutorial  demonstrating setting up
  2818.                         normal (new and existing) loans.
  2819.  
  2820.                   4)    You  now know how  to navigate the  menu system and  enter or edit
  2821.                         data.
  2822.  
  2823.             In several places this tutorial will tell you to "do this, or do that" without
  2824.             telling you how. The how is covered by the above assumptions.
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.             40                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.             DATES ARE CRUCIAL IN LOAN MASTER. 
  2842.  
  2843.             Never  underestimate  the  importance  of   having  your  dates  correct  when
  2844.             accounting for loan transactions. Everything is driven by dates.
  2845.  
  2846.             The first step is to access the parameter file and set the "Date file updated"
  2847.             to correspond to the dates used in the  example. The example date is 02-01-91.
  2848.             The parameter screen is shown below. The only thing that is critical for  this
  2849.             exercise is the  "Date file update". It must  be set to February 1,  1991. All
  2850.             other information may be left as is. 
  2851.  
  2852.  
  2853.             If you experiment and update the example loans again, the date in  this screen
  2854.             MUST correspond to the date last update in each individual loan record. If you
  2855.             update  the  loans past  the  time  covered  by  this example,  05-01-91,  the
  2856.             parameter file and the loan file dates will be correctly set by the program. 
  2857.  
  2858.             If you reset  the loan records  to their initial  values, you must also  reset
  2859.             this parameter screen to its original condition. Initial values means original
  2860.             dates AND original numbers (all of them!).
  2861.  
  2862.             Initial Parameter Screen for This Example:
  2863.  
  2864.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2865.                  ║                                 LOAN MASTER                                  ║
  2866.                  ║                        Update User Defined Parameters                        ║
  2867.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2868.                  ║                                                                              ║
  2869.                  ║  Company Name: Bottom Line Financial Services  Past due notice at day :    6 ║
  2870.                  ║  Address     : P.O. Box 1804                   Pre due notice at day  :    6 ║
  2871.                  ║  Address     : Burleson, TX 76028-1804         Pmt allocation option  :    4 ║
  2872.                  ║  Address     :                                 Visual update on       :    T ║
  2873.                  ║  Detail accrual file :  F                      Payment fraction  :    0.9400 ║
  2874.                  ║  Total accrual file  :  F                      Date file update  :02/01/91   ║
  2875.                  ║  Four digit year : F                                                         ║
  2876.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  2877.                  ║  User field 1     : User field 1 YTD :  Numeric field 1: Numeric field 1  :  ║
  2878.                  ║  User field 1 YTD : User field 1     :  Numeric field 2: Numeric field 2  :  ║
  2879.                  ║  User field 2     : User field 2     :  Numeric field 3: Numeric field 3  :  ║
  2880.                  ║  User field 2 YTD : User field 2 ytd :  Numeric field 4: Numeric field 4  :  ║
  2881.                  ║  Penalty field    : Ret check chg    :  Numeric field 5: Numeric field 5  :  ║
  2882.                  ║  Penalty field YTD: Reg check chg ytd:  Numeric field 6: Numeric field 6  :  ║
  2883.                  ║  Alpha field 1    : Alpha field 1    :  Cust No Picture:    -    -           ║
  2884.                  ║  Alpha field 2    : Alpha field 2    :  Loan No Picture:    -    -           ║
  2885.                  ║  Name of user defined screen:                                                ║
  2886.                  ║  <-- Name of User's custom screen here ->                                    ║
  2887.                  ║                                                                              ║
  2888.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2889.  
  2890.  
  2891.  
  2892.  
  2893.  
  2894.             Loan Master, Loan Accounting System                                         41
  2895.  
  2896.  
  2897.  
  2898.  
  2899.  
  2900.             Single Payment Loan - Past Maturity
  2901.  
  2902.             The  first loan to  be set up  on the Loan  Master system is  a single payment
  2903.             loan, interest and principal due at maturity. No payment was ever received.
  2904.  
  2905.  
  2906.                   Loan date                     01-01-90
  2907.                   Maturity date               01-01-91
  2908.                   Date charged off              02-01-91
  2909.  
  2910.                   Loan amount                   10,000.00
  2911.                   Current Balance               10,000.00
  2912.                   Interest due unpaid                  1,300.00
  2913.  
  2914.  
  2915.             The  loan is  set up  using the  existing  loan setup  function. The  new loan
  2916.             function does not allow the flexibility  necessary to set dates and amounts to
  2917.             the required values.
  2918.  
  2919.             The set up screen should look like this:
  2920.  
  2921.  
  2922.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  2923.                  ║                                                                              ║
  2924.                  ║  Customer No.            1                Original Amt.           10,000.00  ║
  2925.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.          10,000.00  ║
  2926.                  ║  Cust name.     Single pay past mty       Current Bal.            10,000.00  ║
  2927.                  ║  Comments                                 Accrued Int.             1,300.00  ║
  2928.                  ║                                           Int. due unpaid          1,300.00  ║
  2929.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid        10,000.00  ║
  2930.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  2931.                  ║                                           Int. paid life               0.00  ║
  2932.                  ║                                           Late Chg due                 0.00  ║
  2933.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  2934.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                0.00  ║
  2935.                  ║  Date First Pmt    01/01/91               Late Charge Rate           0.0000  ║
  2936.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day               0  ║
  2937.                  ║  Next Pmt Due      01/01/91               Payment Amt Reg         11,200.00  ║
  2938.                  ║  Pmt due for       01/01/91               Payment Amt Lst         11,200.00  ║
  2939.                  ║  Date last mty     01/01/91               Number payments                 1  ║
  2940.                  ║  Last transaction  02/01/91               Final payment no                1  ║
  2941.                  ║  Last update       02/01/91               Payments matured             1.00  ║
  2942.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                0.00  ║
  2943.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                 1  ║
  2944.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                  31  ║
  2945.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff            11,300.00  ║
  2946.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2947.  
  2948.  
  2949.  
  2950.  
  2951.  
  2952.  
  2953.             42                                         Loan Master, Loan Accounting System
  2954.  
  2955.  
  2956.  
  2957.  
  2958.  
  2959.  
  2960.             Installment Loan - Past Maturity
  2961.  
  2962.             The next loan loan  to be set up is  an installment loan. It has  passed final
  2963.             maturity but has not been paid.
  2964.  
  2965.                   Date of loan                                                                            01-01-90
  2966.                   Date first payment                                                                      02-01-91
  2967.                   Date Maturity                                                                           01-01-91
  2968.                   Date next payment due       01-01-91
  2969.                   Payment due for             01-01-91
  2970.                   Date last maturity                                                                      01-01-91
  2971.                   Date last transaction                                                                   02-01-91
  2972.                   Date last update            02-01-91
  2973.  
  2974.                   Original principal                   1,000.00
  2975.                   Remaining balance                200.00
  2976.                   Interest due unpaid                     50.00
  2977.                   Interest paid YTD                  0.00
  2978.                   Interest paid life                     100.00
  2979.                   Late charges due                  17.77
  2980.                   Late chg paid YTD                  0.00
  2981.                   Late chg paid life                       0.00
  2982.                   Late charge rate                    .05
  2983.                   Late charge @ day                 10.00
  2984.                   Payment amount reg                      88.85
  2985.                   Payment amt final                 88.85
  2986.                   Number of payments                      12.00
  2987.                   Number payments paid               8.00
  2988.                   Payments per year                  1.00
  2989.  
  2990.  
  2991.  
  2992.  
  2993.  
  2994.  
  2995.  
  2996.  
  2997.  
  2998.  
  2999.  
  3000.  
  3001.  
  3002.  
  3003.  
  3004.  
  3005.  
  3006.  
  3007.  
  3008.  
  3009.  
  3010.  
  3011.  
  3012.             Loan Master, Loan Accounting System                                         43
  3013.  
  3014.  
  3015.  
  3016.  
  3017.  
  3018.  
  3019.             The setup screen should look like this:
  3020.  
  3021.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  3022.                  ║                                                                              ║
  3023.                  ║  Customer No.            2                Original Amt.            1,000.00  ║
  3024.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.               0.00  ║
  3025.                  ║  Cust name.     Pmt loan past mty         Current Bal.               200.00  ║
  3026.                  ║  Comments                                 Accrued Int.                50.00  ║
  3027.                  ║                                           Int. due unpaid             50.00  ║
  3028.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid           200.00  ║
  3029.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  3030.                  ║                                           Int. paid life             100.00  ║
  3031.                  ║                                           Late Chg due                17.77  ║
  3032.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  3033.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                0.00  ║
  3034.                  ║  Date First Pmt    02/01/90               Late Charge Rate           0.0500  ║
  3035.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day              10  ║
  3036.                  ║  Next Pmt Due      01/01/91               Payment Amt Reg             88.85  ║
  3037.                  ║  Pmt due for       01/01/91               Payment Amt Lst             88.85  ║
  3038.                  ║  Date last mty     01/01/91               Number payments                12  ║
  3039.                  ║  Last transaction  02/01/91               Final payment no               12  ║
  3040.                  ║  Last update       02/01/91               Payments matured            12.00  ║
  3041.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                8.00  ║
  3042.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                12  ║
  3043.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                  31  ║
  3044.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff               267.77  ║
  3045.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3046.  
  3047.  
  3048.  
  3049.  
  3050.             Installment Loan - Before Final Maturity
  3051.  
  3052.             The next loan loan to be set up is an installment loan. It has not yet reached
  3053.             final maturity but is considered to be uncollectible.
  3054.  
  3055.                   Date of loan                                                                01-01-90
  3056.                   Date first payment                                                          02-01-90
  3057.                   Date Maturity                                                               01-01-92
  3058.                   Date next payment due                                           03-01-91
  3059.                   Payment due for                                                 09-01-90
  3060.                   Date last maturity                                                          02-01-91
  3061.                   Date last transaction                                                       02-01-91
  3062.                   Date last update                                                02-01-91
  3063.  
  3064.  
  3065.  
  3066.  
  3067.  
  3068.  
  3069.  
  3070.  
  3071.             44                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3072.  
  3073.  
  3074.  
  3075.  
  3076.  
  3077.                   Original principal             1,000.00
  3078.                   Scheduled balance          520.00
  3079.                   Remaining balance          700.00
  3080.                   Accrued interest            36.00
  3081.                   Interest due unpaid               30.00
  3082.                   Principal due unpaid             180.00
  3083.                   Interest paid YTD            0.00
  3084.                   Interest paid life                77.00
  3085.                   Late charges due            23.00
  3086.                   Late chg paid YTD            0.00
  3087.                   Late chg paid life                 6.00
  3088.                   Late charge rate              .05
  3089.                   Late charge @ day           10.00
  3090.                   Payment amount reg                47.07
  3091.                   Payment amt final           47.07
  3092.                   Number of payments                24.00
  3093.                   Number payments paid        13.00
  3094.                   Payments per year           12.00
  3095.  
  3096.  
  3097.             The setup screen should look like this:
  3098.  
  3099.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  3100.                  ║                                                                              ║
  3101.                  ║  Customer No.            3                Original Amt.            1,000.00  ║
  3102.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.             520.00  ║
  3103.                  ║  Cust name.     Pmt loan before mty       Current Bal.               700.00  ║
  3104.                  ║  Comments                                 Accrued Int.                36.00  ║
  3105.                  ║                                           Int. due unpaid             30.00  ║
  3106.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid           180.00  ║
  3107.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  3108.                  ║                                           Int. paid life              77.00  ║
  3109.                  ║                                           Late Chg due                23.00  ║
  3110.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  3111.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                6.00  ║
  3112.                  ║  Date First Pmt    02/01/90               Late Charge Rate           0.0500  ║
  3113.                  ║  Date maturity     01/01/92               Late Charge @ Day              10  ║
  3114.                  ║  Next Pmt Due      03/01/91               Payment Amt Reg             47.07  ║
  3115.                  ║  Pmt due for       09/01/90               Payment Amt Lst             47.07  ║
  3116.                  ║  Date last mty     02/01/91               Number payments                24  ║
  3117.                  ║  Last transaction  02/01/91               Final payment no               24  ║
  3118.                  ║  Last update       02/01/91               Payments matured            13.00  ║
  3119.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                9.00  ║
  3120.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                12  ║
  3121.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                 153  ║
  3122.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff               759.00  ║
  3123.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3124.  
  3125.  
  3126.  
  3127.  
  3128.  
  3129.  
  3130.             Loan Master, Loan Accounting System                                         45
  3131.  
  3132.  
  3133.  
  3134.  
  3135.  
  3136.             Update The File
  3137.  
  3138.             Return to the main  menu, select the file update option. Verify  that the date
  3139.             of last file  update was 01-01-91.  If it was  not, press  escape to exit  the
  3140.             update function, return to the utilities  menu and update the date last update
  3141.             in the parameter file.
  3142.  
  3143.             When you have set the date last file update in the parameter file, request the
  3144.             file  update function,  enter the  date of  this update  as 05-01-91.  At your
  3145.             option you  may tell the  program to stop  after every loan update  every day.
  3146.             This will allow you to inspect the results of each day's  update. It will also
  3147.             require you to  press the enter key  267 times to  finish the update. You  may
  3148.             speed  up the process by  holding the enter key down  and watching the date of
  3149.             update in the upper  left hand corner of the visual update screen. Release the
  3150.             enter  key and return  to the single  key press method when  this date reaches
  3151.             about 04-10-91.
  3152.  
  3153.             After the update, from the  Main Menu, select the Loan File  Maintenance Menu,
  3154.             then the loan edit function. You may look up each loan in turn by entering the
  3155.             loan and customer numbers. The updated loan screens will look like this:
  3156.  
  3157.  
  3158.             Single Pay Loan Past Maturity
  3159.  
  3160.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  3161.                  ║                                                                              ║
  3162.                  ║  Customer No.            1                Original Amt.           10,000.00  ║
  3163.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.          10,000.00  ║
  3164.                  ║  Cust name.     Single pay past mty       Current Bal.            10,000.00  ║
  3165.                  ║  Comments                                 Accrued Int.             1,592.61  ║
  3166.                  ║                                           Int. due unpaid          1,592.61  ║
  3167.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid        10,000.00  ║
  3168.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  3169.                  ║                                           Int. paid life               0.00  ║
  3170.                  ║                                           Late Chg due                 0.00  ║
  3171.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  3172.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                0.00  ║
  3173.                  ║  Date First Pmt    01/01/91               Late Charge Rate           0.0000  ║
  3174.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day               0  ║
  3175.                  ║  Next Pmt Due      01/01/91               Payment Amt Reg         11,200.00  ║
  3176.                  ║  Pmt due for       01/01/91               Payment Amt Lst         11,200.00  ║
  3177.                  ║  Date last mty     01/01/91               Number payments                 1  ║
  3178.                  ║  Last transaction  02/01/91               Final payment no                1  ║
  3179.                  ║  Last update       05/01/91               Payments matured             1.00  ║
  3180.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                0.00  ║
  3181.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                 1  ║
  3182.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                 120  ║
  3183.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff            11,592.61  ║
  3184.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3185.  
  3186.  
  3187.  
  3188.  
  3189.             46                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3190.  
  3191.  
  3192.  
  3193.  
  3194.  
  3195.  
  3196.  
  3197.  
  3198.             Payment Loan Past Maturity
  3199.  
  3200.  
  3201.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  3202.                  ║                                                                              ║
  3203.                  ║  Customer No.            2                Original Amt.            1,000.00  ║
  3204.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.               0.00  ║
  3205.                  ║  Cust name.     Pmt loan past mty         Current Bal.               200.00  ║
  3206.                  ║  Comments                                 Accrued Int.                55.86  ║
  3207.                  ║                                           Int. due unpaid             55.86  ║
  3208.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid           200.00  ║
  3209.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  3210.                  ║                                           Int. paid life             100.00  ║
  3211.                  ║                                           Late Chg due                17.77  ║
  3212.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  3213.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                0.00  ║
  3214.                  ║  Date First Pmt    02/01/90               Late Charge Rate           0.0500  ║
  3215.                  ║  Date maturity     01/01/91               Late Charge @ Day              10  ║
  3216.                  ║  Next Pmt Due      01/01/91               Payment Amt Reg             88.85  ║
  3217.                  ║  Pmt due for       01/01/91               Payment Amt Lst             88.85  ║
  3218.                  ║  Date last mty     01/01/91               Number payments                12  ║
  3219.                  ║  Last transaction  02/01/91               Final payment no               12  ║
  3220.                  ║  Last update       05/01/91               Payments matured            12.00  ║
  3221.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                8.00  ║
  3222.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                12  ║
  3223.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                 120  ║
  3224.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff               273.63  ║
  3225.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3226.  
  3227.  
  3228.  
  3229.                  Payment Loan Before Maturity
  3230.  
  3231.  
  3232.  
  3233.  
  3234.  
  3235.  
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.  
  3240.  
  3241.  
  3242.  
  3243.  
  3244.  
  3245.  
  3246.  
  3247.  
  3248.             Loan Master, Loan Accounting System                                         47
  3249.  
  3250.  
  3251.  
  3252.  
  3253.  
  3254.                  ╔═════════════════════════ LOAN RECORD UPDATE SCREEN ══════════════════════════╗
  3255.                  ║                                                                              ║
  3256.                  ║  Customer No.            3                Original Amt.            1,000.00  ║
  3257.                  ║  Loan No.                1                Scheduled Bal.             393.13  ║
  3258.                  ║  Cust name.     Pmt loan before mty       Current Bal.               700.00  ║
  3259.                  ║  Comments                                 Accrued Int.                56.48  ║
  3260.                  ║                                           Int. due unpaid             56.48  ║
  3261.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Prin. due unpaid           306.87  ║
  3262.                  ║                                           Int. paid YTD                0.00  ║
  3263.                  ║                                           Int. paid life              77.00  ║
  3264.                  ║                                           Late Chg due                30.05  ║
  3265.                  ║                                           Late Chg YTD                 0.00  ║
  3266.                  ║  Date Note         01/01/90               Late Chg Life                6.00  ║
  3267.                  ║  Date First Pmt    02/01/90               Late Charge Rate           0.0500  ║
  3268.                  ║  Date maturity     01/01/92               Late Charge @ Day              10  ║
  3269.                  ║  Next Pmt Due      06/01/91               Payment Amt Reg             47.07  ║
  3270.                  ║  Pmt due for       09/01/90               Payment Amt Lst             47.07  ║
  3271.                  ║  Date last mty     05/01/91               Number payments                24  ║
  3272.                  ║  Last transaction  04/11/91               Final payment no               24  ║
  3273.                  ║  Last update       05/01/91               Payments matured            16.00  ║
  3274.                  ║  Int Rate Orig      12.0000               Payments paid                9.00  ║
  3275.                  ║  Int Rate Cur       12.0000               Payments per yr                12  ║
  3276.                  ║  Int Comp Basis         365               Days past due                 242  ║
  3277.                  ║  No int. until       /  /                 Gross payoff               786.53  ║
  3278.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3279.  
  3280.  
  3281.             This concludes the tutorial section of the manual. 
  3282.  
  3283.             Before setting up a number of real live loans, experiment with one or two real
  3284.             loans starting with new blank data files. Remember, the installation disk will
  3285.             install new blank data files.
  3286.  
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.  
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.  
  3305.  
  3306.  
  3307.             48                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3308.  
  3309.  
  3310.  
  3311.  
  3312.  
  3313.                                            Help Function
  3314.  
  3315.             Loan  Master has  a built  in  help function.  Help screens  are available  to
  3316.             instruct the  operator on various functions and operations.  On screen help is
  3317.             not always available.  When it is, it is accessed by pressing the function key
  3318.             marked F1.
  3319.  
  3320.             Help screens appear  as windows.  In  some cases, the amount of  text required
  3321.             will not  fit in  the space available.   In  these cases  help screens can  be
  3322.             scrolled to display more text by pressing the down arrow or the PgDn keys.
  3323.  
  3324.             ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  3325.                  ║                                 LOAN MASTER                                  ║
  3326.                  ║                                 Verify Date                                  ║
  3327.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  3328.                  ║                                                                              ║
  3329.                  ║                                                                              ║
  3330.                  ║                                                                              ║
  3331.                  ║                                                                              ║
  3332.                  ║                                                                              ║
  3333.                  ║╔╡ Verify System Date ╞══════════════════════════════════════════════════════╗║
  3334.                  ║║                                                                            ║║
  3335.                  ║║The loan processing program MUST always know the correct current date. It   ║║
  3336.                  ║║uses the current date to compute interest and late charges and to keep up   ║║
  3337.                  ║║with the pre-due or past-due status of each loan.                           ║║
  3338.                  ║║                                                                            ║║
  3339.                  ║║The program reads the date from your computer's calendar. If the date is    ║║
  3340.                  ║║not correct, you should exit the program and use the DOS command, DATE, to  ║║
  3341.                  ║║set the correct date.                                                       ║║
  3342.                  ║║                                                                            ║║
  3343.                  ║║If you do not know how to use the DOS command DATE, please refer to your    ║║
  3344.                  ║║DOS manual.                                                                 ║║
  3345.                  ║║                                                                            ║║
  3346.                  ╠╚═ Edit text, Ctrl W = Save, Esc = Abort ════════════════════════════════════╝╣
  3347.                  ║                                                                              ║
  3348.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3349.  
  3350.             To exit  a help screen,  press the Esc  key.  In some  cases you will  need to
  3351.             press it twice.
  3352.  
  3353.  
  3354.             Customizing Help Screens
  3355.  
  3356.             On the  program options  menu,  an option  allows you  to  customize the  help
  3357.             screens.  This option  is normally  turned off.  When the  option is  off, the
  3358.             screens  cannot  be changed.  When this  option is  on,  however, they  may be
  3359.             changed to display any text or instructions you wish.
  3360.  
  3361.  
  3362.  
  3363.  
  3364.  
  3365.  
  3366.             Loan Master, Loan Accounting System                                         49
  3367.  
  3368.  
  3369.  
  3370.  
  3371.  
  3372.                                           Menu Operations
  3373.  
  3374.  
  3375.             Loan Master is completely menu operated.  
  3376.  
  3377.             A  menu is a list of tasks, or functions  the program can perform.  Entering a
  3378.             new loan, is a menu function.  Printing a trial balance is a menu function.  
  3379.  
  3380.             Since  one  menu cannot  display  all the  possible  functions the  system can
  3381.             perform, related tasks are  listed together on menus and  some menu selections
  3382.             display additional menus called submenus.
  3383.  
  3384.  
  3385.             Using the Menus
  3386.  
  3387.             Menus consist of a list of options,  or items,   preceded by an option number.
  3388.             The option number is listed to the left of the menu item.  To keep the  screen
  3389.             clean and readable, menus  are limited to no more than eight  options plus the
  3390.             ninth, return option.  Option 9 is always return.
  3391.  
  3392.             The return  option takes you back to  the point in the  program from which you
  3393.             came  to the current  menu. This may  be to a  previous menu or  to some other
  3394.             function.
  3395.  
  3396.             The return option on  the main menu returns you  to DOS, or to  your automatic
  3397.             menu system,  if you have one  installed on your machine. If  your machine has
  3398.             Windows or OS/2, it will return to your program group or task list.
  3399.  
  3400.  
  3401.             Selecting Menu Options
  3402.  
  3403.             There are two ways to select a menu option.
  3404.  
  3405.             If you  know exactly what you  want to do and  how to do it,  simply press the
  3406.             numeric key corresponding the  menu option.  To  select option 3, press  the 3
  3407.             key. You may  select either the 3  key on the  typewriter keyboard, or if  the
  3408.             NumLock key is set  to numbers, you may use the 3 key  on the numeric key pad.
  3409.             DO NOT use the function key labeled F3.
  3410.  
  3411.             If  you are a  new user and  not yet confident  in your knowledge  of the menu
  3412.             options and the functions they perform, you may use the cursor keys,  or  to
  3413.             select a menu option.
  3414.  
  3415.             Cursor key selection is done by highlighting a menu selection and pressing the
  3416.             return key.
  3417.  
  3418.             Highlighting means  that one selection will  be displayed in a  manner that is
  3419.             noticeably different  from  the rest  of the  options.   Highlighting  usually
  3420.             results  in the  selected option  being displayed  in  reversed colors.   Some
  3421.  
  3422.  
  3423.  
  3424.  
  3425.             50                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3426.  
  3427.  
  3428.  
  3429.  
  3430.  
  3431.             computer video displays may  handle this in  a different manner (underline  or
  3432.             otherwise).
  3433.  
  3434.             When an option is highlighted, selected,   a message will appear at the bottom
  3435.             of the  screen.   This  message  will give  additional information  about  the
  3436.             selected option.
  3437.  
  3438.             To select  an option, press either  the  or the   keys. If you  press the up
  3439.             key, the  highlight bar  will jump  to the  next higher  option on the  screen
  3440.             (Lower  number,  higher physical  position).   The down  key has  the opposite
  3441.             effect.
  3442.  
  3443.             The highlight bar will "roll around" from top to bottom or from bottom to top.
  3444.             If you press Up when the bar is on the top selection, it will "roll around" to
  3445.             the bottom selection and vice versa.
  3446.  
  3447.  
  3448.             Menu  Functions Available
  3449.  
  3450.             Menu Structure
  3451.  
  3452.             Loan Master  is completely menu  driven. All functions  are accessed  from the
  3453.             menus. The menus and submenus are:
  3454.  
  3455.  
  3456.  
  3457.                         Main Menu
  3458.                         1) Loan Maintenance Menu
  3459.                         2) Transaction Maintenance Menu
  3460.                         3) Loan File Update
  3461.                         4) Printed Reports
  3462.                         5) Screen Reports
  3463.                         6) Year End Processing
  3464.                         7) Utilities Menu
  3465.                         9) Quit
  3466.  
  3467.  
  3468.                         Loan Maintenance Menu
  3469.                         1) Edit, (Change) A Loan Record
  3470.                         2) Add A New Loan
  3471.                         3) Add An Existing Loan
  3472.                         4) Delete a Loan Record
  3473.                         5) Browse The Loan Master File
  3474.                         6) Search The Loan Master File
  3475.                         7) Display Loan Payoff
  3476.                         9) Return To Main Menu
  3477.  
  3478.  
  3479.  
  3480.  
  3481.  
  3482.  
  3483.  
  3484.             Loan Master, Loan Accounting System                                         51
  3485.  
  3486.  
  3487.  
  3488.  
  3489.  
  3490.                         Transaction Maintenance Menu
  3491.                         1) Post A Payment Transaction
  3492.                         2) Post An Advance Transaction
  3493.                         3) Reverse a Previous Transaction 
  3494.                         4) Browse The Transaction File
  3495.                         5) Post User Defined Field 1.    (2)
  3496.                         6) Post User Defined Field 2.    (2)
  3497.                         7) Post The Penalty Field (Ret Check Chg.)
  3498.                         8) Escrow Payments and Disbursements
  3499.                         9) Return To The Main Menu
  3500.  
  3501.  
  3502.                         Loan File Update Menu
  3503.                         1) Update The Master File
  3504.                         2) Post A Loan Payment
  3505.                         9) Return To The Main Menu
  3506.  
  3507.                         Printed Reports Menu
  3508.                         1) Print Trial Balance
  3509.                         2) Print Past Due Report
  3510.                         3) Print Notices Menu
  3511.                         4) Print Accrual Report
  3512.                         5) Print Posting Totals
  3513.                         6) Print Loan Statement
  3514.                         7) Print A Custom Report
  3515.                         8) Transaction Listing
  3516.                         9) Return 
  3517.  
  3518.  
  3519.                         Printed Notices Menu
  3520.                         1) Print Past Due Report
  3521.                         2) Print Past Due Notices
  3522.                         3) Individual Past Due Notices
  3523.                         4) Print Will Be Due Notices
  3524.                         5) Custom Will Be Due Notices
  3525.                         6) Print Loan Statement
  3526.                         9) Return (To printed reports menu)
  3527.  
  3528.  
  3529.                         Screen Reports Menu
  3530.                         1) Loan Statement (Transaction History)
  3531.                         2) Totals Report
  3532.                         9) Return
  3533.  
  3534.  
  3535.  
  3536.  
  3537.  
  3538.  
  3539.  
  3540.  
  3541.  
  3542.  
  3543.             52                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3544.  
  3545.  
  3546.  
  3547.  
  3548.  
  3549.                         Year End Processing Menu
  3550.                         1) Year End Interest Statements
  3551.                         2) Year End Closeout
  3552.                         9) Return
  3553.  
  3554.  
  3555.                         Utilities Menu
  3556.                         1) Set The Program Options
  3557.                         2) Reindex All Files
  3558.                         3) Clean Up The Data Files
  3559.                         4) Display System Status
  3560.                         5) Create WordPerfect Merge File
  3561.                         6) Add History to Loan Record
  3562.                         7) Set or Change System Date
  3563.                         8) Audit Transaction File
  3564.                         9) Return
  3565.  
  3566.  
  3567.                               Options Menu
  3568.                               1)    Update the Parameter File
  3569.                               2)    Customized help Messages is off/on
  3570.                               3)    Set the Path to Data Files
  3571.                               4)    Set or Change the System Printer
  3572.                               5)    Restore Local Backup
  3573.                               6)    Create local backup
  3574.  
  3575.  
  3576.             Menu Hierarchy
  3577.  
  3578.             Some of  the menus display yet  additional menus. The menus  fit together like
  3579.             this:
  3580.  
  3581.  
  3582.                   Main Menu         Sub Menus
  3583.  
  3584.             1)    Loan File Maintenance Menu
  3585.                         1) Edit, (change) a Loan Record
  3586.                         2) Add a New Loan
  3587.                         3) Add an Existing Loan
  3588.                         4) Delete a Loan Record
  3589.                         5) Browse the Loan Master File
  3590.                         6) Search the Loan Master File
  3591.                         7) Display Loan Payoff
  3592.                         9) Return to Main Menu
  3593.  
  3594.  
  3595.  
  3596.  
  3597.  
  3598.  
  3599.  
  3600.  
  3601.  
  3602.             Loan Master, Loan Accounting System                                         53
  3603.  
  3604.  
  3605.  
  3606.  
  3607.  
  3608.             2)    Transaction Maintenance Menu
  3609.                         1) Post a Payment Transaction
  3610.                         2) Post an Advance Transaction
  3611.                         3) Reverse a Previous Payment Transaction
  3612.                         4) Browse the Transaction File
  3613.                         5) Post User Defined Field 1.       (2)
  3614.                         6) Post User Defined Field 2.       (2)
  3615.                         7) Post the Penalty Field           (2)
  3616.                         8) Escrow Payments and Disbursements
  3617.                         9) Return to the Main Menu
  3618.  
  3619.             3)    Loan File Update
  3620.                         1) Update All Loans
  3621.                         2) Post a Loan Payment
  3622.                         9) Return to The Main Menu
  3623.  
  3624.             4)    Printed Reports
  3625.                         1) Print Trial Balance
  3626.                         2) Print Past Due Report
  3627.                         3) Print Notices Menu
  3628.                               1) Print Past Due Notices
  3629.                               2) Individual Past Due Notice
  3630.                               3) Print Will Be Due Notices
  3631.                               4)Custom Will Be Due Notices
  3632.                               9) Return (To Printed Reports Menu)
  3633.                         4) Print Posting Totals
  3634.                         5) Print Loan Statement
  3635.                         6) Print A Custom Report
  3636.                         7) Transaction Listing
  3637.                         9) Return
  3638.  
  3639.             5)    Screen Reports
  3640.                         1) Loan Statement (History)
  3641.                         2) Totals Report
  3642.                         9) Return to Main Menu
  3643.  
  3644.  
  3645.  
  3646.             6)    Utilities
  3647.                         1) Set Program Options
  3648.                               1)    Update the Parameter File
  3649.                               2)    Customized help Messages is off/on
  3650.                               3)    Set the Path to Data Files
  3651.                               4)    Set or Change the System Printer
  3652.                         2) File Maintenance
  3653.                               1) Reindex all  Files 
  3654.                               2) Reorganize the Data Files
  3655.                               3) Audit Transaction File
  3656.                               4) File Backup Menu
  3657.                                     1) Create Local Backup
  3658.  
  3659.  
  3660.  
  3661.             54                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3662.  
  3663.  
  3664.  
  3665.  
  3666.  
  3667.                                     2) Restore Local Backup
  3668.                                     3) Create Floppy Backup
  3669.                                     4) Restore Floppy Backup
  3670.                         3) Display System Status
  3671.                         4) Create WordPerfect Merge File
  3672.                         5) Add History to Loan Record
  3673.                         6) Set or Change System Date
  3674.                         7) Audit Transaction File
  3675.                         8) Year End Maintenance
  3676.  
  3677.                         9) Return to Main Menu
  3678.  
  3679.             9     Quit (Return to DOS)
  3680.  
  3681.  
  3682.             Notes On Menu Options
  3683.  
  3684.  
  3685.             (2)   These  options access  user defined  fields,   and can be  customized by
  3686.                   editing the parameter file. See the section on changing the user defined
  3687.                   options.
  3688.  
  3689.  
  3690.  
  3691.  
  3692.  
  3693.  
  3694.  
  3695.  
  3696.  
  3697.  
  3698.  
  3699.  
  3700.  
  3701.  
  3702.  
  3703.  
  3704.  
  3705.  
  3706.  
  3707.  
  3708.  
  3709.  
  3710.  
  3711.  
  3712.  
  3713.  
  3714.  
  3715.  
  3716.  
  3717.  
  3718.  
  3719.  
  3720.             Loan Master, Loan Accounting System                                         55
  3721.  
  3722.  
  3723.  
  3724.  
  3725.  
  3726.                                 Loan Maintenance Menu Functions 
  3727.  
  3728.  
  3729.             Add an Existing Loan
  3730.  
  3731.             An existing loan is  a loan on which interest has already  been accrued and on
  3732.             which interest  or principal payments  have already  been made. Setting  up an
  3733.             existing loan is considerably more complex than a new loan.
  3734.  
  3735.             Since  the computer  does not  know the history  of the  existing loan,  it is
  3736.             necessary for the  current status of  all the required  fields to be  computed
  3737.             manually and entered.
  3738.  
  3739.             It  is not possible to have the  computer compute this information by entering
  3740.             the transactions since it has already computed the past time period on all the
  3741.             other loans in the database and cannot repeat these calculations.
  3742.  
  3743.             To place an existing  loan on the computer, you must first  accumulate all the
  3744.             data needed by this screen and then enter it. It is recommended you use a data
  3745.             entry form  to first assemble and  organize the necessary data  and then enter
  3746.             the data from the form.
  3747.  
  3748.             See the section on  data fields for details of  exactly what each field  means
  3749.             and how it is used.
  3750.  
  3751.             For  detailed instructions on  setting up an  existing loan, see  the tutorial
  3752.             section of the manual titled "Setting up an existing loan" on page 28.
  3753.  
  3754.  
  3755.             Add a New Loan
  3756.  
  3757.             This function is used  to add a new loan to the  database. It displays the new
  3758.             loan data  entry screen and prompts  the operator to enter  the data necessary
  3759.             for the program to begin processing the new loan.
  3760.  
  3761.             This  screen  cannot be  used to  add  an existing  loan to  the  database. An
  3762.             existing  loan is a loan  that has already been  funded and has already earned
  3763.             some interest or possibly had payments made.
  3764.  
  3765.             For detailed  instructions on setting  up an  existing loan, see  the tutorial
  3766.             section of the manual titled "Setting up a new loan" on page 13.
  3767.  
  3768.  
  3769.  
  3770.  
  3771.  
  3772.  
  3773.  
  3774.  
  3775.  
  3776.  
  3777.  
  3778.  
  3779.             56                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3780.  
  3781.  
  3782.  
  3783.  
  3784.  
  3785.             Edit (Change) a Loan Record
  3786.  
  3787.             This screen displays all the data in the file for any individual loan. You can
  3788.             use this screen  to just view the  data on the screen,  or you can change  the
  3789.             data if necessary.
  3790.  
  3791.             See the  section  on  data entry  screens  for instructions  on  entering  and
  3792.             changing data.
  3793.  
  3794.             You may not change the customer number or the balance.
  3795.  
  3796.             To view a loan on this screen you  must identify it either by name or  number.
  3797.             See the section on the loan look up menu.
  3798.  
  3799.  
  3800.             Delete a Loan Record
  3801.  
  3802.             This option is used  to delete a loan from  the file. You should not  delete a
  3803.             loan until it has been paid off.
  3804.  
  3805.             Before deleting a loan, make a backup copy of  the data files, "Just in case".
  3806.             Then  display  the edit  screen  and  use your  screen  print key  to  print a
  3807.             permanent  record of all the data  fields for both the  master loan screen and
  3808.             the user defined screen. Next, select the option to print a loan statement and
  3809.             print out the loan statement listing all transactions in the file. Store these
  3810.             printed records in your permanent loan file.
  3811.  
  3812.             Next, use the loan look up screen to identify  the loan you want to delete. If
  3813.             it is found, you  will be asked to identify it. "Is this  the loan you want to
  3814.             delete? Y/N". If you answer "Y", the program will check to be sure the loan is
  3815.             paid off. If it is, it will be marked to delete. 
  3816.  
  3817.             If the loan is not paid off,  you will receive a message warning you the  loan
  3818.             is still active. You will be asked if you want to delete it anyway. regardless
  3819.             of  your answer, you will  be asked again  if you want to  delete the loan, or
  3820.             cancel  the deletion procedure.  If  you respond "C" for  cancel, the loan and
  3821.             its transactions will be deleted.
  3822.  
  3823.  
  3824.             Browse the Loan File
  3825.  
  3826.             The browse function allows the loan records to be displayed on the screen in a
  3827.             spread  sheet format,  one loan per  line with  the fields  listed in parallel
  3828.             columns. The fields may be edited. Refer to the section on  browse screens. It
  3829.             is titled "Browse Screens" and is found on page  100.
  3830.  
  3831.  
  3832.  
  3833.  
  3834.  
  3835.  
  3836.  
  3837.  
  3838.             Loan Master, Loan Accounting System                                         57
  3839.  
  3840.  
  3841.  
  3842.  
  3843.  
  3844.             Search the Loan File
  3845.  
  3846.             For normal processing operations, Loan Master expects the operator to know the
  3847.             customer and the loan  number of each loan. To  find a loan and display  it on
  3848.             the screen, the  operator will enter the customer number  and the loan number.
  3849.             These two numbers are used to perform a look up in the master file index. This
  3850.             process  is  very quick.  It  allows finding  the  last  loan in  a  2000 loan
  3851.             portfolio in one to two seconds depending on the speed of the computer.
  3852.  
  3853.             Occasionally,  the  operator will  not know  the customer  number or  the loan
  3854.             number.  The search  function  allows finding  any  loan in  the  file if  the
  3855.             operator  knows either the  customer number, the  loan number or  the customer
  3856.             name.
  3857.  
  3858.  
  3859.             Loan Search Menu
  3860.  
  3861.             The loan search menu displays a screen that looks like this:
  3862.  
  3863.  
  3864.                                       Loan Processing
  3865.                                   Locate individual loan
  3866.  
  3867.                           ┌───────────────────────────────────────────────────┐
  3868.                           │                                                   │
  3869.                           │      1) Locate loan by borrower name.             │
  3870.                           │      2) Locate loan by loan number.               │
  3871.                           │      3) Locate loan by customer number.           │
  3872.                           │                                                   │
  3873.                           │      9) Return.                                   │
  3874.                           │                                                   │
  3875.                           └───────────────────────────────────────────────────┘
  3876.  
  3877.  
  3878.             This look  up  screen is  a  menu just  like  the other  menus. See  the  menu
  3879.             instructions for details.
  3880.  
  3881.             If  you select  option 1),  locate by  name, you  will be  asked to  enter the
  3882.             borrowers  name.  The  search  method  used is  very  broad.  If  the  name or
  3883.             characters  you enter appear anywhere in the  borrowers name, the loan will be
  3884.             displayed. Upper  and lower case are  ignored. Note that the  name compared is
  3885.             the name in the loan file, not the name in the customer file. 
  3886.  
  3887.  
  3888.  
  3889.  
  3890.  
  3891.  
  3892.  
  3893.  
  3894.  
  3895.  
  3896.  
  3897.             58                                         Loan Master, Loan Accounting System
  3898.  
  3899.  
  3900.  
  3901.  
  3902.  
  3903.             Loan look up example:
  3904.  
  3905.             If you enter the characters "Smith", (without the quotes),
  3906.             the search will find all of the following loans:
  3907.  
  3908.                         Smith, Jack
  3909.                         SMITH, JACK
  3910.                         Smithfield, Susan
  3911.                         William T. Smith
  3912.                         James R. Goldsmith
  3913.  
  3914.  
  3915.             The search begins at the beginning of the file and continues through  the file
  3916.             one loan at a time. As each match  is found, the loan will be displayed on the
  3917.             screen. Press PgDn to  step from one loan to the next. You cannot back up. You
  3918.             can stop the process by pressing the Esc key.
  3919.  
  3920.  
  3921.             Display Loan Payoff Screen
  3922.  
  3923.             The  loan payoff screen  displays a limited  selection of data  related to the
  3924.             final  payment  of the  loan.  All  data needed  to  quote a  final  payoff is
  3925.             included. Data not related to the final payment of the loan is omitted to make
  3926.             the screen easier to read.
  3927.  
  3928.             ╔═══════════════════════════ LOAN PAYOFF DATA SCREEN ══════════════════════════╗
  3929.                  ║                                                                              ║
  3930.                  ║  Customer No.   12-0012-12                Date of Payoff.                    ║
  3931.                  ║  Loan No.             0001                (Date last update) 01/15/91        ║
  3932.                  ║  Cust name.     Johnson, Sam         12   Principal due.           9,703.40  ║
  3933.                  ║  Comments                                 Interest due.                0.00  ║
  3934.                  ║                                           Subtotal, P&I.           9,740.62  ║
  3935.                  ║  Makers/Guarantors ...                    Late charge due.             0.00  ║
  3936.                  ║                                           Gross payoff.            9,740.62  ║
  3937.                  ║                                           Daily Accrual.               2.66  ║
  3938.                  ║                                           Date next LC due.  01/29/91        ║
  3939.                  ║                                                                              ║
  3940.                  ║  Date Note         01/01/90                                                  ║
  3941.                  ║                                                                              ║
  3942.                  ║  Date maturity     01/19/94                                                  ║
  3943.                  ║  Next Pmt Due      01/19/91               Days past due                  -4  ║
  3944.                  ║  Pmt due for       01/19/91                                                  ║
  3945.                  ║  Date last mty     01/01/91                                                  ║
  3946.                  ║  Last transaction  01/01/91                                                  ║
  3947.                  ║  Last update       01/15/91                                                  ║
  3948.                  ║                                                                              ║
  3949.                  ║  Int Rate Cur       10.0000                                                  ║
  3950.                  ║  Int Comp Basis          12                                                  ║
  3951.                  ║  No int. until       /  /                 Press any Key to Continue...       ║
  3952.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3953.  
  3954.  
  3955.  
  3956.             Loan Master, Loan Accounting System                                         59
  3957.  
  3958.  
  3959.  
  3960.  
  3961.  
  3962.  
  3963.  
  3964.  
  3965.  
  3966.  
  3967.  
  3968.  
  3969.  
  3970.  
  3971.  
  3972.  
  3973.  
  3974.  
  3975.  
  3976.  
  3977.  
  3978.  
  3979.  
  3980.  
  3981.  
  3982.  
  3983.  
  3984.  
  3985.  
  3986.  
  3987.  
  3988.  
  3989.  
  3990.  
  3991.  
  3992.  
  3993.  
  3994.  
  3995.  
  3996.  
  3997.  
  3998.  
  3999.  
  4000.  
  4001.  
  4002.  
  4003.  
  4004.  
  4005.  
  4006.  
  4007.  
  4008.  
  4009.  
  4010.  
  4011.  
  4012.  
  4013.  
  4014.  
  4015.             60                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4016.  
  4017.  
  4018.  
  4019.  
  4020.  
  4021.                                Transaction Maintenance Functions
  4022.  
  4023.             Functions that are used to process  normal day to day transactions are grouped
  4024.             together on the Transaction Maintenance Menu.
  4025.  
  4026.  
  4027.             Posting Payments
  4028.  
  4029.             When the posting option is  selected, you will first be asked  to identify the
  4030.             loan which  is to  be posted  by  customer and  loan number.  Enter these  two
  4031.             numbers and  press the  return  key. The  loan requested,  if  found, will  be
  4032.             displayed on the posting screen. 
  4033.  
  4034.             The posting screen looks like this:
  4035.  
  4036.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  4037.                  ║                             Post a loan payment                              ║
  4038.                  ║       Cust: 76543         Loan: 3             Customer                       ║
  4039.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4040.                  ║                                                                              ║
  4041.                  ║             Date of last update               :        02/11/88              ║
  4042.                  ║             Total interest accrued not paid   :          130.69              ║
  4043.                  ║             Interest due, not yet paid        :            0.00              ║
  4044.                  ║             Principal due, not yet paid       :           68.49              ║
  4045.                  ║             Late charges due, not yet paid    :            0.00              ║
  4046.                  ║             Total amount due, not yet paid    :           68.49              ║
  4047.                  ║             Payment due for (date)            :        03/01/88              ║
  4048.                  ║             Scheduled payment amount          :        1,217.32              ║
  4049.                  ║                                                                              ║
  4050.                  ║             Enter the date of the transaction :        08/13/90              ║
  4051.                  ║             Enter the total amount received   :        1,217.32              ║
  4052.                  ║             Allocation of payment amount -                                   ║
  4053.                  ║             Enter amount of interest payment  :          243.12              ║
  4054.                  ║             Enter amount of principal payment :          974.20              ║
  4055.                  ║             Enter amount of late charge paid  :            0.00              ║
  4056.                  ║             Is the payment correct? Y/N       :               N              ║
  4057.                  ║                                                                              ║
  4058.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4059.                  ║                     Esc = abort   PgDn = save   F1 = help                    ║
  4060.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4061.  
  4062.  
  4063.             This screen does not display  all information about the loan. It  does display
  4064.             the information needed to identify the loan and the information needed to post
  4065.             a payment.
  4066.  
  4067.             Before posting payments turn to the section on cursor control and editing keys
  4068.             for instructions on how to navigate the posting screen and to enter and change
  4069.             (edit) or reenter data.
  4070.  
  4071.  
  4072.  
  4073.  
  4074.             Loan Master, Loan Accounting System                                         61
  4075.  
  4076.  
  4077.  
  4078.  
  4079.  
  4080.             To Post a Payment:
  4081.  
  4082.             1)    Verify the customer number,  loan number and customer name on the screen
  4083.                   to be sure you are posting to the correct loan.
  4084.  
  4085.             2)    Observe the date  of the last update.  It should be today's date  if the
  4086.                   posting date is today.   If not today's date,  it should be the same  as
  4087.                   the posting date  for the transaction. If these dates  do not agree, the
  4088.                   interest accrual will not be accurate as of the posting date.
  4089.  
  4090.                   If your policy is to charge all interest accrued as of the posting date,
  4091.                   it is vital that the two dates agree.
  4092.  
  4093.                   In the event  the payment was due only a few  days ago and you intend to
  4094.                   charge only the interest due, not yet paid, the date of update should be
  4095.                   equal to or later than the maturity date of the payment.
  4096.  
  4097.             3)    The top half of the box displays the following information:
  4098.  
  4099.                         Date of last update
  4100.                         Total interest accrued not paid
  4101.                         Interest due not yet paid
  4102.                         Principal due not yet paid
  4103.                         Late charges due, not yet paid
  4104.                         Total amount due, not yet paid
  4105.                         Scheduled payment due date
  4106.                         Scheduled payment amount
  4107.  
  4108.  
  4109.             This information is just that, information. This is data you will need to know
  4110.             to determine how to allocate the  payment amount among interest, principal and
  4111.             late charge.
  4112.  
  4113.             4)    The bottom half of the screen is the information you must enter to  post
  4114.                   the payment.  The program will attempt  to post the payment  for you. It
  4115.                   allocates  the scheduled payment  amount according to  your selection of
  4116.                   several preset options.  (See payment allocation  option on the  Program
  4117.                   Options Screen.)
  4118.  
  4119.             5)    Read  step 2) above. Next, if it  is not correct, enter the posting date
  4120.                   of the transaction.
  4121.  
  4122.             6)    If  you agree with the  program's allocation of  interest, principal and
  4123.                   late  charge, and the program's calculation of the total payment amount,
  4124.                   you  may  post the  entire  payment  by  simply highlighting    the  "N"
  4125.                   following  "Is  the payment  correct?" and  pressing  the "Y"  key. This
  4126.                   action  tells the program  to accept the data as it is  presented on the
  4127.                   screen and post the transaction to the loan. The result is immediate.
  4128.  
  4129.  
  4130.  
  4131.  
  4132.  
  4133.             62                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4134.  
  4135.  
  4136.  
  4137.  
  4138.  
  4139.                   If  you do not  agree with the  program's allocation in  this particular
  4140.                   case, you  may change it  by posting any  amounts you like  to interest,
  4141.                   principal and late charges.
  4142.  
  4143.                   If you  never agree  with the  allocation made by  the program,  see the
  4144.                   payment allocation option  on the program parameter options  screen. You
  4145.                   might find another allocation option more appropriate.
  4146.  
  4147.             7)    Enter the amount  of the payment to apply to interest, if any. It is not
  4148.                   required  to collect  the interest due.  If you  do not,  it will simply
  4149.                   carry forward.  It will not be  added to the interest paid  or paid YTD.
  4150.                   Unpaid interest is not compounded (Added to the principal balance).
  4151.  
  4152.             8)    Enter the  amount to apply to  the principal. If  any. Again as  for the
  4153.                   interest amount, it  is not required that you make  a principal payment.
  4154.                   If a  principal  payment is  not  allocated, the  entire amount  may  be
  4155.                   applied to interest.
  4156.  
  4157.                   It is possible to overpay the interest. If you do,  the interest accrued
  4158.                   field will show a negative number.
  4159.  
  4160.             9)    Enter  the amount of late charge collected,  if any. It is not necessary
  4161.                   to collect the late charge. If late  charges are due, the amount may  be
  4162.                   changed back to  0.00 and  the previously allocated  late charge  amount
  4163.                   will be reallocated to  interest or principal. The  late charge due  but
  4164.                   not collected will  be carried forward to the next  payment. If the late
  4165.                   charges  are to be forgiven, set the  late charge amount due on the edit
  4166.                   screen to 0.00.
  4167.  
  4168.             10)   Move the  highlight to  the "N" following  the question "Is  the payment
  4169.                   correct?". Pressing the "Y" key will accept the payment, post it, update
  4170.                   the loan record,  and exit the screen.
  4171.  
  4172.             11)   You will be  returned to  the look up  screen and asked  to enter a  new
  4173.                   customer  and loan number. You  may continue to  post additional payment
  4174.                   until all payments are posted. You are not required to  post them in any
  4175.                   specific order although keeping them in date order is more convenient.
  4176.  
  4177.             12)   To QUIT posting,  you may press the ESC key to return to the Transaction
  4178.                   Maintenance Menu.
  4179.  
  4180.  
  4181.             Posting Transactions to User Defined Fields
  4182.  
  4183.             There are two  user defined fields. Loan Master calls them user1 and user2 but
  4184.             you may name them anything you like. See the Program Options Menu selection to
  4185.             change the names of these fields.
  4186.  
  4187.  
  4188.  
  4189.  
  4190.  
  4191.  
  4192.             Loan Master, Loan Accounting System                                         63
  4193.  
  4194.  
  4195.  
  4196.  
  4197.  
  4198.             When you select the transaction option to post a transaction  to these fields,
  4199.             you will see this screen:
  4200.  
  4201.                                    Post transaction to User field 1
  4202.                  ╔═══════════════════╦═══════════════════╦═════════════════════════╗
  4203.                  ║Cust:          123 ║Loan: 123          ║ Smith, Sam              ║
  4204.                  ╠═══════════════════╩═══════════════════╩═════════════════════════╣
  4205.                  ║                                                                 ║
  4206.                  ║                                                                 ║
  4207.                  ║                                                                 ║
  4208.                  ║       Principal balance                 :       103,000.00      ║
  4209.                  ║       Date of last update               :         02/05/91      ║
  4210.                  ║      <User field 1     >                :             0.00      ║
  4211.                  ║      <User field 1     >YTD             :             0.00      ║
  4212.                  ║                                                                 ║
  4213.                  ║       Transaction date<User field 1     :>        06/04/90      ║
  4214.                  ║       Transaction amount<User field 1   :>            0.00      ║
  4215.                  ║       Transaction code, 41+, 42-        :                0      ║
  4216.                  ║       Accept transaction ?              :                N      ║
  4217.                  ║                                                                 ║
  4218.                  ║                                                                 ║
  4219.                  ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4220.  
  4221.  
  4222.             The information at the top of the screen is for information only, it cannot be
  4223.             changed. It is displayed to give you an idea of the status of the loan.
  4224.  
  4225.             The  four areas enclosed  in angle brackets <  > will display  the name of the
  4226.             user field assigned in  the parameter file. You can change this  name from the
  4227.             Utilities Menu, Update the Parameter File.
  4228.  
  4229.             To post the transaction,  enter the transaction date. The current  system date
  4230.             will already be displayed. To accept it, simply press the enter key.
  4231.  
  4232.             Next enter the transaction amount. The amount may be positive or negative, but
  4233.             negative entries should be handled with the transaction codes. Note that there
  4234.             is a transaction code for adding the transaction to the field and another code
  4235.             for  subtracting the  code from  the field.  The computer  will not  accept an
  4236.             invalid transaction code.
  4237.  
  4238.             When the  data  is entered,  it  must be  verified  by  answering "Y"  to  the
  4239.             verification question.  Any other answer will  be ignored. To exit  the screen
  4240.             without saving the transaction, press the Esc key.
  4241.  
  4242.  
  4243.  
  4244.  
  4245.  
  4246.  
  4247.  
  4248.  
  4249.  
  4250.  
  4251.             64                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4252.  
  4253.  
  4254.  
  4255.  
  4256.  
  4257.             Posting Principal Advances
  4258.  
  4259.                             Post a loan advance transaction                         
  4260.                   ╔═══════════════════╦═══════════════════╦═════════════════════════╗
  4261.                   ║ Cust          123 ║ Loan 123          ║ Smith, Sam              ║
  4262.                   ╠═══════════════════╩═══════════════════╩═════════════════════════╣
  4263.                   ║                                                                 ║
  4264.                   ║       Date of last update               :         02/05/91      ║
  4265.                   ║       Date of principal advance         :           /  /        ║
  4266.                   ║       Days since last update            :                       ║
  4267.                   ║       Principal balance                 :       103,000.00      ║
  4268.                   ║       Amount principal advance          :             0.00      ║
  4269.                   ║       Current interest rate             :          12.0000      ║
  4270.                   ║       Daily accrual (on advance)        :                       ║
  4271.                   ║       Interest error due to dates       :                       ║
  4272.                   ║                                                                 ║
  4273.                   ║                                                                 ║
  4274.                   ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4275.  
  4276.  
  4277.             To  post a  principal advance,  first check the  date of  the last  update. It
  4278.             should be the  same as the  transaction date. This  is important because  this
  4279.             transaction will change the loan balance.
  4280.  
  4281.             If  a principal  advance is  posted on  the 20th,  and the  loan has  not been
  4282.             updated since the 10th,  the  principal balance will be increased immediately.
  4283.             Later, when  the update  from the 10th  to the  20th is  computed, it will  be
  4284.             computed on the increased balance and the interest accrual will be too large.
  4285.  
  4286.             When you enter the transaction  date, the computer computes the days  from the
  4287.             date of the last  update to the date of the principal  advance. If this number
  4288.             of days  is not  zero, the  computer will  compute the error  in the  interest
  4289.             accrual and display  it for  you. It  will not  prevent you  from posting  the
  4290.             advance regardless of the size of the error. It simply warns you.
  4291.  
  4292.             If  the error is large enough  to cause concern, do  not post the transaction.
  4293.             Press the Esc key to  return to the Main Menu. Then update the  master file to
  4294.             the date  of the advance  transaction. This done, the  number of days  will be
  4295.             zero and the error amount will be zero.
  4296.  
  4297.             If your interest accrual rate is  close to or equal to your usury
  4298.           rate  limit, posting  transactions of  this  type may  cause your
  4299.           interest accrual to be usurious. 
  4300.  
  4301.             If your  interest accrual rate is close to or equal to your usury
  4302.           rate  limit, do  not post a  principal advance if  the days since
  4303.           last update is greater than zero.
  4304.  
  4305.  
  4306.  
  4307.  
  4308.  
  4309.  
  4310.             Loan Master, Loan Accounting System                                         65
  4311.  
  4312.  
  4313.  
  4314.  
  4315.  
  4316.             Reverse a Previous Transaction
  4317.  
  4318.             This function  reverses the  effects of  a previous  transaction. It does  not
  4319.             remove the previous  transaction from  the transaction file.  The reversal  is
  4320.             accomplished by posting a new transaction equal in size and opposite in effect
  4321.             to the original transaction.
  4322.  
  4323.             The  first  step in  reversing  a  transaction is  to  identify the  erroneous
  4324.             transaction. When the transaction reversal process  is requested,  you will be
  4325.             asked to  enter  a  customer  and loan  number.  If  the loan  is  found,  the
  4326.             transaction browse  screen will appear.  (See page 100) From  this screen, you
  4327.             will select  the transaction you wish to reverse. This function is intended to
  4328.             reverse only payment  transactions. Escrow  transactions are  reversed on  the
  4329.             Escrow  Menu. User  defined  transactions are  reversed  on the  user  defined
  4330.             transaction screens.
  4331.  
  4332.             The transaction reversal screen looks like this:
  4333.  
  4334.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  4335.                  ║                       Reverse the Selected Transaction                       ║
  4336.                  ║                                                                              ║
  4337.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4338.                  ║ ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
  4339.                  ║ │ This is the transaction you have chosen to reverse:                      │ ║
  4340.                  ║ │                                                                          │ ║
  4341.                  ║ │ Borrower Name :  Johnson, Sam         12                                 │ ║
  4342.                  ║ │    Customer No:    12-0012-12                                            │ ║
  4343.                  ║ │        Loan No:          0001                                            │ ║
  4344.                  ║ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
  4345.                  ║ ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
  4346.                  ║ │     Tran       Tran      Late Chg         Interest    Principal          │ ║
  4347.                  ║ │     Code       Date          Paid             Paid         Paid          │ ║
  4348.                  ║ │                                                                          │ ║
  4349.                  ║ │        0   05/01/90          0.00            97.58       215.52          │ ║
  4350.                  ║ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
  4351.                  ║                                                                              ║
  4352.                  ║                                                                              ║
  4353.                  ║                                                                              ║
  4354.                  ║                                                                              ║
  4355.                  ║                                                                              ║
  4356.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4357.                  ║                                                 Reverse this Transaction  N  ║
  4358.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4359.  
  4360.             This is a display only screen. You  cannot change any data on this screen. The
  4361.             only response  this screen will accept  is "Y"es, reverse  the transaction, or
  4362.             "N"o, don't reverse it.
  4363.  
  4364.  
  4365.  
  4366.  
  4367.  
  4368.  
  4369.             66                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4370.  
  4371.  
  4372.  
  4373.  
  4374.  
  4375.             If you respond "Y", the reversal transaction will be posted to the transaction
  4376.             file and the master file will be  updated. These fields in the loan file  will
  4377.             be modified:
  4378.  
  4379.                         cur_bal     
  4380.                         prin_due   
  4381.                         int_accrd   
  4382.                         int_due
  4383.                         int_paid
  4384.                         int_ytd
  4385.                         lc_due
  4386.                         lc_paid
  4387.                         lc_ytd
  4388.                         pmts_paid
  4389.  
  4390.             (See page 142 for detailed descriptions of these fields.)
  4391.  
  4392.  
  4393.             NOTE:
  4394.  
  4395.             There will  be an  error in  accrued  interest due  to the  difference in  the
  4396.             principal  balance during the time the erroneous transaction was not reversed.
  4397.             This error is NOT corrected by the reversal process. For example:
  4398.  
  4399.             A transaction for 55.00 principal, and 150.00 interest is posted  to the wrong
  4400.             account. Sixty days later, it is reversed. During that sixty days the reported
  4401.             current  balance was 55.00 too low. At  10%, the interest accrued on this loan
  4402.             was $0.9041 less than it should have been. The current  reversal function does
  4403.             not  correct this  error because  it must  make the  assumption that  no other
  4404.             errors occurred and that nothing else changed during that period.
  4405.  
  4406.  
  4407.  
  4408.             Browse the Transaction File
  4409.  
  4410.             The browse function allows the loan records to be displayed on the screen in a
  4411.             spread  sheet format,  one  transaction per  line with  the  fields listed  in
  4412.             parallel columns. Refer to the section on browse screens. It is titled "Browse
  4413.             Screens" and is found on page  100.
  4414.  
  4415.             Return Check Charge
  4416.  
  4417.             Many  businesses, lenders  included, assess  a service  charge for  handling a
  4418.             returned check. This menu function works exactly like the  user defined fields
  4419.             and allows you to record penalties charged for returned checks. 
  4420.  
  4421.             If you like, you can  use the Set Program Options function to  change the name
  4422.             from returned  check charge to anything you like  (up to 18 characters).  This
  4423.             option allows you to define a third user defined data field if you give up the
  4424.             returned check charge.
  4425.  
  4426.  
  4427.  
  4428.             Loan Master, Loan Accounting System                                         67
  4429.  
  4430.  
  4431.  
  4432.  
  4433.  
  4434.  
  4435.  
  4436.             Escrow Payments and Disbursements
  4437.  
  4438.             The  Escrow Payments and  Disbursements option  displays a  menu of   possible
  4439.             escrow related options.
  4440.  
  4441.             1)    Post an Escrow Deposit
  4442.             2)    Reverse an Escrow Deposit
  4443.             3)    Post an Escrow Disbursement
  4444.             4)    Reverse an Escrow Disbursement
  4445.  
  4446.  
  4447.             The escrow posting screen allows only the entry of  the date and the amount of
  4448.             the  transaction.  Transaction codes  are assigned  by  the program.  When the
  4449.             cursor rests on the "N" pressing a "Y" will accept the transaction. The Escape
  4450.             key will  return to the prior  menu without saving the  transaction. Any other
  4451.             key will remain in the edit mode.
  4452.  
  4453.  
  4454.  
  4455.             ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  4456.                  ║                            Post an Escrow deposit                            ║
  4457.                  ║       Cust:   12-0012-12  Loan:         0001  Johnson, Sam         12        ║
  4458.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4459.                  ║                                                                              ║
  4460.                  ║             Date of last update               :        01/15/91              ║
  4461.                  ║             Current loan balance              :        9,703.40              ║
  4462.                  ║             Current Escrow Balance            :            0.00              ║
  4463.                  ║             Escrow payment amount due         :            0.00              ║
  4464.                  ║                                                                              ║
  4465.                  ║                                                                              ║
  4466.                  ║             Loan payment due for (date)       :        01/19/91              ║
  4467.                  ║                                                                              ║
  4468.                  ║                                                                              ║
  4469.                  ║             Enter the date of the transaction :        10/27/92              ║
  4470.                  ║             Enter the Escrow deposit amount   :            0.00              ║
  4471.                  ║                                                                              ║
  4472.                  ║                                                                              ║
  4473.                  ║                                                                              ║
  4474.                  ║                                                                              ║
  4475.                  ║                                                               N              ║
  4476.                  ║                                                                              ║
  4477.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4478.                  ║                     Esc = abort   PgDn = save   F1 = help                    ║
  4479.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4480.  
  4481.             The escrow payment screens are all very similar so only one will be shown.
  4482.  
  4483.  
  4484.  
  4485.  
  4486.  
  4487.             68                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4488.  
  4489.  
  4490.  
  4491.  
  4492.  
  4493.  
  4494.  
  4495.  
  4496.  
  4497.  
  4498.  
  4499.  
  4500.  
  4501.  
  4502.  
  4503.  
  4504.  
  4505.  
  4506.  
  4507.  
  4508.  
  4509.  
  4510.  
  4511.  
  4512.  
  4513.  
  4514.  
  4515.  
  4516.  
  4517.  
  4518.  
  4519.  
  4520.  
  4521.  
  4522.  
  4523.  
  4524.  
  4525.  
  4526.  
  4527.  
  4528.  
  4529.  
  4530.  
  4531.  
  4532.  
  4533.  
  4534.  
  4535.  
  4536.  
  4537.  
  4538.  
  4539.  
  4540.  
  4541.  
  4542.  
  4543.  
  4544.  
  4545.  
  4546.             Loan Master, Loan Accounting System                                         69
  4547.  
  4548.  
  4549.  
  4550.  
  4551.  
  4552.                                      Screen Reports Function
  4553.  
  4554.  
  4555.             Loan Statement (History)
  4556.  
  4557.             This function displays all transactions stored in the transaction file for the
  4558.             requested  loan. The display  looks somewhat like  an amortization schedule or
  4559.             ledger card.
  4560.  
  4561.             When you  have selected a  loan, the  program reads the  transaction file  and
  4562.             sorts  it into  order by  transaction date  and loan  numbers so  that  it can
  4563.             display only  the transactions in  order by date  for the loan  you requested.
  4564.             This may cause a  delay from one to several seconds depending  on the speed of
  4565.             your machine.
  4566.  
  4567.             When the screen is full,  approximately twelve transactions, the display  will
  4568.             stop and wait for you to view the screen. To  display additional transactions,
  4569.             if there are any,  press the return key.
  4570.  
  4571.             Pressing the return  key does two  things. It backs  up  two transactions  and
  4572.             then  displays twelve  more. This  is done  to give  some continuity  from one
  4573.             screen to the next.
  4574.  
  4575.  
  4576.  
  4577.  
  4578.  
  4579.  
  4580.  
  4581.  
  4582.  
  4583.  
  4584.  
  4585.  
  4586.  
  4587.  
  4588.  
  4589.  
  4590.  
  4591.  
  4592.  
  4593.  
  4594.  
  4595.  
  4596.  
  4597.  
  4598.  
  4599.  
  4600.  
  4601.  
  4602.  
  4603.  
  4604.  
  4605.             70                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4606.  
  4607.  
  4608.  
  4609.  
  4610.  
  4611.                                       Utility Menu Functions
  4612.  
  4613.             Set Program Options
  4614.  
  4615.             This function allows the user to modify some Loan Master features. 
  4616.  
  4617.  
  4618.             Update the Parameter File
  4619.  
  4620.             Updating the parameter file  is done with a data  entry screen. It works  just
  4621.             like the other data entry screens. See page 94 for details of data entry.
  4622.  
  4623.             The parameter file data entry screen looks like this:
  4624.  
  4625.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  4626.                  ║                                 LOAN MASTER                                  ║
  4627.                  ║                        Update User Defined Parameters                        ║
  4628.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  4629.                  ║                                                                              ║
  4630.                  ║  Company Name: Bottom Line Financial Services  Past due notice at day :    6 ║
  4631.                  ║  Address     : P.O. Box 118826                 Pre due notice at day  :    6 ║
  4632.                  ║  Address     : Carrollton,TX 75011-8826        Pmt allocation option  :    4 ║
  4633.                  ║  Address     :                                 Visual update on       :    T ║
  4634.                  ║  Detail Accrual file : F                       Payment fraction  :    0.9400 ║
  4635.                  ║  Total Accrual file  : F                       Date file update  :  02/05/91 ║
  4636.                  ║  Four Digit year : F                                                         ║
  4637.                  ║  ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────   ║
  4638.                  ║  User field 1     : User field 1 ytd    Numeric field 1: Numeric field 1  :  ║
  4639.                  ║  User field 1 YTD : User field 1     :  Numeric field 2: Numeric field 2  :  ║
  4640.                  ║  User field 2     : User field 2     :  Numeric field 3: Numeric field 3  :  ║
  4641.                  ║  User field 2 YTD : User field 2 ytd :  Numeric field 4: Numeric field 4  :  ║
  4642.                  ║  Penalty field    : Ret check chg    :  Numeric field 5: Numeric field 5  :  ║
  4643.                  ║  Penalty field YTD: Reg check chg ytd:  Numeric field 6: Numeric field 6  :  ║
  4644.                  ║  Alpha field 1    : Alpha field 1    :                                       ║
  4645.                  ║  Alpha field 2    : Alpha field 2    :                                       ║
  4646.                  ║  Name of user defined screen:                                                ║
  4647.                  ║  <-- Name of User's custom screen here ->                                    ║
  4648.                  ║                                                                              ║
  4649.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  4650.  
  4651.  
  4652.  
  4653.             The parameter file is a data  file that stores information about how  the user
  4654.             wants the system to work. The information stored in this file includes:       
  4655.                   
  4656.  
  4657.  
  4658.  
  4659.  
  4660.  
  4661.  
  4662.  
  4663.  
  4664.             Loan Master, Loan Accounting System                                         71
  4665.  
  4666.  
  4667.  
  4668.  
  4669.  
  4670.             Parameter File Fields
  4671.  
  4672.             Name of Owner or Servicer                                        30 characters
  4673.             Line 1 of User Address                                           24 characters
  4674.             Line 2 of User Address                                           24 characters
  4675.             Line 3 of User Address                                           24 characters
  4676.  
  4677.             The name is used as part of the header on the printed reports. When an address
  4678.             is needed, as on past due notices, this is the address used.
  4679.  
  4680.             It is good collection strategy to place your phone number in  the last line of
  4681.             the address.
  4682.  
  4683.  
  4684.             Past Due Limit                                                        2 digits
  4685.  
  4686.             This is number of days past the due date that a loan will be marked to produce
  4687.             a past due notice.
  4688.  
  4689.             If  this field is set  to 10 (days),  the loan will receive  a past due notice
  4690.             when it becomes ten days past due.
  4691.  
  4692.  
  4693.             Will Be Due Limit                                                     2 digits
  4694.  
  4695.             This field holds  the number of days  prior to the  payment date at which  the
  4696.             loan should receive a will be due notice.
  4697.  
  4698.             If this field is set to 7, a loan with a payment due on the 20th, will receive
  4699.             a will be due notice on the 10th.
  4700.  
  4701.             Do not set this limit very high. If  a notice is received more than about 7 to
  4702.             10 days early, it will be forgotten before the due date.
  4703.  
  4704.  
  4705.             Visual Update Flag                                   True or False, Yes or No.
  4706.  
  4707.             Many of the functions which read  and update the files, have visual indicators
  4708.             which can be displayed on the screen. These indicators give the status  of and
  4709.             track  the progress  of the update.  These visual  updates do  slow the update
  4710.             process, and may be turned off.
  4711.  
  4712.             Setting this flag to True, "T" means  the visual screens will be displayed. If
  4713.             the flag is set to False, "F" they will not be displayed.
  4714.  
  4715.  
  4716.  
  4717.  
  4718.  
  4719.  
  4720.  
  4721.  
  4722.  
  4723.             72                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4724.  
  4725.  
  4726.  
  4727.  
  4728.  
  4729.             Date Last File Update
  4730.  
  4731.             This is the date  of the most recent file  update to the master file.  On this
  4732.             date, all loans were processed. The interest and late charges were calculated,
  4733.             due and past due  dates were set. The file is ready to  print past due or will
  4734.             be due notices for this date.
  4735.  
  4736.  
  4737.             Payment Fraction
  4738.  
  4739.             Occasionally a borrower will pay the wrong amount. Perhaps the payment is late
  4740.             but the late charge is not included.
  4741.  
  4742.             If the  borrower  pays 99%  of  the payment  amount due,  should  the loan  be
  4743.             considered past due or current?
  4744.  
  4745.             This fraction tells the computer to credit the loan with a full payment if the
  4746.             payment amount  posted is greater than or equal to this payment fraction. This
  4747.             does not mean to decrease the  balance by more than was actually received.  It
  4748.             does mean to consider the current monthly payment requirement to be met and to
  4749.             advance the calendar to show the next payment due next month.
  4750.  
  4751.             If this fraction is set to 0.98, and the loan payment is $100.00, a payment of
  4752.             $98.00 will  advance  the maturity  indicator  to show  the  note to  be  paid
  4753.             current. A  payment of $97.99  or less will leave  the loan status  unpaid for
  4754.             this month.
  4755.  
  4756.             Payment Allocation Option
  4757.  
  4758.             This option allows the user to specify how a normal payment is to be allocated
  4759.             to interest and principal.
  4760.  
  4761.             Loan Master knows the normal  payment amount. It assume the payment  will be a
  4762.             normal payment and allocates  that payment amount to interest,  principal, and
  4763.             late charge according to your choice of several preset rules.
  4764.  
  4765.             Note:
  4766.  
  4767.             Most payment allocation options work properly only if the interest computation
  4768.             basis = 360 or 365. They do not work as stated if interest basis = 12.
  4769.  
  4770.             See options 4 and 5 for loans with interest basis = 12.
  4771.  
  4772.             The payment allocation options are:
  4773.  
  4774.  
  4775.             Option            Description:
  4776.  
  4777.             0                 Assume normal payment amount  is received. If a  late charge
  4778.                               is  due,  collect  it.  Next collect  any  interest  accrued
  4779.  
  4780.  
  4781.  
  4782.             Loan Master, Loan Accounting System                                         73
  4783.  
  4784.  
  4785.  
  4786.  
  4787.  
  4788.                               through the date of last update. Apply any remaining  amount
  4789.                               to  principal. Interest basis must  be 360 of  365. Does not
  4790.                               work for interest basis 12.
  4791.  
  4792.             1                 Assume  the  normal  payment  amount is  paid.  Ignore  late
  4793.                               charges.  Take all  interest accrued  through the  date last
  4794.                               update. Apply any remaining amount to the principal payment.
  4795.                               Interest  basis  must  be 360  of  365.  Does  not work  for
  4796.                               interest basis 12.
  4797.  
  4798.  
  4799.             2                 Assume the normal payment amount is received. If the payment
  4800.                               is early, compute  interest due  as of  the regular  payment
  4801.                               date. If  the payment is  late, charge the  interest accrued
  4802.                               through  the date  of last  update. Do  not give  credit for
  4803.                               early payment in  the interest calculation. If a late charge
  4804.                               is due, ignore it. Does not work for interest basis = 12.
  4805.  
  4806.             3                 Assume the normal payment amount is received. If the payment
  4807.                               is  early, compute  interest due  as of the  regular payment
  4808.                               date. If  the payment is  late, charge the  interest accrued
  4809.                               through  the date  of last  update. Do  not give  credit for
  4810.                               early payment in the interest calculation. If a  late charge
  4811.                               is due, collect it.Interest  basis must be 360 of  365. Does
  4812.                               not work for interest basis 12.
  4813.  
  4814.             4                 Assume regular payment amount is received. Take interest due
  4815.                               today. If  the payment is late, take  the interest due as of
  4816.                               the most recent payment  date. If the payment is  early, and
  4817.                               basis  =  360 or  365,  take  interest due  as  of the  next
  4818.                               scheduled payment date. Collect  any late charges due. Apply
  4819.                               the remainder if any to the principal. 
  4820.  
  4821.                               This option works for interest basis 12.
  4822.  
  4823.  
  4824.             5                 Assume regular payment amount is received. Take interest due
  4825.                               today. If the payment is  late, take the interest due as  of
  4826.                               the most recent payment  date. If the payment is  early, and
  4827.                               basis =  360  or  365, take  interest  due as  of  the  next
  4828.                               scheduled payment date. Do not collect any late charges due.
  4829.                               Apply the remainder if any to the principal. 
  4830.  
  4831.                               This option works for interest basis 12.
  4832.  
  4833.  
  4834.  
  4835.  
  4836.  
  4837.  
  4838.  
  4839.  
  4840.  
  4841.             74                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4842.  
  4843.  
  4844.  
  4845.  
  4846.  
  4847.             Detail Accrual File
  4848.  
  4849.             If this option is set to true "T", the program will record all accrual details
  4850.             for every loan, every day.
  4851.  
  4852.             Every day,  for each  loan in  the master  file, the program  will record  the
  4853.             dollar amount of the  daily accrual and the  dollar amount of any  late charge
  4854.             accrual. 
  4855.  
  4856.             The entries for each day are added to the  file. No data is ever deleted. This
  4857.             file  is used  by  users for  creating  detailed accrual  reports for  accrual
  4858.             accounting. The name of the file is lmaccrue.dbf.
  4859.  
  4860.             This file quickly grows very large. Do not turn it on unless you use it. 
  4861.  
  4862.  
  4863.             Daily Accrual Totals File
  4864.  
  4865.             If this option  is set to true  "T", the program  will record the daily  total
  4866.             accrual figures for interest and late charges accrued to a disk file. The name
  4867.             of the file is lmtaccr.dbf.
  4868.  
  4869.             This file  store daily totals. One  daily total each day  for interest accrual
  4870.             and late charge accrual. 
  4871.  
  4872.             The entries for each day are added to the file. No data is ever  deleted. This
  4873.             file is  used  by users  for  creating detailed  accrual reports  for  accrual
  4874.             accounting. The name of the file is lmaccrue.dbf.
  4875.  
  4876.             This file slowly grows very large. Do not turn it on unless you use it. 
  4877.  
  4878.  
  4879.             Four Digit Year
  4880.  
  4881.             If this field is set to True, "T", all data entry fields requesting dates will
  4882.             require the entry of a four digit year. eg.
  4883.  
  4884.             06-15-2001
  4885.  
  4886.             Loan Master now assumes  that any two digit year  less than 50 is in  the next
  4887.             century. If you enter a two digit year of 12, eg 07-01-12, Loan Master assumes
  4888.             this is July  first, 2012.  If you want  to be  certain you can  see all  four
  4889.             digits by setting this option to "T".
  4890.  
  4891.  
  4892.             User Defined Parameter Fields
  4893.  
  4894.             Loan  Master provides  several user  defined fields.  The user  may store  any
  4895.             needed information in these fields. 
  4896.  
  4897.  
  4898.  
  4899.  
  4900.             Loan Master, Loan Accounting System                                         75
  4901.  
  4902.  
  4903.  
  4904.  
  4905.  
  4906.             Three numeric fields allow actual posting of debits and credits. These  fields
  4907.             store cumulative totals  for the life of the  loan and for year to  date. This
  4908.             actually requires six fields, one for the cumulative total and another for the
  4909.             year to date total  for each of the three  items. The year to date  totals are
  4910.             cleared, reset to zero, by the year end processing.
  4911.  
  4912.             Six  numeric fields allow maintaining numeric information. These fields may be
  4913.             changed only through  the maintenance screen and no calculations are done. The
  4914.             user must  determine the correct contents  of the field and  enter that amount
  4915.             from the keyboard.  These fields may  be used by the report writer. The report
  4916.             writer can  perform calculations on  the contents of these  fields and display
  4917.             the results on a report.
  4918.  
  4919.  
  4920.             Names of User Defined Fields
  4921.  
  4922.             Loan  Master allows  users a certain  amount of  flexibility to  customize the
  4923.             program  for individual  needs. This  functionality is  optional. You  are not
  4924.             required to use these fields  in any manner.  If you do use  them, nothing you
  4925.             place in them will have any effect on any built in Loan Master function.
  4926.  
  4927.             The user can assign any name (up to 18 characters in length) to these fields.
  4928.  
  4929.  
  4930.             The user defined fields are
  4931.  
  4932.             NAMEUSER1         18 characters
  4933.             NAMEU1YTD         18 characters
  4934.  
  4935.             Name of user defined field 1 and its year to date accumulator
  4936.  
  4937.  
  4938.             NAMEUSER2         18 characters
  4939.             NAMEU2YTD         18 characters
  4940.  
  4941.             Name of user field 2 and its year to date accumulator.
  4942.  
  4943.  
  4944.             NAMEPEN1          18 characters
  4945.             NAMEPEN1YT        18 characters
  4946.  
  4947.             Name of the penalty field and its year to date accumulator
  4948.  
  4949.  
  4950.  
  4951.  
  4952.  
  4953.  
  4954.  
  4955.  
  4956.  
  4957.  
  4958.  
  4959.             76                                         Loan Master, Loan Accounting System
  4960.  
  4961.  
  4962.  
  4963.  
  4964.  
  4965.             NAMENUM1          18 characters
  4966.             NAMENUM2          18 characters
  4967.             NAMENUM3          18 characters
  4968.             NAMENUM4          18 characters
  4969.             NAMENUM5          18 characters
  4970.             NAMENUM6          18 characters
  4971.  
  4972.             Names of the six user defined numeric fields
  4973.  
  4974.  
  4975.             NAMEALPH1
  4976.             NAMEALPH2
  4977.  
  4978.             Names of the two user defined alpha fields
  4979.  
  4980.             NAMEUSRSCR 
  4981.  
  4982.             Name of the data entry screen which updates the user defined fields
  4983.  
  4984.  
  4985.             Custom Help Messages is On/Off 
  4986.  
  4987.             When custom help messages is turned on,  the user is allowed to edit the  help
  4988.             screens.
  4989.  
  4990.  
  4991.             Set the Path to the Data Files
  4992.  
  4993.             See page 7 for a discussion of data paths.
  4994.  
  4995.  
  4996.           Set or Reset the System Printer
  4997.  
  4998.             This screen allows  you to select between an Epson/IBM (dot  matrix) type or a
  4999.             Hewlett-Packard LaserJet type printer. When one of these printers is selected,
  5000.             the  program will set  and reset condensed  print as needed.  The third option
  5001.             "None" sends no  printer codes to  the printer. When  no printer is  selected,
  5002.             fonts, if used, must be selected from the printer control panel.
  5003.  
  5004.  
  5005.             Reindex all Files
  5006.  
  5007.             Occasionally it is  good practice to  build new index  files. Index files  may
  5008.             become damaged  through interrupted or incomplete  operations, power failures,
  5009.             turning off the computer, etc.
  5010.  
  5011.             The most common  symptom of a damaged index file is  that you will not be able
  5012.             to get addresses on your  notices. Other symptoms include inability to  find a
  5013.             loan you know exists, or asking for a loan by number and getting a loan with a
  5014.  
  5015.  
  5016.  
  5017.  
  5018.             Loan Master, Loan Accounting System                                         77
  5019.  
  5020.  
  5021.  
  5022.  
  5023.  
  5024.             different  number. Damaged index  files are not  dangerous to your  data. They
  5025.             simply result in not finding data that is present.
  5026.  
  5027.  
  5028.             If you experience any such symptoms,  select the utility option to reindex all
  5029.             files.
  5030.  
  5031.             This function  creates index files for  all the data files.  These index files
  5032.             work  like the  index in  a book.  They are  used for  finding  loan accounts,
  5033.             transaction information, and related customer information, 
  5034.  
  5035.  
  5036.             Reorganize Up the Data Files
  5037.  
  5038.             This function creates a new data  file from the existing data file.  It copies
  5039.             all records that have  not been marked to delete. It checks  loan and customer
  5040.             numbers to  see that they have  been properly justified. It  deletes any loans
  5041.             that are blank or otherwise invalid. It will not delete a loan with a balance.
  5042.  
  5043.             This function  should be used daily  by new users.   After becoming proficient
  5044.             with the program, it should  be run weekly. For  users who update only once  a
  5045.             month, monthly is adequate.
  5046.  
  5047.  
  5048.             Audit Transaction File
  5049.  
  5050.             This function reads the transaction file, computes balances for every loan and
  5051.             compares the computed  balance to the  loan file balance.  It then produces  a
  5052.             report of all loans with errors.
  5053.  
  5054.             When  these amounts  do not  agree, the  statement report  contains a  warnkng
  5055.             message indicating that  the computed balance does  not agree with the  stored
  5056.             balance and that the statement is not assured to be accurate.
  5057.  
  5058.             The most common cause ot these errors is "adjusting" transactions  or balances
  5059.             through the edit screens.
  5060.  
  5061.  
  5062.             Create Local Backup
  5063.  
  5064.             When  Loan  Master is  installed, it  creates  a subdirectory  called "Backup"
  5065.             within the directory you specify  for the loan system. This directory  is used
  5066.             to hold "local" backups.
  5067.  
  5068.             Local means on  your hard disk.  This method  of backup has  the advantage  of
  5069.             being very quick. It has the disadvantage of not being permanent. If your disk
  5070.             breaks, you will loose this backup along with your original data files.
  5071.  
  5072.             Local backups do not replace permenant backups on floppy disk or tape.
  5073.  
  5074.  
  5075.  
  5076.  
  5077.             78                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5078.  
  5079.  
  5080.  
  5081.  
  5082.  
  5083.             Make permanent backups often.
  5084.  
  5085.  
  5086.  
  5087.             Restore Local Backup
  5088.  
  5089.             This function restores the local  backup copy of your data files.  This is the
  5090.             copy stored in the backup directory of your hard disk.
  5091.  
  5092.             This  function replaces (irretrievably) your  current copy of  your data files
  5093.             with the version you most recently aved as backup. Think before you use it. 
  5094.  
  5095.  
  5096.  
  5097.  
  5098.  
  5099.  
  5100.             Display System Status
  5101.  
  5102.             The system status screen  displays information about the current  condition of
  5103.             the system. The following items may indicate problems:
  5104.             ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  5105.                  ║                                 LOAN MASTER                                  ║
  5106.                  ║                                System Status                                 ║
  5107.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  5108.                  ║                                                                              ║
  5109.                  ║              System Software Version   :   1.52.02-d                         ║
  5110.                  ║              Number of loans           :            7                        ║
  5111.                  ║              Number of transactions    :           72                        ║
  5112.                  ║              Number of customers       :            4                        ║
  5113.                  ║              File handles available    :           31                        ║
  5114.                  ║              Kb free memory            :          199                        ║
  5115.                  ║              Kb memory for Run command :          154                        ║
  5116.                  ║              Bytes free disk space     :   35,035,136                        ║
  5117.                  ║              System Date               :     01/15/91                        ║
  5118.                  ║              System Printer            :     Generic, no printer selected.   ║
  5119.                  ║                                                                              ║
  5120.                  ║              Any key to continue...                                          ║
  5121.                  ║                                                                              ║
  5122.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  5123.                  ║                                                                              ║
  5124.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  5125.  
  5126.             If the number of file handles less than six or eight, the program is in danger
  5127.             of crashing if the user attempts anything more than simple data lookups.
  5128.  
  5129.             If  the KB Memory  free is less  than 50 (thousand  bytes), the program  is in
  5130.             danger of crashing with a memory error.
  5131.  
  5132.  
  5133.  
  5134.  
  5135.  
  5136.             Loan Master, Loan Accounting System                                         79
  5137.  
  5138.  
  5139.  
  5140.  
  5141.  
  5142.             If  memory is a problem,  you must free  up memory in your  lower 640K region.
  5143.             This is  a DOS problem,  not a Loan Master  Problem. If your  machine has less
  5144.             than 640 K, additional memory will help. Otherwise, reconfiguration is needed.
  5145.  
  5146.             Instructions on reconfiguring DOS are not with in the scope of this manual.
  5147.  
  5148.  
  5149.             Set / Reset System Date
  5150.  
  5151.             This  option allows  you  to set  or change  the system  date from  within the
  5152.             program. This  is a useful feature  when you are updating  and posting periods
  5153.             for  s  time period  longer  than  a single  day.  See  page 98  for  complete
  5154.             instructions on this screen.
  5155.  
  5156.             WordPerfect Merge File
  5157.  
  5158.             Loan Master will create a text  file containing most of the information stored
  5159.             in its  data files in a  WordPerfect merge file format.  WordPerfect can merge
  5160.             the information  from this file into  its document files. This  feature may be
  5161.             used  for personalized form letters,  custom notices, special  reports, or any
  5162.             other function supported by WordPerfect.
  5163.  
  5164.             To create the merge file, select utilities from the main menu, then select the
  5165.             merge file  option from the utilities menu. The process will take from several
  5166.             seconds to  several minutes depending on  the size of your  loan portfolio and
  5167.             the speed of your computer.
  5168.  
  5169.             The  merge  file will  be  created  in the  Loan  Master  directory and  named
  5170.             LMLOAN.WPM.   It will be  almost as large  as all your Loan  Master data files
  5171.             combined. Remember to delete it when you are finished with it.
  5172.  
  5173.             Each time you  create a merge file, the old file,  if you have not deleted it,
  5174.             will be replaced by the new file. The  contents of the old file will be  lost.
  5175.             If you  want to keep  the old file,   be sure to  copy it to  another location
  5176.             before creating a new one.
  5177.  
  5178.             This manual will not  attempt to teach  you how to  use the WordPerfect  merge
  5179.             feature. This feature is very powerful and flexible. It can be as simple or as
  5180.             complicated as you want. Refer to the WordPerfect manual for details.
  5181.  
  5182.             WordPerfect, during a  merge operation, identifies the data it will merge into
  5183.             its  document file  by  records and  fields. Fields  are  identified by  field
  5184.             numbers. In  the merge  file,  each loan  occupies one  record.  Each item  of
  5185.             information for each loan occupies one field within that record.
  5186.  
  5187.             The  merge file  contains one record  for each  loan. Each  record contains 53
  5188.             fields or items of information about one loan.
  5189.  
  5190.  
  5191.  
  5192.  
  5193.  
  5194.  
  5195.             80                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5196.  
  5197.  
  5198.  
  5199.  
  5200.  
  5201.             The Field Numbers and Their Contents Are:
  5202.  
  5203.             WordPerfect       Loan Master Description of Data
  5204.             Merge Field       Field Name
  5205.  
  5206.             Data from the Loan Master Loan Edit Screens:
  5207.             {FIELD}1~               cust_no     Customer number
  5208.             {FIELD}2~               loan_no     Loan Number
  5209.             {FIELD}3~               cust_name   Customer name
  5210.             {FIELD}4~               maker1      Maker 1
  5211.             {FIELD}5~               maker2      Maker 2
  5212.             {FIELD}6~               maker3      Maker 3
  5213.             {FIELD}7~               maker4      Maker 4
  5214.             {FIELD}8~               comment1    First comment line
  5215.             {FIELD}9~               comment2    Second comment line
  5216.  
  5217.             Data from the User Defined Screen:
  5218.             {FIELD}10~        alpha1      First user alpha field
  5219.             {FIELD}11~        alpha2      Second user alpha field
  5220.  
  5221.             Data from the Customer Information System:
  5222.             {FIELD}12~        custname    Customer company name
  5223.             {FIELD}13~        lastname    Customer last name
  5224.             {FIELD}14~        firstname   Customer first name
  5225.             {FIELD}15~        minitial    Customer middle initial
  5226.             {FIELD}16~        title Title of address
  5227.             {FIELD}17~        taxpayer    Tax payer or SS No
  5228.             {FIELD}18~        addrsline1  Line one of address
  5229.             {FIELD}19~        addrsline2  Line two of address
  5230.             {FIELD}20~        city  City
  5231.             {FIELD}21~        state State
  5232.             {FIELD}22~        postalcode  Zip code
  5233.             {FIELD}23~        telephone   Telephone number (1)
  5234.             {FIELD}24~        phoneext    Telephone extension (1)
  5235.             {FIELD}25~        location    Telephone location comment (1)
  5236.             {FIELD}26~        comment     Telephone comment       (1)
  5237.  
  5238.             Numeric Data from the Loan File:
  5239.             {FIELD}27~        org_amt     Original amount
  5240.             {FIELD}28               cur_bal     Current Balance
  5241.             {FIELD}29               pmt_amt_rg  Regularly scheduled payment amount
  5242.             {FIELD}30~        pmt_amt_fn  Final scheduled payment amount
  5243.             {FIELD}31~        rate_cur    Current interest rate
  5244.             {FIELD}32~        n0_pmts     Number of payments required
  5245.             {FIELD}33~        int_accrd   Interest accrued and unpaid (2)
  5246.             {FIELD}34~        int_due     Interest due and unpaid       (2)
  5247.             {FIELD}35~        int_ytd     Interest paid year to date
  5248.             {FIELD}36~        prin_due    Principal due and unpaid     (2)
  5249.             {FIELD}37~        lc_due      Late charge due and unpaid (2)
  5250.             {FIELD}38~        lc_ytd      Late charges paid year to date
  5251.  
  5252.  
  5253.  
  5254.             Loan Master, Loan Accounting System                                         81
  5255.  
  5256.  
  5257.  
  5258.  
  5259.  
  5260.             {FIELD}39~        penalty     User defined penalty paid
  5261.             {FIELD}40~        penaltyytd  User defined penalty paid ytd
  5262.             {FIELD}41~        user1 User defined field number 1
  5263.             {FIELD}42~        user1ytd    User field one, year to date
  5264.             {FIELD}43~        user2 User defined field number 2
  5265.             {FIELD}44~        user2 YTD   User field one ytd
  5266.             {FIELD}45~        numeric1    User numeric storage number 1
  5267.             {FIELD}46~        numeric2    User numeric storage number 2
  5268.             {FIELD}47~        numeric3    User numeric storage number 3
  5269.             {FIELD}48~        numeric4    User numeric storage number 4
  5270.             {FIELD}49~        numeric5    User numeric storage number 5
  5271.             {FIELD}50~        numeric6    User numeric storage number 6
  5272.             {FIELD}51~        (computed)  Loan payoff = 
  5273.                                     current balance  + 
  5274.                                     interest accrued + 
  5275.                                     late charges due
  5276.             {FIELD}52~        (computed)  Days past due = 
  5277.                                     Date last update -
  5278.                                     Date due for
  5279.  
  5280.             Date Data From the Loan File:
  5281.             {FIELD}53~        date_note   Original contract date
  5282.             {FIELD}54~        date_first  Date first scheduled payment
  5283.             {FIELD}55~        date_noint  No interest until this date
  5284.             {FIELD}56~        date_next   Next scheduled payment date
  5285.             {FIELD}57~        date_due    Scheduled date of  next payment to be  received.
  5286.                                           (Do not make assumptions about this date. If you
  5287.                                           are  not  sure  what  it means,  see  the  field
  5288.                                           definitions section of the manual.)
  5289.             {FIELD}58~        date_upd    This  loan has  been  updated only  through this
  5290.                                           date. If this date is not today, the data is not
  5291.                                           current.
  5292.  
  5293.  
  5294.             (1)   The Customer  Information System allows unlimited  telephone numbers for
  5295.                   each  borrower.  The  WordPerfect  merge system  does  not  support this
  5296.                   feature. Only  the first telephone  number will  be placed in  the merge
  5297.                   file.
  5298.  
  5299.             (2)   The merge file will contain the information currently stored in the loan
  5300.                   file. If the file has  not been updated, the data in the merge file will
  5301.                   not be current.
  5302.  
  5303.  
  5304.  
  5305.  
  5306.  
  5307.  
  5308.  
  5309.  
  5310.  
  5311.  
  5312.  
  5313.             82                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5314.  
  5315.  
  5316.  
  5317.  
  5318.  
  5319.             Merging the Data
  5320.  
  5321.             To accomplish the merge in WordPerfect (5.1 DOS):
  5322.  
  5323.                   Press Ctrl-F9 (Merge/Sort)
  5324.  
  5325.                   Select 1 (Merge)
  5326.  
  5327.                   Primary file:(enter your file name)
  5328.  
  5329.                   Secondary file: lmloan.wpm
  5330.  
  5331.  
  5332.             You will see a WordPerfect screen that looks like this:
  5333.  
  5334.                   Merge: DOS Text File
  5335.  
  5336.                   1 - Field Delimiters    - Begin
  5337.                                     - End       ,
  5338.  
  5339.                   2 - Record Delimiters   - Begin
  5340.                                     - End       [CR]
  5341.  
  5342.                   Selection: 0
  5343.  
  5344.             You must modify this screen to look like the following example.
  5345.  
  5346.             This  operation  is  a  little  tricky,  but  may  be  accomplished  by  these
  5347.             keystrokes:
  5348.  
  5349.             F ; Down ; Enter ; Down ; R ; Down ; Ctrl-L ; Down ; F7
  5350.  
  5351.             Press the keys between the  semicolons. Do not enter the semicolons.  The [LF]
  5352.             code  is generated  by  the Enter  key.  The [FF]  Code  is generated  by  the
  5353.             Control+L key.
  5354.  
  5355.  
  5356.                   Merge: DOS Text File
  5357.  
  5358.                   1 - Field Delimiters    - Begin
  5359.                                     - End       [LF]
  5360.  
  5361.                   2 - Record Delimiters   - Begin
  5362.                                     - End       [FF]
  5363.  
  5364.  
  5365.                   Selection: 0
  5366.  
  5367.  
  5368.  
  5369.  
  5370.  
  5371.  
  5372.             Loan Master, Loan Accounting System                                         83
  5373.  
  5374.  
  5375.  
  5376.  
  5377.  
  5378.             The Filter Expression
  5379.  
  5380.             A filter expression allows the selection of a subset of all loans to be placed
  5381.             in the merge file. For example:
  5382.  
  5383.                   All loans with balances greater than $5,000.00.
  5384.  
  5385.                   All loans originated after June 30, 1991
  5386.  
  5387.                   All loans with user defined field 4 set to 99.
  5388.  
  5389.                   All loans more than 9 days past due.
  5390.  
  5391.             Loan Master filter expressions must conform to the rules allowed by DBASE III.
  5392.             For  complete details,  refer  to a  DBASE III  programming  manual. Many  are
  5393.             available at any book store.
  5394.  
  5395.             Comparisons may be made on any Loan Master field, whether or not it is located
  5396.             in the merge  file. Merge file fields are listed above. See the manual section
  5397.             on data field specifications for other fields available.
  5398.  
  5399.             Example Filter Expressions:
  5400.  
  5401.             All loans with balance greater than 10,000.00
  5402.  
  5403.                   cur_bal > 10000
  5404.                   (Do not use "$" or commas in numbers.)
  5405.  
  5406.             All loans with user numeric field 4 = 99
  5407.  
  5408.                   numeric4 = 99
  5409.  
  5410.             All loans past due
  5411.  
  5412.                   date_upd - date_due > 0
  5413.  
  5414.             All loans 10 days or more past due
  5415.  
  5416.                   date_upd - date_due > 9
  5417.  
  5418.  
  5419.             You  may use  multiple  comparisons by  following DBASE  III  rules. Only  one
  5420.             example will be  given. See a DBASE III book for  more detail. Read about "SET
  5421.             FILTER" and about "Logical Operators" or "Boolean Operators".
  5422.  
  5423.             Select all loans with balances greater than 10,000.00 and greater than 10 days
  5424.             past due.
  5425.  
  5426.                   (date_upd - date_due > 0) .and. (cur_bal > 10000)
  5427.  
  5428.  
  5429.  
  5430.  
  5431.             84                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5432.  
  5433.  
  5434.  
  5435.  
  5436.  
  5437.             The  "."s  are required.  The  "()" are  not  always required  but  are always
  5438.             recommended. They break the comparison up in to logical pieces.
  5439.  
  5440.  
  5441.             The Merge File Structure
  5442.             Using Other Word Processors
  5443.  
  5444.             The merge file is an ASCII text file. Fields are delimited by Carriage  Return
  5445.             + Line Feed. The decimal ASCII codes for these characters are 13, and 10.
  5446.  
  5447.             The records are separated by Form Feed characters, decimal ASCII code 12.
  5448.  
  5449.             You may look  at this  file with  the DOS  5 Edit  program or  with any  other
  5450.             program that will not change its  ASCII nature. Most word processors will read
  5451.             and display  the file but  will modify its  content when it is  saved. If you
  5452.           use a word processor to look at it, do not modify it or save it.
  5453.  
  5454.  
  5455.             Adding Transaction History to Existing Loan
  5456.  
  5457.             Loan Master  categorizes all loans into two classes, new and existing. When an
  5458.             existing loan  is entered into  the system,  the operator  enters the  current
  5459.             balance and the system continues with  the system from the setup date forward,
  5460.             but no historical information is stored.
  5461.  
  5462.             The  Add  History  function allows  going  back  and  entering the  historical
  5463.             information  for a loan which was originally  set up as an existing loan. This
  5464.             function is not needed for a loan which was set up as a new loan.
  5465.  
  5466.             The  Add History  funcfion  uses  the  transaction  browse  screen  to  accept
  5467.             transactions from  the operator. Refer to  page 100 for details  of the browse
  5468.             screens.
  5469.  
  5470.             Adding history is a serious business. It replaces all prior information  about
  5471.             this loan. Prior  data is NOT retrievable. (Except from  backup copies, if you
  5472.             have them.) 
  5473.                
  5474.  
  5475.             When  you start this process, you will be  asked to identify the loan to which
  5476.             the history is to be added. 
  5477.             The  identification screen,  lists  information about  the loan  you requested
  5478.             along  with a message  that warns  you you are  using a  utility function that
  5479.             bypasses all the controls  and calculations built into the  accounting system.
  5480.             The system cannot be responsible for the results.
  5481.  
  5482.  
  5483.  
  5484.  
  5485.  
  5486.  
  5487.  
  5488.  
  5489.  
  5490.             Loan Master, Loan Accounting System                                         85
  5491.  
  5492.  
  5493.  
  5494.  
  5495.  
  5496.             The Identification screen:
  5497.  
  5498.             ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  5499.                  ║                               Add Loan History                               ║
  5500.                  ║                                                                              ║
  5501.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  5502.                  ║                                                                              ║
  5503.                  ║  Customer No         12-0012-12        Date Set Up                 01/01/90  ║
  5504.                  ║  Loan No                   0001        Set Up Balance            -12,345.00  ║
  5505.                  ║  Johnson, Sam         12               Existing Trans                    16  ║
  5506.                  ║                                                                              ║
  5507.                  ╔═ Important Message ══════════════════════════════════════════════════════════╗
  5508.                  ║                                                                              ║
  5509.                  ║                                                                              ║
  5510.                  ║  Utilities are functions not directly related to loan accounting. They are   ║
  5511.                  ║  useful in managing your accounting system.                                  ║
  5512.                  ║                                                                              ║
  5513.                  ╚═ (Esc) to exit, Pg Dn for more ... ══════════════════════════════════════════╝
  5514.  
  5515.  
  5516.             If you elect to continue,  you will see the history transaction  entry screen.
  5517.             It works exactly like the browse transaction screen. 
  5518.  
  5519.             It will initially be blank,  no transactions. You will enter  each transaction
  5520.             like the examples on the following screen. Interest and principal  paid can be
  5521.             listed in the same transaction with a transaction code of 0 or 1. Late charges
  5522.             must  be listed separately with a transaction  code of 19 for late charge paid
  5523.             or  18 for late  charge accrued.  It is  not necessary  to enter  late charges
  5524.             accrued. See page   163 for a list of Loan  Master transaction codes. When you
  5525.             finish the screen will look something like this:
  5526.  
  5527.  
  5528.             ╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  5529.                  │                                                  Record                 <new>│
  5530.                  │         Tran     Interest Interest     Principal    Late Chg.  Tran          │
  5531.                  │         Date     Rate     Paid         Paid         Paid       Code          │
  5532.                  ╞══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  5533.                  │         01/01/91│ 0.0000 │       12.00│      100.00│      0.00│  1           │
  5534.                  │         02/01/91│ 0.0000 │       11.00│      101.00│      0.00│  1           │
  5535.                  │         03/01/91│ 0.0000 │       10.00│      102.00│      0.00│  1           │
  5536.                  │           /  /  │ 0.0000 │        0.00│        0.00│      0.00│  0           │
  5537.                  │                 │        │            │            │          │              │
  5538.                  │                 │        │            │            │          │              │
  5539.                  │                 │        │            │            │          │              │
  5540.                  │                 │        │            │            │          │              │
  5541.                  │                 │        │            │            │          │              │
  5542.                  │                 │        │            │            │          │              │
  5543.                  │                 │        │            │            │          │              │
  5544.                  ╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  5545.  
  5546.  
  5547.  
  5548.  
  5549.             86                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5550.  
  5551.  
  5552.  
  5553.  
  5554.  
  5555.                                                                                           
  5556.  
  5557.                  
  5558.             The First Transaction
  5559.             The  first transaction is  not shown in  the above table.  It MUST be  a setup
  5560.             transaction. Its amount is the original balance of the loan.  It's transaction
  5561.             code is 11. See page  163 for a list of Loan Master transaction codes.
  5562.  
  5563.             It  is  not necessary  to  enter  the  interest  rate when  entering  histtory
  5564.             transactions. If the loan has an adjustable rate, this feature  will provide a
  5565.             convient way of recording the change dates.
  5566.  
  5567.             After  the new history  is entered, press  Esc to exit  the browse screen. The
  5568.             next screen  will show  you the  results of the  history information  you have
  5569.             entered. The New history column shows the currrent status of the loan based on
  5570.             the new history  you have entered.  The right column  shows the status  of the
  5571.             loan before you entered the new history.
  5572.  
  5573.             If the new history produced the results desired, select the option to save the
  5574.             new  history  and  modify the  master  file.  Both  the  master file  and  the
  5575.             transaction file will  be changed  to reflect  the new  transactions you  have
  5576.             entered. NOTE: The old information  is REPLACED with the new history and is no
  5577.             longer available. It cannot be retrieved. 
  5578.  
  5579.             If the new  information did not  produce the results  desired, you may  either
  5580.             revise it, or delete it. If you delete it, it is gone and the original file is
  5581.             not changed. If you revise  it, you will be offered the opportunity to save it
  5582.             when the revisions are completed.
  5583.  
  5584.             ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  5585.                  ║                                                                              ║
  5586.                  ║                                                                              ║
  5587.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  5588.                  ║                                                                              ║
  5589.                  ║                        ----- Loan Status By -----                            ║
  5590.                  ║                        New History    Master File                            ║
  5591.                  ║    Current Balance           9703.40       9703.40                           ║
  5592.                  ║    Interest paid             2123.33       1115.60                           ║
  5593.                  ║    Interest YTD                82.97         82.78                           ║
  5594.                  ║    late Charge Paid            15.00          0.00                           ║
  5595.                  ║    late Charge YTD              0.00          0.00                           ║
  5596.                  ║                                                                              ║
  5597.                  ║                                                                              ║
  5598.                  ║              ┌─────────────────────────────────────────────────┐             ║
  5599.                  ║              │    1)  Save New History and Modify Master File. │             ║
  5600.                  ║              │    2)  Revise New History.                      │             ║
  5601.                  ║              │    3)  Abandon New History and Exit...          │             ║
  5602.                  ║              └─────────────────────────────────────────────────┘             ║
  5603.                  ║                                                                              ║
  5604.                  ║                                                                              ║
  5605.  
  5606.  
  5607.  
  5608.             Loan Master, Loan Accounting System                                         87
  5609.  
  5610.  
  5611.  
  5612.  
  5613.  
  5614.                  ║                                                                              ║
  5615.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  5616.                  ║             Old data will be replaced. It cannot be recovered.               ║
  5617.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  5618.  
  5619.  
  5620.  
  5621.  
  5622.  
  5623.  
  5624.  
  5625.  
  5626.  
  5627.  
  5628.  
  5629.  
  5630.  
  5631.  
  5632.  
  5633.  
  5634.  
  5635.  
  5636.  
  5637.  
  5638.  
  5639.  
  5640.  
  5641.  
  5642.  
  5643.  
  5644.  
  5645.  
  5646.  
  5647.  
  5648.  
  5649.  
  5650.  
  5651.  
  5652.  
  5653.  
  5654.  
  5655.  
  5656.  
  5657.  
  5658.  
  5659.  
  5660.  
  5661.  
  5662.  
  5663.  
  5664.  
  5665.  
  5666.  
  5667.             88                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5668.  
  5669.  
  5670.  
  5671.  
  5672.  
  5673.                                       Report Menu Functions 
  5674.  
  5675.             All  printed reports are  selected from this menu.   Some of the options  from
  5676.             this menu display  menus of additional reports.
  5677.  
  5678.  
  5679.             Print Trial Balance
  5680.  
  5681.             The trial balance report list all loans. Totals are accumulated  for important
  5682.             dollar amounts like current balance, interest accrued etc.
  5683.  
  5684.             This report is  used for balancing the loan portfolio  with the general ledger
  5685.             or for quick look ups when the computer is off, etc. 
  5686.  
  5687.             Print Past Due Report
  5688.  
  5689.             The past due report lists all loans that are past due. This report is used for
  5690.             collections efforts  and  auditing. It  lists  all  dollar amounts  and  dates
  5691.             related to the past due status of the loan.
  5692.  
  5693.  
  5694.             Print Past Due Notices
  5695.  
  5696.             This function is  not a single report  but a series  of reports (notices)  for
  5697.             each past due loan. The notice lists the borrower, and the status of  the loan
  5698.             along  with a  message  informing  the  borrower  the loan  is  past  due  and
  5699.             requesting payment.
  5700.  
  5701.  
  5702.             Print Will Be Due Notices
  5703.  
  5704.             Will  be due  notices, sometimes  called payment billings  are notices  to the
  5705.             borrower before the  due date of  each payment.   They remind each borrower  a
  5706.             payment will be  due soon.  The  borrower should receive this notice  not more
  5707.             than four or five days before the payment is due.
  5708.  
  5709.             In  the  case of  annual or  quarterly payments,  an  earlier notice  would be
  5710.             appropriate, perhaps 30 days early.
  5711.  
  5712.  
  5713.             Individual, Custom Past Due Notices
  5714.  
  5715.             Individualized  past due  notices are  printed one  loan at  a time  for loans
  5716.             selected by the operator.  Rather than a canned notice, the operator types the
  5717.             text, or message of the notice. The program supplies the status information.
  5718.  
  5719.  
  5720.             Print Loan Statements
  5721.  
  5722.  
  5723.  
  5724.  
  5725.  
  5726.             Loan Master, Loan Accounting System                                         89
  5727.  
  5728.  
  5729.  
  5730.  
  5731.  
  5732.             This function prints a statement listing the transactions for a single loan or
  5733.             a range of loans selected by the operator.
  5734.  
  5735.             Statements may include all transactions in the  file or a starting date may be
  5736.             specified.  Leaving the  starting  date blank,  will  result in  printing  all
  5737.             transactions in the file.
  5738.  
  5739.             The  program  reads the  transaction file,  selects  the transactions  for the
  5740.             selected  loan and  sorts them into  date order.   They are then  printed in a
  5741.             statement format.
  5742.  
  5743.             This report  prints a computed  balance.   This balance is  computed from  the
  5744.             transactions found  in the file. THIS  BALANCE WILL NOT BE  CORRECT unless the
  5745.             file contains all transactions, including the  original setup.  When a loan is
  5746.             set up on the system, the original amount is placed in the transaction file as
  5747.             a principal advance,  (negative payment amount).   If the  loan is not  set up
  5748.             properly,  the principal  payment transactions  will simply  start subtracting
  5749.             from zero.
  5750.  
  5751.             When  the statement  is printed,  the computed  balance is  compared with  the
  5752.             stored balance.  If these balances do not agree, an error message is displayed
  5753.             on the screen and a warning is printed on the statement.
  5754.  
  5755.  
  5756.             Print a Custom Report
  5757.  
  5758.             This menu selection allows the user to specify a special report defined by the
  5759.             user.   User reports  are created  and defined  by the  user using  the report
  5760.             writer. The format of these special reports is stored in a disk file.
  5761.  
  5762.             When a custom report is requested, the  user is asked for a filename. The user
  5763.             must then respond with the name of a file which contains a user defined custom
  5764.             report.  The report  specified by  the report  file will  then be  printed, or
  5765.             displayed on the screen.
  5766.  
  5767.             These files  may be created with Dbase III or any compatible database manager.
  5768.             They may also be created with the Report Writer by Bottom Line Software, Inc.
  5769.  
  5770.  
  5771.             Print Posting Totals
  5772.  
  5773.             The  posting  totals report  lists all  interest,  principal, and  late charge
  5774.             transactions posted for  a range  of dates.  Before printing  the report,  the
  5775.             operation will enter a starting and ending date. These dates are inclusive.
  5776.  
  5777.  
  5778.  
  5779.  
  5780.  
  5781.  
  5782.  
  5783.  
  5784.  
  5785.             90                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5786.  
  5787.  
  5788.  
  5789.  
  5790.  
  5791.             Print the posting totals for the month of August:
  5792.  
  5793.                   Beginning date    =  08-01-91
  5794.  
  5795.                   Ending date             =  08-31-91
  5796.  
  5797.  
  5798.  
  5799.             Print the posting totals for August tenth.
  5800.  
  5801.                   Beginning date    = 08-10-91
  5802.  
  5803.                   Ending date       = 08-10-91
  5804.  
  5805.  
  5806.             Note  that separate details  and separate totals  are listed  for positive and
  5807.             negative transactions.  A principal payment  transaction for $100.00  would be
  5808.             listed as +100.00. A principal payment reversal for $100.00 would be listed as
  5809.             -100.00.
  5810.  
  5811.  
  5812.             Print Transaction Listing
  5813.  
  5814.             The Transaction Listing report lists all transactions in the transaction file.
  5815.             It orders the transactions  by customer, then by loan, then  by date. For each
  5816.             customer,  it gives a complete  historyof all transactions  posted with annual
  5817.             totals.
  5818.  
  5819.  
  5820.             Print Accrual Report
  5821.  
  5822.             The accrual  report will list  the interest and  late charges accrued  for any
  5823.             period of time. This report uses the accrual files mentioned in the section on
  5824.             the parameter file, see page 75 for information about the accrual files.
  5825.  
  5826.  
  5827.             Year End Close Out
  5828.  
  5829.             BACK UP YOUR MASTER FILE BEFORE USING THIS FUNCTION
  5830.  
  5831.             This function is run each  year after the December  31st update and after  the
  5832.             year end interest statements have been printed.
  5833.  
  5834.             The  purpose of this function  is to reset  the year to date  totals  to zero.
  5835.             Interest paid year to  date, late charges paid year to date,  and all the user
  5836.             defined YTD fields are reset to zero.
  5837.  
  5838.             This function can be run at any time if desired. If it is NOT run at year end,
  5839.             there is no automated way to  recover the year end status of each  loan except
  5840.             to return to the year end backup file.  
  5841.  
  5842.  
  5843.  
  5844.             Loan Master, Loan Accounting System                                         91
  5845.  
  5846.  
  5847.  
  5848.  
  5849.  
  5850.  
  5851.             End of Year Interest Statements
  5852.  
  5853.             At the end of each year, before  performing the year end closeout, the program
  5854.             will, if requested, print statements  for each borrower listing the amount  of
  5855.             interest paid during the preceding year.
  5856.  
  5857.             The statement  lists other  status information such  as past due  status, late
  5858.             charge status, etc.
  5859.  
  5860.             This is not a single report, but a series of statements, one for each  loan in
  5861.             the file.  If a customer has three loans,  he will receive three statements.
  5862.  
  5863.             This statement may include or exclude the user defined YTD fields. This is the
  5864.             only  report on which  they are available.  To save them for  the file history
  5865.             without sending them to the borrower, print two reports, one with and one with
  5866.             out the user defined fields.  Keep a copy of both. If you have many borrowers,
  5867.             someone  will call and ask for another copy.  If you have only the report with
  5868.             the user defined fields, you will not be able to make a copy without them.
  5869.  
  5870.  
  5871.  
  5872.             Screen Reports Menu
  5873.  
  5874.             If a permanent paper record is not needed, it is convenient to display reports
  5875.             on the screen. Loan Master provides two on screen reports. 
  5876.  
  5877.             Two reports are  available on screen,  the Loan Transaction Statement  and the
  5878.             Totals Report.
  5879.  
  5880.  
  5881.  
  5882.             The Loan Transaction Statement 
  5883.  
  5884.             This function  prints a statement listing the transactions for a loan selected
  5885.             by the operator.
  5886.  
  5887.             The  program  reads the  transaction file,  selects  the transactions  for the
  5888.             selected loan and  sorts them into  date order.   They are  then printed in  a
  5889.             statement format.
  5890.  
  5891.             This report  prints a computed  balance.   This balance is  computed from  the
  5892.             transactions found  in the file. THIS  BALANCE WILL NOT BE  CORRECT unless the
  5893.             file contains all transactions, including the  original setup.  When a loan is
  5894.             set up on the system, the original amount is placed in the transaction file as
  5895.             a principal advance,  (negative payment amount).   If the loan  is not set  up
  5896.             properly,  the principal  payment transactions  will simply  start subtracting
  5897.             from zero.
  5898.  
  5899.  
  5900.  
  5901.  
  5902.  
  5903.             92                                         Loan Master, Loan Accounting System
  5904.  
  5905.  
  5906.  
  5907.  
  5908.  
  5909.             The Totals Report
  5910.  
  5911.             This  report  reads the  loan master  file and  calculates  the totals  of all
  5912.             numeric fields and displays the totals on  screen. The Print Screen key can be
  5913.             used to print a snap shot of these totals.
  5914.  
  5915.             Some  numeric totals would not be meaningful and are therefore not calculated.
  5916.             eg. The total of the fields storing the original interest rate would not  be a
  5917.             meaningful total, so it is not calculated.
  5918.  
  5919.  
  5920.  
  5921.  
  5922.  
  5923.  
  5924.  
  5925.  
  5926.  
  5927.  
  5928.  
  5929.  
  5930.  
  5931.  
  5932.  
  5933.  
  5934.  
  5935.  
  5936.  
  5937.  
  5938.  
  5939.  
  5940.  
  5941.  
  5942.  
  5943.  
  5944.  
  5945.  
  5946.  
  5947.  
  5948.  
  5949.  
  5950.  
  5951.  
  5952.  
  5953.  
  5954.  
  5955.  
  5956.  
  5957.  
  5958.  
  5959.  
  5960.  
  5961.  
  5962.             Loan Master, Loan Accounting System                                         93
  5963.  
  5964.  
  5965.  
  5966.  
  5967.  
  5968.                                          Data Entry Screens                                                              
  5969.  
  5970.  
  5971.             When the program needs information from the operator, it displays a data entry
  5972.             screen. Usually data entry screens occupy the  entire screen. Occasionally, as
  5973.             in  the case of  a simple  yes or no  answer, the  computer will open  a small
  5974.             window  on the screen  and ask  "Is this  the loan  you want?  Y/N".   In this
  5975.             instance, the remainder of the screen will stay as is was before.
  5976.  
  5977.             Data entry  screens use prompts (messages, questions) to ask for data. It uses
  5978.             fields  to receive data. A field is  a specific, isolated, identified, area in
  5979.             which data is entered on the screen, stored in memory or on disk.
  5980.  
  5981.             Usually  a prompt will appear on the screen  followed by the data field to its
  5982.             immediate right. This is not always the case. The prompt may be  below, above,
  5983.             left, or right of the data field.
  5984.  
  5985.             When the prompts  and fields are printed on the screen,  the fields may or may
  5986.             not already contain  data. If the program  is building a new  record, the data
  5987.             fields will be empty.   If the operator has asked  to edit an old record,  the
  5988.             fields will contain the old data.
  5989.  
  5990.             If  the program  is asking  a question to  verify a  command you  have already
  5991.             given, or implied, the response field will contain a default answer. A default
  5992.             answer  is  the answer  the computer  will use  unless  you tell  it something
  5993.             different. If you ask to delete loan  number 33, the program will find it  and
  5994.             display it on the screen. It will then ask you, "Is this the loan you want  to
  5995.             delete? Y/N". The response field will contain a "N". "N" then, is  the default
  5996.             answer.  If you  simply press  the <Return>  key, you  have answered  "N". The
  5997.             purpose for this manner of operation is to require the operator to think about
  5998.             the answer and to take a positive step, pressing "Y",  before deleting a loan.
  5999.  
  6000.  
  6001.             Data Entry Cursor Control Keys
  6002.  
  6003.             During data  entry, you will  move the cursor  around the screen  and enter or
  6004.             change data  until it  is correct.  You will  use the  cursor control keys  to
  6005.             control the movement of  the cursor.
  6006.  
  6007.             The cursor control keys are controlled by  the NumLock and the Shift keys. The
  6008.             NumLock key toggles  the numeric key  pad back and  forth between the  numeric
  6009.             mode and the cursor control mode.  
  6010.  
  6011.             The Shift  key does the same thing but on  a temporary basis. for example: You
  6012.             have  the numeric key  pad set for  cursor control.  You move the  cursor to a
  6013.             numeric entry. Next press and hold down the shift key, this action changes the
  6014.             numeric keypad to numeric entry. You now enter your number (still holding down
  6015.             the shift key) and then release the Shift key. The numeric key pad shifts back
  6016.             to cursor control.
  6017.  
  6018.  
  6019.  
  6020.  
  6021.             94                                         Loan Master, Loan Accounting System
  6022.  
  6023.  
  6024.  
  6025.  
  6026.  
  6027.  
  6028.  
  6029.  
  6030.  
  6031.  
  6032.  
  6033.  
  6034.  
  6035.  
  6036.  
  6037.  
  6038.  
  6039.  
  6040.  
  6041.  
  6042.  
  6043.  
  6044.  
  6045.  
  6046.  
  6047.  
  6048.  
  6049.  
  6050.  
  6051.  
  6052.  
  6053.  
  6054.  
  6055.  
  6056.  
  6057.  
  6058.  
  6059.  
  6060.  
  6061.  
  6062.  
  6063.  
  6064.  
  6065.  
  6066.  
  6067.  
  6068.  
  6069.  
  6070.  
  6071.  
  6072.  
  6073.  
  6074.  
  6075.  
  6076.  
  6077.  
  6078.  
  6079.  
  6080.             Loan Master, Loan Accounting System                                         95
  6081.  
  6082.  
  6083.  
  6084.  
  6085.  
  6086.  
  6087.                                  DATA ENTRY CURSOR CONTROL KEYS
  6088.  
  6089.  
  6090.  
  6091.             ^ Indicates  the Control key labeled Ctrl. Thus ^LeftArrow means hold down the
  6092.             control key while pressing the Left Arrow key.
  6093.  
  6094.             This key:               Does this:
  6095.  
  6096.             Home        Move the cursor to the beginning of the current field.
  6097.  
  6098.             ^Home       Move the  cursor to  the  beginning of  the  first field  on  this
  6099.                         screen.
  6100.  
  6101.             End         Move the cursor to the last character of the current field.
  6102.  
  6103.             ^End        Move the cursor to the beginning of the last field on this page.
  6104.  
  6105.             UpArrow           Move the cursor to the previous field.
  6106.  
  6107.             DownArrow   Move the cursor to the next field. Will not end  the current input
  6108.                         screen by continuing to the next screen.
  6109.  
  6110.             RightArrow        Move  the cursor one character  to the right  in the current
  6111.                               field. 
  6112.  
  6113.             ^RightArrow       Move the cursor  to the beginning  of the next  word in  the
  6114.                               current field.
  6115.  
  6116.             LeftArrow         Move the cursor  to the  left one character  in the  current
  6117.                               field.
  6118.  
  6119.             ^LeftArrow        Move the cursor to the beginning of the current word. If  it
  6120.                               is already at the beginning, move it to the beginning of the
  6121.                               previous word.
  6122.  
  6123.             ^T                Delete from the cursor to the end of the current word.
  6124.  
  6125.             ^Y                Delete from the cursor to the end of the current field.
  6126.  
  6127.             PgUp 
  6128.             PgDn        Save  the  data on  the current  screen and  continue to  the next
  6129.                         screen.
  6130.  
  6131.             Esc         Continue to the next screen. Do not save the changes,  if any that
  6132.                         were made to the current screen.
  6133.  
  6134.             ^U                Restore the current field  to its original value.  This only
  6135.                               works before the cursor is moved out of the field.  Once the
  6136.  
  6137.  
  6138.  
  6139.             96                                         Loan Master, Loan Accounting System
  6140.  
  6141.  
  6142.  
  6143.  
  6144.  
  6145.                               cursor  has been moved, the only way to restore the original
  6146.                               value is to retype it.
  6147.  
  6148.             Backspace         Delete the character to the left of the cursor.
  6149.  
  6150.             Delete            Delete the character under the cursor
  6151.  
  6152.             Insert            Toggle between insert and typeover modes.
  6153.  
  6154.  
  6155.  
  6156.  
  6157.  
  6158.  
  6159.  
  6160.  
  6161.  
  6162.  
  6163.  
  6164.  
  6165.  
  6166.  
  6167.  
  6168.  
  6169.  
  6170.  
  6171.  
  6172.  
  6173.  
  6174.  
  6175.  
  6176.  
  6177.  
  6178.  
  6179.  
  6180.  
  6181.  
  6182.  
  6183.  
  6184.  
  6185.  
  6186.  
  6187.  
  6188.  
  6189.  
  6190.  
  6191.  
  6192.  
  6193.  
  6194.  
  6195.  
  6196.  
  6197.  
  6198.             Loan Master, Loan Accounting System                                         97
  6199.  
  6200.  
  6201.  
  6202.  
  6203.  
  6204.             Date Screen
  6205.  
  6206.             This screen is the  first data entry screen you  see  when the program starts.
  6207.             This screen  is first  because the  date is  critical in  calculating interest
  6208.             accruals and in determining past due and maturity status.
  6209.  
  6210.  
  6211.             NOTE
  6212.  
  6213.             It is not possible to overemphasize the importance of this  date. This date is
  6214.             especially important when you are doing the example loans. If this date is set
  6215.             to the  current calendar date  when doing  the examples, results  will not  be
  6216.             correct.
  6217.  
  6218.             If you make a mistake on one of  the loan input screens, you will affect  only
  6219.             that  individual loan. If you  make a mistake on this  screen, you will affect
  6220.             every loan in the file.
  6221.  
  6222.  
  6223.             When this screen  is displayed, the computer reads the  date from its internal
  6224.             calendar and tells you what it is:
  6225.  
  6226.                   The system date is            04/04/89
  6227.  
  6228.             It then reads the date the file was last updated and tells you that date.
  6229.  
  6230.                   The last file update was       04/01/89
  6231.  
  6232.  
  6233.             You  are asked  to  verify the  date.    If your  computer's  calendar is  set
  6234.             incorrectly or not set at all, this date will not be correct.  You can set the
  6235.             date to any date you want. Normally you will set this date to the current date
  6236.             (the date of the day you are   doing the work). Occasionally, you will set  it
  6237.             to a date before the current date.
  6238.  
  6239.             Assuming the above dates are correct you will receive a  message that the file
  6240.             has not been updated for four days. This is not an error message. It is simply
  6241.             informational.  It may help to detect an error. If the actual calendar date is
  6242.             04/01/89 and you  enter 03/30/89 in error, you  will be advised that  the file
  6243.             has  been updated two  days in advance.  Since you do  not make a  practice of
  6244.             updating in advance, you are tipped to an error in data entry.
  6245.  
  6246.  
  6247.             How Is This Date Used?
  6248.  
  6249.             When the computer starts updating the loans in the file,  It computes interest
  6250.             and checks for past  due status and late charges  beginning the day after  the
  6251.             date of the last  update, and continuing  to the date you  set as the  current
  6252.             date.
  6253.  
  6254.  
  6255.  
  6256.  
  6257.             98                                         Loan Master, Loan Accounting System
  6258.  
  6259.  
  6260.  
  6261.  
  6262.  
  6263.             If you set the  current date before or equal  to the date of the  last update,
  6264.             nothing  will happen.   The computer  will read the  file and look  at all the
  6265.             loans,   but since the days  between the date  of last update and  the current
  6266.             date are 0 or less,  it will skip them all.
  6267.  
  6268.  
  6269.             New Loan Screen
  6270.  
  6271.             This screen is used only to set up a new loan.  It cannot be used to set up an
  6272.             existing loan.   Much of  the data  needed to  keep the  status of  a loan  is
  6273.             computed and changes frequently. This data is not entered when the loan is new
  6274.             but is computed later  by the computer. The computed data  is not displayed or
  6275.             entered on this screen.
  6276.  
  6277.  
  6278.             User Defined Screen
  6279.  
  6280.             This  screen is  used to enter  and display  data the user  defines. There are
  6281.             three user defined fields which can be posted, six user defined numeric fields
  6282.             and two user defined alpha fields. 
  6283.  
  6284.             The user  may assign  names to  these fields  by entering  these names in  the
  6285.             parameter file. The  names entered in the parameter file  will be displayed on
  6286.             the screen as the field names when this screen is displayed.
  6287.  
  6288.             See the section on user defined parameter fields in the section
  6289.              dealing with the parameter file. (user options)
  6290.  
  6291.             ╔═══════════════════<-- Name of User's custom screen here ->═══════════════════╗
  6292.                  ║                                                                              ║
  6293.                  ║  Customer No.   12-0012-12                Original amount :       12,345.00  ║
  6294.                  ║  Loan No.             0001                Current balance :        9,703.40  ║
  6295.                  ║  Cust name.     Johnson, Sam         12   Escrow Balance               0.00  ║
  6296.                  ║                                           Escrow Payment               0.00  ║
  6297.                  ║  Comments                                 Mail Flag                       0  ║
  6298.                  ║                                           Int Paid To              01/15/91  ║
  6299.                  ║  Alpha field 1                                                               ║
  6300.                  ║  Alpha field 2                                                               ║
  6301.                  ║  Makers/Guarantors ...                                                       ║
  6302.                  ║                                                                              ║
  6303.                  ║  User field 1               0.00       Numeric field 1  :            0.00    ║
  6304.                  ║  User field 1 YTD           0.00       Numeric field 2  :            0.00    ║
  6305.                  ║  User field 2               0.00       Numeric field 3  :            0.00    ║
  6306.                  ║  User field 2 ytd           0.00       Numeric field 4  :            0.00    ║
  6307.                  ║  Ret check chg              0.00       Numeric field 5  :            0.00    ║
  6308.                  ║  Reg check chg ytd          0.00       Numeric field 6  :            0.00    ║
  6309.                  ║                                                                              ║
  6310.                  ║                                                                              ║
  6311.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  6312.  
  6313.  
  6314.  
  6315.  
  6316.             Loan Master, Loan Accounting System                                         99
  6317.  
  6318.  
  6319.  
  6320.  
  6321.  
  6322.             Loan Maintenance Screen
  6323.  
  6324.             This screen is used to display the  information about a loan on the screen. At
  6325.             your option, you may change any data that is not restricted.
  6326.  
  6327.             This  screen displays  all the  information stored  for each  individual loan,
  6328.             including the data computed by the computer during the update process.
  6329.  
  6330.             To change data on this screen, move the cursor to the field you need to change
  6331.             by pressing the up or down arrow key. The down arrow key moves the cursor down
  6332.             the left column to  the bottom and then up to the top  of the right column and
  6333.             continues on down  to the  bottom of  the left column.  The up  arrow has  the
  6334.             opposite effect.
  6335.  
  6336.             When the cursor is in the field you need to change, you can enter new data, or
  6337.             change  the  old data.  See  the section  on  cursor control  and  editing key
  6338.             functions for more detail.
  6339.  
  6340.  
  6341.             Browse Screens
  6342.  
  6343.             The browse  screen options  allow you  to browse   the  data files. Each  data
  6344.             record  is  displayed  on one  line  across the  screen.  Several  records are
  6345.             displayed on each screen with the fields appearing in columns.
  6346.  
  6347.  
  6348.             The browse screen looks like this:
  6349.  
  6350.  
  6351.                         ╒══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  6352.                         │                                              Record  1 of 136    │
  6353.                         │  Customer     Loan                                               │
  6354.                         │    Number   Number  Customer Name          Maker 1               │
  6355.                         ╞══════════════════════════════════════════════════════════════════╡
  6356.                         │                                                                  │
  6357.                         │        33        1  Smith, Bob             Smith, Bob            │
  6358.                         │        22        1  Jackson, Wm            Jackson, Thomas       │
  6359.                         │        22        1  Jackson, Wm            Jackson, Thomas       │
  6360.                         │                                                                  │
  6361.                         │                                                                  │
  6362.                         ╘══════════════════════════════════════════════════════════════════╛ 
  6363.  
  6364.  
  6365.             The record contains  many more fields than can be displayed on the screen on a
  6366.             single line. To accomplish the goal of  one loan on one line, the line scrolls
  6367.             across the screen. As you use the cursor keys  to move your view to the right,
  6368.             the columns on  the left side of the screen scroll  off the screen to the left
  6369.             while the  formerly invisible columns to  the right of the  screen scroll onto
  6370.             the screen from the left.
  6371.  
  6372.  
  6373.  
  6374.  
  6375.             100                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6376.  
  6377.  
  6378.  
  6379.  
  6380.  
  6381.             You can browse either the loan master file, or the transaction file.
  6382.  
  6383.             To edit a  field on the browse  screen, highlight it and press  the Enter key.
  6384.             The cursor will  appear in the highlighted  area and the data  may be changed.
  6385.             Pressing the Enter key again turns off the cursor and accepts the changes. The
  6386.             browse  screens  do not  work like  the data  entry  screens. Please  read the
  6387.             section on Browse Cursor Control Keys 
  6388.  
  6389.  
  6390.  
  6391.  
  6392.  
  6393.  
  6394.  
  6395.  
  6396.  
  6397.  
  6398.  
  6399.  
  6400.  
  6401.  
  6402.  
  6403.  
  6404.  
  6405.  
  6406.  
  6407.  
  6408.  
  6409.  
  6410.  
  6411.  
  6412.  
  6413.  
  6414.  
  6415.  
  6416.  
  6417.  
  6418.  
  6419.  
  6420.  
  6421.  
  6422.  
  6423.  
  6424.  
  6425.  
  6426.  
  6427.  
  6428.  
  6429.  
  6430.  
  6431.  
  6432.  
  6433.  
  6434.             Loan Master, Loan Accounting System                                        101
  6435.  
  6436.  
  6437.  
  6438.  
  6439.  
  6440.  
  6441.                                     Browse Cursor Control Keys
  6442.  
  6443.  
  6444.             This key          Does this:
  6445.  
  6446.              Up  Move the cursor up one line, (record, loan, transaction)
  6447.  
  6448.              Down      Move the cursor down one line, (record, loan, transaction)
  6449.  
  6450.              Right     Move the cursor one column (field)  to the right. If the cursor is
  6451.                         in a  field  and the  editing  mode is  on,  move the  cursor  one
  6452.                         character to the right.
  6453.  
  6454.              Left      Move the cursor one column  (field) to the left. If the  cursor is
  6455.                         in  a  field and  the  editing mode  is  on, move  the  cursor one
  6456.                         character to the left.
  6457.  
  6458.             <Return>    Turn  on the  editing  mode (feature)  and edit  the  data in  the
  6459.                         currently selected field.  If the edit mode  is already on,   quit
  6460.                         editing the current  field, keep the edited field  and continue on
  6461.                         the next field to the right.
  6462.  
  6463.             ^
  6464.              CtrlUp     Not used.
  6465.  
  6466.             ^
  6467.              CtrlDn     Not used.
  6468.  
  6469.             ^ 
  6470.             CtrlRight   Scroll  the entire  database one  column to  the left.  (Moves the
  6471.                         cursor to the right)
  6472.  
  6473.             ^
  6474.              CtrlLeft   Scroll the  entire database  one column to  the right.  (Moves the
  6475.                         cursor to the left)
  6476.  
  6477.             PgDn  Move down one page (further into the database).
  6478.  
  6479.             PgUp  Move up one page (back towards the top of the database).
  6480.  
  6481.             ^PgUp Move to the top, first record in the database.
  6482.  
  6483.             ^PgDn Move to the bottom, last record of the database.
  6484.  
  6485.             End   Move to the right most column on the screen.
  6486.  
  6487.             Home  Move to the left most column on the screen.
  6488.  
  6489.  
  6490.  
  6491.  
  6492.  
  6493.             102                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6494.  
  6495.  
  6496.  
  6497.  
  6498.  
  6499.             ^End  Move to the last field to the right of the current record and scroll the
  6500.                   screen so that field is in the right most column of the screen.
  6501.  
  6502.             ^Home Move to the first field of the  current record and place the first field
  6503.                   of each record in the left most column on the screen.
  6504.  
  6505.             Esc   Exit the browse function and return to the menu.
  6506.  
  6507.  
  6508.  
  6509.  
  6510.  
  6511.  
  6512.  
  6513.  
  6514.  
  6515.  
  6516.  
  6517.  
  6518.  
  6519.  
  6520.  
  6521.  
  6522.  
  6523.  
  6524.  
  6525.  
  6526.  
  6527.  
  6528.  
  6529.  
  6530.  
  6531.  
  6532.  
  6533.  
  6534.  
  6535.  
  6536.  
  6537.  
  6538.  
  6539.  
  6540.  
  6541.  
  6542.  
  6543.  
  6544.  
  6545.  
  6546.  
  6547.  
  6548.  
  6549.  
  6550.  
  6551.  
  6552.             Loan Master, Loan Accounting System                                        103
  6553.  
  6554.  
  6555.  
  6556.  
  6557.  
  6558.             Visual Update System
  6559.  
  6560.  
  6561.             Computers usually do things in the dark. We can't  see what is going on and we
  6562.             wonder about the results.
  6563.  
  6564.             Loan Master has  a visual  update system  that,   if turned  on,   continually
  6565.             displays information about the update procedures on the screen.  These screens
  6566.             range from  a very simple record counter telling which record is being updated
  6567.             to the very complex data file update screen that displays the contents of each
  6568.             field before and after the update, and optionally stops for you to inspect the
  6569.             record after each day's computations.
  6570.  
  6571.             To use this system you must turn it on.  Turning on the visual  update screens
  6572.             is done  through updating the parameter  file. Set the visual  update field to
  6573.             "T", (true).
  6574.  
  6575.             The  visual update system may be turned on  or off when the update is started.
  6576.             This function slows the update function considerably.  For this reason, it can
  6577.             be  turned  off even  when the  other visual  functions are  on. It  is seldom
  6578.             advantageous, speedwise, to turn off the visual  update system on any computer
  6579.             faster than an 8088.
  6580.  
  6581.             To get  acquainted with  the system,  turn it  on  when you  start the  update
  6582.             procedure,  request  the pause  after each  loan  function.   When  the update
  6583.             starts, the loan status will be displayed on the screen in the before columns.
  6584.             The interest  and status information  is updated  and then the  new status  is
  6585.             displayed in the after columns.  The screen will display the "Press any key to
  6586.             continue..." message at  the bottom of  the screen.   You can now  inspect the
  6587.             loan  status before and  after the update  calculations.  When  you are ready,
  6588.             press the return key and the next loan will be processed.
  6589.  
  6590.             For normal operations,  you will probably want to turn this option "on" in the
  6591.             parameter file and turn  it "off" for the update.   If you like, you  can turn
  6592.             the update  display "on" and the  "pause" off. This will  result in displaying
  6593.             the loan status on  the screen as each loan is updated but the screen will not
  6594.             pause for inspection before updating the next loan.
  6595.  
  6596.             For  a practice session  with the visual  update system, see  the examples for
  6597.             setting up new and existing loans.
  6598.  
  6599.  
  6600.  
  6601.  
  6602.  
  6603.  
  6604.  
  6605.  
  6606.  
  6607.  
  6608.  
  6609.  
  6610.  
  6611.             104                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6612.  
  6613.  
  6614.  
  6615.  
  6616.  
  6617.                                       Updating the Loan File
  6618.  
  6619.  
  6620.             A loan earns interest every day, one day at a time. It earns  interest whether
  6621.             you turn  on the computer or not.  If you must keep up with very many loans, a
  6622.             payment may come due on any day of the month.  Something happens every day.
  6623.  
  6624.             Loan  Master Loan Accounting  software expects  to keep  up with  an unlimited
  6625.             number of loans. It must  compute interest on every loan every day and it must
  6626.             check every  loan every day to  see if a payment  is due or if  it has reached
  6627.             final maturity.   This is exactly how the loan file  is updated. Every loan is
  6628.             updated every day, one day at a time.
  6629.  
  6630.             Loan Master  knows that you are  not going to  come to the office  and run the
  6631.             computer every day to update your loan file.  It must be able to keep up  with
  6632.             the days you miss and "catch up".
  6633.  
  6634.  
  6635.             Verify Date Screen 
  6636.  
  6637.             In the parameter file,  the program stores the date of last file update.  When
  6638.             the Loan Master  program starts, the  first thing it does  is read the  system
  6639.             clock and the parameter file and display the current system date and the  date
  6640.             of last file update. The program MUST know the  date of the current update. If
  6641.             your  system clock is  not correct, or if  you are updating for  a date in the
  6642.             past, you must enter the correct current date when this screen is displayed.
  6643.  
  6644.  
  6645.             Updating the Loan File
  6646.  
  6647.             As soon as the program knows  the correct date, it compares it to the  date of
  6648.             last file update. It  then knows how many days  you have skipped.   If today's
  6649.             date is  03-20-89 and  the  data of  last file  update is  03-17-89, you  have
  6650.             skipped the 18th and the 19th, two days. It needs to update for three days  to
  6651.             update through the 20th.
  6652.  
  6653.             In this case,   if you order a file update,  the  program will read the entire
  6654.             file, one loan at a time,  and add one days interest and check  maturities for
  6655.             the  18th.   As  soon as  this process  is  finished, it  will immediately  be
  6656.             repeated for  the 19th, and  then again  for the  20th.  When  the process  is
  6657.             finished,  the entire file will be updated current for 03-20-89.
  6658.  
  6659.  
  6660.             Catching Up
  6661.  
  6662.             Occasionally a loan for some reason   will not be updated to the same  date as
  6663.             the rest of the file. One example is a new loan that is added to the file. The
  6664.             date of last file update  was March 20. The new  loan was closed on March  5th
  6665.             but we received it from the salesman on March 21.  When we enter this loan, it
  6666.  
  6667.  
  6668.  
  6669.  
  6670.             Loan Master, Loan Accounting System                                        105
  6671.  
  6672.  
  6673.  
  6674.  
  6675.  
  6676.             will never have  been updated. Another way of saying this  is that the date of
  6677.             last update is the same as the date of the loan, or March 1.
  6678.  
  6679.             This loan will be entered into the data file. Its date last update will be set
  6680.             to March 1. When the  file is updated, the program will detect  that this loan
  6681.             is  "behind".  When this  condition  is detected,  this  loan will  be updated
  6682.             repeatedly until it is "up  to date", then the program will  continue with the
  6683.             next loan in the file.
  6684.  
  6685.             If we enter  this loan  on March 21,  and then  run the March  21 update,  the
  6686.             program will update the old loans only one day (March 20 to March 21). When it
  6687.             comes to the new loan, it will notice  that it is "behind" and will update  it
  6688.             one day at a time until its date last update is the same as the other loans in
  6689.             the file. This one day at a time method is necessary so the program  can check
  6690.             for payment dates and late charges due.
  6691.  
  6692.  
  6693.             Posting Payments During the Update
  6694.  
  6695.             Today is the 21st. The last update was the 17th and you received a  payment on
  6696.             the 18th. If you post the  payment before the update. Credit will be  given as
  6697.             of the 17th.   You  will lose interest  for the  18th, 19th, and  20th on  the
  6698.             amount  of the  principal reduction.   If  the payment  amount is  $100.00 and
  6699.             $80.00 is interest,   you will lose  three days interest  on 20.00, about  two
  6700.             cents.
  6701.  
  6702.             On the other hand,   if you  post the payment after  the update, the  customer
  6703.             will loose credit for the 19th and the 20th, about one and one third cents.
  6704.  
  6705.  
  6706.             Lying About the Date
  6707.  
  6708.             If you process a large number of loans,  or if the amounts are large enough to
  6709.             make the above numbers significant,   you can get it exactly right by lying to
  6710.             the computer.  This is how you do it.
  6711.  
  6712.             When you request  a master file update, you  are told the date of  last master
  6713.             file update  and asked for  the date  of this update.   In the  above example,
  6714.             today is really the 20th but you can  tell the program to update for the  18th
  6715.             and  it will update only one  day. You can then post  the payments received on
  6716.             the 18th  and then update again,  telling the  program to update for the 19th.
  6717.             etc.
  6718.  
  6719.  
  6720.  
  6721.  
  6722.  
  6723.  
  6724.  
  6725.  
  6726.  
  6727.  
  6728.  
  6729.             106                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6730.  
  6731.  
  6732.  
  6733.  
  6734.  
  6735.                                         Loan Master Reports                                                              
  6736.  
  6737.  
  6738.             The loan accounting system produces these reports:
  6739.  
  6740.  
  6741.                         Trial Balance Reports
  6742.  
  6743.                         Past Due Loans Reports
  6744.  
  6745.                         Past Due Notices
  6746.  
  6747.                         Past Due Notices Custom
  6748.  
  6749.                         Will Be Due Notice (Billing Statement)
  6750.  
  6751.                         Loan Transaction Statement
  6752.  
  6753.                         Year End Interest Statement
  6754.  
  6755.  
  6756.  
  6757.             Past Due and Will Be Due
  6758.  
  6759.             The numbers on the past due  report do not agree with the numbers on  the will
  6760.             be due notice, Why?
  6761.  
  6762.             The past  due notice gives the  status of the loan  as of a date  in the past.
  6763.             The date of the payment missed.
  6764.  
  6765.             The  will be due  notice gives the  anticipated amounts  due at a  date in the
  6766.             future, the date the payment will be due.
  6767.  
  6768.  
  6769.             Will Be Due Notices 
  6770.  
  6771.             Always update the loan file before printing will be due notices!
  6772.  
  6773.             The Will Be Due notice lists this information. 
  6774.  
  6775.                   Date of notice
  6776.                   Date payment will be due
  6777.                   Interest due
  6778.                   Principal due
  6779.                   Late charge due
  6780.  
  6781.  
  6782.  
  6783.  
  6784.  
  6785.  
  6786.  
  6787.  
  6788.             Loan Master, Loan Accounting System                                        107
  6789.  
  6790.  
  6791.  
  6792.  
  6793.  
  6794.             Date of notice
  6795.  
  6796.                   The date of notice  is the date the loan was last  updated. This date is
  6797.                   used  in case a payment has been made  since that date but which has not
  6798.                   yet been posted to the account.
  6799.  
  6800.  
  6801.             Date payment will be due
  6802.  
  6803.                   This  is  the date  the  next payment  will mature.  The  next regularly
  6804.                   scheduled payment will be due on this date.
  6805.  
  6806.  
  6807.             Interest due
  6808.  
  6809.                   This is the anticipated  amount of interest due on the date  of the next
  6810.                   regularly  scheduled payment  date.  This amount  includes all  interest
  6811.                   accrued through  the date  of the  notice  plus the  interest that  will
  6812.                   accrue from the  date the notice is  printed to the date the  payment is
  6813.                   due.
  6814.  
  6815.                   NOTE that this is  ALL interest accrued and not  paid as of the  date of
  6816.                   the next payment.
  6817.  
  6818.  
  6819.             Principal due
  6820.  
  6821.             This  is the  anticipated principal  that will  be due  on the  next regularly
  6822.             scheduled  payment date. This amount is calculated by taking the principal due
  6823.             amount and adding  the anticipated  principal component of  the total  payment
  6824.             amount as of the date of the next payment.
  6825.  
  6826.             EXAMPLE
  6827.  
  6828.             The  payment is due  in 4 days. The  interest accrued as  of today is $233.00,
  6829.             four days interest  is 36.00. The interest that "Will be  due" in four days is
  6830.             $233.00 + 36.00 or $269.00.
  6831.  
  6832.             The principal due today is $14.00.  The payment due in four days is $300.00.
  6833.  
  6834.  
  6835.  
  6836.  
  6837.  
  6838.  
  6839.  
  6840.  
  6841.  
  6842.  
  6843.  
  6844.  
  6845.  
  6846.  
  6847.             108                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6848.  
  6849.  
  6850.  
  6851.  
  6852.  
  6853.             The principal due in four days will be:
  6854.  
  6855.  
  6856.                         Payment due         $300.00
  6857.                         Interest due               269.00
  6858.                         ----------------------------------------------------
  6859.                         Principal component         31.00
  6860.                         of this payment
  6861.  
  6862.  
  6863.                         Principal due now
  6864.                         from prior payments         14.00
  6865.                         ----------------------------------------------------
  6866.                         Total principal due         45.00
  6867.  
  6868.                         NOTE:
  6869.  
  6870.                         Total principal due         45.00
  6871.                         Total interest  due        269.00
  6872.                         ----------------------------------------------------
  6873.                         Total amount due     314.00
  6874.  
  6875.                         Total amount billed        314.00
  6876.  
  6877.                         Scheduled payment    300.00
  6878.  
  6879.  
  6880.             The will be due notice has billed the customer  for the amount needed to bring
  6881.             the note current, not just the amount of the regularly scheduled payment.
  6882.  
  6883.             Abbreviated Billing Notices
  6884.  
  6885.             Both past and will  be due notices are  available in an abbreviated  format in
  6886.             which only the payment amount is printed.
  6887.  
  6888.  
  6889.  
  6890.  
  6891.  
  6892.  
  6893.  
  6894.  
  6895.  
  6896.  
  6897.  
  6898.  
  6899.  
  6900.  
  6901.  
  6902.  
  6903.  
  6904.  
  6905.  
  6906.             Loan Master, Loan Accounting System                                        109
  6907.  
  6908.  
  6909.  
  6910.  
  6911.  
  6912.             Problems with Will Be Due Notices
  6913.  
  6914.  
  6915.             If you do not  receive a will be due  notice when you think you  should, check
  6916.             the dates carefully. Use the edit screen to check the dates.
  6917.  
  6918.             A will be due, or billing notice is sent when the number of days from the date
  6919.             of last  update to the date  next due is less  than or equal to  the number of
  6920.             days specified in the parameter file for will be due notices.
  6921.  
  6922.             The  will be due notice bills the customer  for the amount needed to bring the
  6923.             note current, not just the amount of the regularly scheduled payment.
  6924.  
  6925.  
  6926.  
  6927.             Past Due Notices
  6928.  
  6929.             The past due notice is easier to understand  then the will be due notice.   It
  6930.             lists this information:
  6931.  
  6932.                         Interest due
  6933.  
  6934.                         Principal due
  6935.  
  6936.                         Late charge due
  6937.  
  6938.             Each of these amounts comes directly from the master file with no calculations
  6939.             or assumptions or projections.
  6940.  
  6941.             The interest due  is the amount of interest which has matured but has not been
  6942.             paid.   It is not the total  interest accrued. See the  data field definitions
  6943.             for an explanation of the difference.
  6944.  
  6945.             The principal due  is the amount of principal which has  matured but which has
  6946.             not been paid.
  6947.  
  6948.             The late charge  due is the total of all late charges which have been assessed
  6949.             but which have not yet been paid.
  6950.  
  6951.  
  6952.             Problems with Past Due Notices
  6953.  
  6954.             Past due notices are determined by the  current date. The date today. When the
  6955.             program starts, it reads the date from the computer's system clock and reports
  6956.             it. You are asked  to verify it. The date you enter, or accept, in response to
  6957.             this question will be used to determine if a past due notice is printed.
  6958.  
  6959.             The days past due  is defined by the program as the number of days between the
  6960.             date of the oldest payment missed and the system date entered when the program
  6961.             started.
  6962.  
  6963.  
  6964.  
  6965.             110                                        Loan Master, Loan Accounting System
  6966.  
  6967.  
  6968.  
  6969.  
  6970.  
  6971.             It  is important to update the file  before printing past due notices. If past
  6972.             due notices are printed from an old master file, it is possible for performing
  6973.             loans to get past due notices.
  6974.  
  6975.             Controlling Mailing of Billing Notices
  6976.  
  6977.             The mail code is  found on the user defined  screen. This code may be  used to
  6978.             control the  printing of  notices. The mail  codes defined and  their meanings
  6979.             are:
  6980.  
  6981.                   Mail        Meaning
  6982.                   Code
  6983.  
  6984.                   0           No restrictions. Print any notice that is due.
  6985.  
  6986.                   1           Print will be due notices. Do not print Past due notices
  6987.  
  6988.                   2           Print past due notices. Do not print will be due notices.
  6989.  
  6990.                   3           Print no notices.
  6991.  
  6992.  
  6993.  
  6994.             Problems with Tutorial Data
  6995.  
  6996.             If  you are getting past  due notices on  loans which are not  past due, it is
  6997.             likely  that you  are using  an old  master file  (a file  not updated  to the
  6998.             current date) and have allowed the computer to use the current date. 
  6999.  
  7000.             When using  test data and experimenting with the examples given in the manual,
  7001.             be sure the  system date, (today's  date) is set  to a date  near the date  of
  7002.             update  being used  by your test  data. To  set this  date, you must  exit the
  7003.             program and restart it.
  7004.  
  7005.  
  7006.  
  7007.  
  7008.  
  7009.  
  7010.  
  7011.  
  7012.  
  7013.  
  7014.  
  7015.  
  7016.  
  7017.  
  7018.  
  7019.  
  7020.  
  7021.  
  7022.  
  7023.  
  7024.             Loan Master, Loan Accounting System                                        111
  7025.  
  7026.  
  7027.  
  7028.  
  7029.  
  7030.                               Problems with Hardware and Software
  7031.  
  7032.  
  7033.             The Loan Master Loan Accounting System is a very  large and complex system. It
  7034.             was designed  to duplicate  the functions  of a bank  data processing  service
  7035.             bureau  on a personal computer. It occasionally  strains the capability of the
  7036.             machine.
  7037.  
  7038.  
  7039.             Program Crashes on Startup
  7040.  
  7041.             CONFIG.SYS File
  7042.  
  7043.             With all  modules installed, the  Loan Master loan  accounting system  uses as
  7044.             many  as fifty different data files. As many as  twenty may be open all at the
  7045.             same time.  
  7046.  
  7047.             DOS  uses a  minimum of  3 files. Unless  it is  commanded to  allow more, DOS
  7048.             allows only  8 files to  be opened. Eight minus  three leaves only  five files
  7049.             available for Loan Master.
  7050.  
  7051.             The default DOS  configuration will result in  the system crashing  every time
  7052.             you try to run it.  You will receive a message about the config.sys file, then
  7053.             the program will return to DOS.
  7054.  
  7055.             On your boot disk,  or in the root  directory of your hard disk  C:,  you will
  7056.             find a file  called  CONFIG.SYS.   Display the content of   this file  on your
  7057.             screen by typing the following command: 
  7058.  
  7059.                     type d:config.sys(return)
  7060.  
  7061.  
  7062.             d: indicates  the disk drive where the  file is located, usually  either A: or
  7063.             C:.  The colon is required.  (return) means press  the return key. Do not type
  7064.             the letters "(return)".
  7065.  
  7066.                                      A>type config.sys
  7067.  
  7068.                                      files=10
  7069.                                      buffers=10
  7070.                                      device=ansi.sys
  7071.  
  7072.             The line beginning with 'files=' is the line in which we are
  7073.             interested. The number after the = must be 30 or greater. 
  7074.  
  7075.             You can use your word processing program or any text editor to change the file
  7076.             if it needs  changing. If you use a  word processing program, Be sure  to tell
  7077.             the word processing program that the file  is an ASCII text file when you load
  7078.             it and  again when you save  it. If this  file  does  not exist  on  your boot
  7079.             disk,  you must create it.
  7080.  
  7081.  
  7082.  
  7083.             112                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7084.  
  7085.  
  7086.  
  7087.  
  7088.  
  7089.  
  7090.  
  7091.             Outdated Loan Master Data File
  7092.  
  7093.             The  program will fail to execute if data  file conversion is required but has
  7094.             not been done. A message will be printed instructing the use of the conversion
  7095.             program.
  7096.  
  7097.  
  7098.             DOS Error 4
  7099.  
  7100.             DOS error 4 indicates  that the operating system, DOS, has  used all the files
  7101.             it is  authorized to use and has been instructed  to open yet another file. It
  7102.             cannot do so.
  7103.  
  7104.             To  correct  this error,  it  is necessary  to  increase the  number  of files
  7105.             authorized in the  CONFIG.SYS file, and  to set an  environment variable.  See
  7106.             CONFIG.SYS File (Page112)
  7107.  
  7108.             Increase the number of  files in the files  statement of the CONFIG.SYS  by at
  7109.             least 5. If there  is no files statement in  the CONFIG.SYS file set it  to at
  7110.             least 30. examples:
  7111.  
  7112.                   files=20          This is not enough. Change it to at least 30.
  7113.  
  7114.                   files=30          Minimum for Loan Master.
  7115.  
  7116.                   files=60          If you are on a network, files should be at  least 50,
  7117.                                     in some cases 90 or more.
  7118.  
  7119.  
  7120.             Both  the CONFIG.SYS  file and  the AUTOEXEC.BAT  file are  found in  the root
  7121.             directory of your hard disk. If you are using a floppy system, they are in the
  7122.             root directory of the boot disk.
  7123.  
  7124.  
  7125.             DOS  Error 2
  7126.  
  7127.             DOS error 2 Indicates that the program cannot find the loan and  customer data
  7128.             files.  These files,  and  the  parameter  files,   must  be  in  the  startup
  7129.             directory. The startup  directory is  the directory where  the LMMENU.EXE  and
  7130.             CIMENU.EXE files are located.
  7131.  
  7132.             The location of these files can be changed using the path option on the   User
  7133.             Options Menu.
  7134.  
  7135.  
  7136.  
  7137.  
  7138.  
  7139.  
  7140.  
  7141.  
  7142.             Loan Master, Loan Accounting System                                        113
  7143.  
  7144.  
  7145.  
  7146.  
  7147.  
  7148.             Not Enough Memory to Run Application
  7149.  
  7150.             This  is a  DOS error  message. It  means  the available  base memory  on your
  7151.             machine is not  large enough to allow  the program to start.  Loan Master will
  7152.             usually  run  on a  512K machine  using  DOS 3.x  or DOS  5.x  if there  is no
  7153.             terminate and  stay resident  software such as  network drivers,  calculators,
  7154.             Sidekick, etc. If the machine  has DOS 4.0 or  4.01, a 512K machine will  need
  7155.             the  DOS to  be specially  configured for  Maximum program memory  and minimum
  7156.             operating  system functionality.  This configuration  is done  by the  DOS 4.x
  7157.             installation program. Configuring DOS is beyond the scope of this manual.
  7158.  
  7159.  
  7160.             Misc Error Messages
  7161.  
  7162.             DBCMD/1010 Illegal Characters in Alias: ??????????
  7163.  
  7164.                   The machine has been asigned a network name with illegal characters. eg.
  7165.                   SALLY-2. THE "-" Is  not a legal character. use  the underscore instead,
  7166.                   eg. SALLY_2.
  7167.  
  7168.  
  7169.  
  7170.  
  7171.  
  7172.  
  7173.  
  7174.  
  7175.  
  7176.  
  7177.  
  7178.  
  7179.  
  7180.  
  7181.  
  7182.  
  7183.  
  7184.  
  7185.  
  7186.  
  7187.  
  7188.  
  7189.  
  7190.  
  7191.  
  7192.  
  7193.  
  7194.  
  7195.  
  7196.  
  7197.  
  7198.  
  7199.  
  7200.  
  7201.             114                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7202.  
  7203.  
  7204.  
  7205.  
  7206.  
  7207.                                    Customer Information System
  7208.  
  7209.  
  7210.  
  7211.             The Customer  Information System stores  and retrieves information  about your
  7212.             customers, name, address, phone number, etc.
  7213.  
  7214.  
  7215.  
  7216.  
  7217.  
  7218.  
  7219.  
  7220.  
  7221.  
  7222.  
  7223.  
  7224.  
  7225.  
  7226.  
  7227.  
  7228.  
  7229.  
  7230.  
  7231.  
  7232.  
  7233.  
  7234.  
  7235.  
  7236.  
  7237.  
  7238.  
  7239.  
  7240.  
  7241.  
  7242.  
  7243.  
  7244.  
  7245.  
  7246.  
  7247.  
  7248.  
  7249.  
  7250.  
  7251.  
  7252.  
  7253.  
  7254.  
  7255.  
  7256.  
  7257.  
  7258.  
  7259.  
  7260.             Loan Master, Loan Accounting System                                        115
  7261.  
  7262.  
  7263.  
  7264.  
  7265.  
  7266.             Customer Information Menu Operations
  7267.  
  7268.  
  7269.             A menu is a list  of tasks, or functions the program can perform.   Entering a
  7270.             new  customer, is  a menu function.   Since  one menu  cannot display  all the
  7271.             possible functions the system  can perform, related tasks are  listed together
  7272.             on menus.
  7273.  
  7274.  
  7275.             Menu Options Available
  7276.  
  7277.             The Main Menu
  7278.  
  7279.             The main menu offers these options:
  7280.  
  7281.                   1)    Find a Customer by Number.
  7282.                   2)    Find a Customer by Name.
  7283.                   3)    Show a Customer.          
  7284.                   4)    Add a New Customer.
  7285.                   5)    Add a New Address.   
  7286.                   6)    Add a New Phone Number.
  7287.                   7)    Utilities Menu.
  7288.                   8)    Edit or Delete Customers.
  7289.                   9)    Quit.
  7290.  
  7291.  
  7292.  
  7293.             The Utilities Menu
  7294.  
  7295.             The Utilities Menu offers these options:
  7296.  
  7297.                   1)    Print Mailing Labels.   
  7298.                   2)    Rebuild All Indexes.
  7299.                   3)    Custom Help Screens Are Off.  (On)
  7300.                   4)    Browse the Customer File.
  7301.                   5)    Browse the Address File.
  7302.                   6)    Browse the Phone File.
  7303.                   7)    Edit the Parameter File.
  7304.                   9)    Return to Prior Menu.
  7305.  
  7306.  
  7307.             The Edit or Delete Menu
  7308.  
  7309.             The Edit or Delete Menu offers these options:
  7310.  
  7311.                   1)    Delete a Customer.   
  7312.                   2)    Delete an Address.
  7313.                   3)    Delete a Phone Number.
  7314.                   4)    Edit  a Customer.
  7315.                   5)    Edit an Address.
  7316.  
  7317.  
  7318.  
  7319.             116                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7320.  
  7321.  
  7322.  
  7323.  
  7324.  
  7325.                   6)    Edit a Phone Number.
  7326.                   9)    Return to Prior Menu.
  7327.  
  7328.  
  7329.  
  7330.  
  7331.             Find a Customer by Number
  7332.  
  7333.             The quickest  way to locate  a customer and  display the  related data on  the
  7334.             screen is to use the locate by number function.  When this function is chosen,
  7335.             you will  be asked to  enter the  customer number. When  you have  entered the
  7336.             number, press the return key.
  7337.  
  7338.             The  computer will search the data file  for a customer record with the number
  7339.             you entered. If it is found,  it will immediately be displayed on  the screen.
  7340.             The cursor will be on  the customer name field and will be waiting  for you to
  7341.             edit (change) the record.
  7342.  
  7343.             You may edit the record, or simply view it.
  7344.  
  7345.  
  7346.             Find a Customer by Name
  7347.  
  7348.             If  you select the  option to find  and edit a  customer by name.  You will be
  7349.             asked to enter the  customer's name. The search method used  is very broad. If
  7350.             the name or characters you enter appear anywhere in the name field, the record
  7351.             will be displayed. Upper and lower case are ignored.
  7352.  
  7353.             The name look up function will display a screen that looks like this:
  7354.  
  7355.                                       Last name    ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  7356.                                       First name   ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  7357.  
  7358.  
  7359.             Customer Look Up Example:
  7360.  
  7361.             You may enter  either the last name,  the first name, or  both names.  If  you
  7362.             enter only the  last name, the computer will locate  and display all customers
  7363.             with that  last name. A partial match  will work too.   If the customer's last
  7364.             name  is Smithfield and  you remember the  "field" but are  not suer if  it is
  7365.             "Smithfield",  "Smythefield", or "Greenfield", just enter  the "field" and you
  7366.             will find them all.
  7367.  
  7368.             If you enter the characters "Smith", (With out the quotes),
  7369.             the search will find all of the following customers:
  7370.  
  7371.                               Smith, Jack
  7372.                               SMITH, JACK
  7373.                               smith, jack
  7374.                               Smithfield, Susan
  7375.  
  7376.  
  7377.  
  7378.             Loan Master, Loan Accounting System                                        117
  7379.  
  7380.  
  7381.  
  7382.  
  7383.  
  7384.                               William T. Smith
  7385.                               James R. Goldsmith
  7386.  
  7387.             The first name search works exactly the same way.
  7388.  
  7389.  
  7390.             Using Both Names
  7391.  
  7392.             When you know who  you are looking for, enter  both names.  If both  names are
  7393.             used, the search will require a match for both the first and last names.
  7394.  
  7395.             If you enter "Smith" in the last name field and "Bob" in the first name field,
  7396.             (Without the quotes).
  7397.  
  7398.             The computer will find the following names:
  7399.  
  7400.                               Smith, Bob
  7401.                               SMITH, BOB
  7402.                               smith, bob
  7403.                               Smith, Bobby
  7404.                               Smithfield, Bobby
  7405.  
  7406.             It will not find:
  7407.  
  7408.                               Smith, Jack
  7409.                               Smythe, Jack
  7410.                               Smythe, Bob
  7411.  
  7412.  
  7413.             The search begins at the beginning of  the file and continues through the file
  7414.             one record at a  time. As each match is found, the  customer will be displayed
  7415.             on the screen and you will be asked  if this is the customer you want. You may
  7416.             respond either Y or N. No other response will be accepted.
  7417.  
  7418.             If you  respond "N",  the search  will continue to  display the  next matching
  7419.             record until you respond "Y" or until there are no more customers that match.
  7420.  
  7421.             When you respond "Y", this is the customer you want, the program will continue
  7422.             with the requested  operation, using the  customer you just  selected. If  you
  7423.             told it to delete a customer it will display it, you tell it to quit searching
  7424.             and then it will ask if you want to delete it, you can answer yes or no.
  7425.  
  7426.             This  is a  search function.  It searches  the entire  file. It  is noticeably
  7427.             slower than using the customer number which goes directly to that customer.
  7428.  
  7429.  
  7430.  
  7431.             Add a New Customer
  7432.  
  7433.  
  7434.  
  7435.  
  7436.  
  7437.             118                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7438.  
  7439.  
  7440.  
  7441.  
  7442.  
  7443.             You  will first  be asked  for a  customer number.  Each customer must  have a
  7444.             unique identifying  number. The number  may have from  1 to 12  characters and
  7445.             numbers need not be assigned in any order.
  7446.  
  7447.             When  you enter the number for the new customer, the computer will look to see
  7448.             if there is already a customer in the file using that number.  If there is, it
  7449.             will be displayed and you will be asked if you want to edit this address or if
  7450.             you want to assign a new number.
  7451.  
  7452.  
  7453.                   The Screen will look like this:
  7454.  
  7455.                             ╔════════════════════════════════════════════════════════╗
  7456.                             ║                                                        ║
  7457.                             ║         Customer number    23435                       ║
  7458.                             ║         Customer name      Bob T Smith                 ║
  7459.                             ║         Customer type      1                           ║
  7460.                             ║                                                        ║
  7461.                             ║                                                        ║
  7462.                             ║         Address line 1     66445 Camp Bowie Blvd       ║
  7463.                             ║         Address line 2     Suite 7777                  ║
  7464.                             ║                                                        ║
  7465.                             ║                   City     Fort Worth                  ║
  7466.                             ║                  State     Tx                          ║
  7467.                             ║                    Zip     12345-1234                  ║
  7468.                             ║             Address no     2                           ║
  7469.                             ║        ┌─────────────────────────────────────┐         ║
  7470.                             ║        │    1)  Assign new number.           │         ║
  7471.                             ╚════════╡    2)  Edit this address.           ╞═════════╝
  7472.                                      │                                     │
  7473.                                      └─────────────────────────────────────┘
  7474.  
  7475.  
  7476.  
  7477.             Sometimes  you will simply forget  and try to set  up the same customer twice.
  7478.             If this happens, you will see a screen with the existing customer data,  not a
  7479.             blank screen. In this case, simply return to the Main Menu by selecting option
  7480.             1. If you like, you can change  the address before you return to the menu.
  7481.  
  7482.             If this is  NOT the customer you want,  you have a decision to make.   You are
  7483.             attempting to assign the same number to two different  customers.  This is not
  7484.             allowed.   You must  assign a different  number to  one or the  other of these
  7485.             customers.
  7486.  
  7487.  
  7488.             If you want  to assign a  different number to  the new  customer,  select  the
  7489.             assign new number option.  You will be returned to the main menu where you can
  7490.             select the add new customer function and assign another customer number.
  7491.  
  7492.  
  7493.  
  7494.  
  7495.  
  7496.             Loan Master, Loan Accounting System                                        119
  7497.  
  7498.  
  7499.  
  7500.  
  7501.  
  7502.             In most cases, you  will select an acceptable number for the customer and will
  7503.             see a screen that looks like this:
  7504.  
  7505.  
  7506.                  ╔═════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7507.                  ║                                                             ║
  7508.                  ║          Customer number  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒                         ║
  7509.                  ║             Company name  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒        ║
  7510.                  ║                Last name  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒        ║
  7511.                  ║               First name  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒              ║
  7512.                  ║           Middle Initial  ▒                                 ║
  7513.                  ║         Title of Address  ▒▒▒▒▒▒▒                           ║
  7514.                  ║            Customer type  ▒▒                                ║
  7515.                  ║           Address line 1  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒             ║
  7516.                  ║           Address line 2  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒             ║
  7517.                  ║                     City  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒               ║
  7518.                  ║                    State  ▒▒                                ║
  7519.                  ║              Postal Code  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                      ║
  7520.                  ║               Address no  ▒▒                                ║
  7521.                  ║          Telephone / Ext  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒ / ▒▒▒▒ Ext          ║
  7522.                  ║                 Location  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                     ║
  7523.                  ║                                                             ║
  7524.                  ╚═════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7525.  
  7526.  
  7527.  
  7528.  
  7529.             Add a New Address
  7530.  
  7531.             CIF will store multiple addresses for any customer. The address you enter when
  7532.             the customer record is created is the first and main  address. Other addresses
  7533.             may be stored if needed.
  7534.  
  7535.             To  add an address, select the appropriate  menu selection from the main menu.
  7536.             You will  be asked  to identify  the customer  for which  the address will  be
  7537.             added. When asked, enter the customer number. If you do  not know the customer
  7538.             number, you  may use the  function to find the  customer by name  and note the
  7539.             customer number from the screen.
  7540.  
  7541.  
  7542.  
  7543.  
  7544.  
  7545.  
  7546.  
  7547.  
  7548.  
  7549.  
  7550.  
  7551.  
  7552.  
  7553.  
  7554.  
  7555.             120                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7556.  
  7557.  
  7558.  
  7559.  
  7560.  
  7561.             When  the customer has been selected, the  screen for adding addresses will be
  7562.             displayed, it looks like this:
  7563.  
  7564.  
  7565.                           ╔═══════════════════════════════════════════════════════════╗
  7566.                           ║                                                           ║
  7567.                           ║                                                           ║ 
  7568.                           ║                                                           ║ 
  7569.                           ║               Customer No:          333                   ║ 
  7570.                           ║              Company name: S&S Southland Stores           ║ 
  7571.                           ║             Customer name:                                ║ 
  7572.                           ║       Williford S. Southerland Esquire                    ║ 
  7573.                           ║                                                           ║ 
  7574.                           ║          Address line 1   ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓  ║
  7575.                           ║          Address line 2                                   ║
  7576.                           ║                    City                                   ║
  7577.                           ║                   State                                   ║
  7578.                           ║             Postal Code                                   ║
  7579.                           ║            Address no                                     ║ 
  7580.                           ║                                                           ║ 
  7581.                           ╚═══════════════════════════════════════════════════════════╝ 
  7582.  
  7583.  
  7584.  
  7585.             The name of  the customer will be  displayed at the top  of the screen with  a
  7586.             blank data entry  form at  the bottom  of the screen  ready to  receive a  new
  7587.             address. See  page  94, Data  Entry  Screens for  details  of the  data  entry
  7588.             process.
  7589.  
  7590.             Enter the customer name and address information. You can use the arrow keys to
  7591.             move from one field to the next and back.  Refer to the section on Data  Entry
  7592.             Cursor Control Keys (page 94), for details on data entry and editing.
  7593.  
  7594.  
  7595.  
  7596.             Add a New Telephone Number
  7597.  
  7598.             CIF will store multiple telephone  numbers for any customer. The phone  number
  7599.             you enter  when the  customer record is  created is  the first and  main phone
  7600.             number. Other telephone numbers may be stored if needed.
  7601.  
  7602.             To add a telephone number, select the appropriate menu selection from the Main
  7603.             Menu.  You will  be asked  to identify  the customer  for which  the telephone
  7604.             number will be  added. When asked,  enter the customer  number. If you do  not
  7605.             know  the customer number, you  may use the  function to find  the customer by
  7606.             name and note the customer number from the screen.
  7607.  
  7608.  
  7609.  
  7610.  
  7611.  
  7612.  
  7613.  
  7614.             Loan Master, Loan Accounting System                                        121
  7615.  
  7616.  
  7617.  
  7618.  
  7619.  
  7620.             When the customer  has been selected, the screen  for adding telephone numbers
  7621.             will be displayed, it looks like this:
  7622.  
  7623.  
  7624.  
  7625.  
  7626.                         ╔════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7627.                         ║           Custfile Custno  :          333                      ║
  7628.                         ║                 Customer No:          333                      ║
  7629.                         ║                Company name: S&S Southerland Stores            ║
  7630.                         ║               Customer name:                                   ║
  7631.                         ║         Williford S. Southerland Esquire                       ║
  7632.                         ║                                                                ║
  7633.                         ║             Telephone number: ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓                     ║
  7634.                         ║             Extension number:                                  ║
  7635.                         ║           Telephone location:                                  ║
  7636.                         ║                     Comment :                                  ║
  7637.                         ║                                                                ║
  7638.                         ╚════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7639.  
  7640.  
  7641.             The name of  the customer will be  displayed at the top  of the screen with  a
  7642.             blank data  entry form at  the bottom  of the  screen ready to  receive a  new
  7643.             address. See  page  94, Data  Entry  Screens for  details  of the  data  entry
  7644.             process.
  7645.  
  7646.             Enter the customer name and address information.
  7647.  
  7648.  
  7649.             Show a Customer
  7650.  
  7651.             To see  an overview of a  customer's locations and phone  numbers, select this
  7652.             function. The screen will ask  for the customer number and will  display up to
  7653.             three  addresses and five telephone  numbers for the  requested customer. This
  7654.             display is for information only. You cannot edit the data.
  7655.  
  7656.  
  7657.  
  7658.  
  7659.  
  7660.  
  7661.  
  7662.  
  7663.  
  7664.  
  7665.  
  7666.  
  7667.  
  7668.  
  7669.  
  7670.  
  7671.  
  7672.  
  7673.             122                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7674.  
  7675.  
  7676.  
  7677.  
  7678.  
  7679.             The show screen looks like this:
  7680.  
  7681.                  ╔═Customer...══════════════════════════╗ ┌─ Phone, ( Main office) ─────────────┐
  7682.                  ║ Cust no: 333                Type   2 ║ │333-333-0001-1111  Pres. Direct line │
  7683.                  ║ S&S Southerland Stores               ║ └─────────────────────────────────────┘
  7684.                  ╚══════════════════════════════════════╝ ┌─ Phone, ( Main office ) ────────────┐
  7685.                  ┌─ Address, ( Main     ) ──────────────┐ │333-333-0002-0002  Personnel Dept    │
  7686.                  │ <-- addressline1 333----------->     │ └─────────────────────────────────────┘
  7687.                  │ <-- addressline2 333----------->     │ ┌─ Phone, ( Warehouse ) ──────────────┐
  7688.                  │ <-- city line    333----------->     │ │333-333-0004-                        │
  7689.                  │ <-- State line   333----------->     │ └─────────────────────────────────────┘
  7690.                  │                                      │ ┌─ Phone, ( Shipping  ) ──────────────┐
  7691.                  └──────────────────────────────────────┘ │333-333-0003                         │
  7692.                  ┌─ Address, ( Warehouse ) ─────────────┐ └─────────────────────────────────────┘
  7693.                  │ address line 1                       │ ┌─ Phone, ( Acct/Pay  ) ──────────────┐
  7694.                  │ address 2                            │ │333-333-0005                         │
  7695.                  │ city, state  zip                     │ └─────────────────────────────────────┘
  7696.                  │                                      │                                        
  7697.                  │                                      │                                        
  7698.                  └──────────────────────────────────────┘                                        
  7699.                  ┌─ Address, ( Vail Condo ) ────────────┐                                        
  7700.                  │ address line 1                       │                                        
  7701.                  │ address line 2                       │                                        
  7702.                  │ Vail                                 │                                        
  7703.                  │ CO 88888-8888                        │                    Return ?  N         
  7704.                  │                                      │                                        
  7705.                  └──────────────────────────────────────┘                                        
  7706.  
  7707.  
  7708.             The only response  to this screen is Yes,  return. When you press the  "Y" key
  7709.             the screen will return to the menu.
  7710.  
  7711.  
  7712.  
  7713.  
  7714.  
  7715.  
  7716.  
  7717.  
  7718.  
  7719.  
  7720.  
  7721.  
  7722.  
  7723.  
  7724.  
  7725.  
  7726.  
  7727.  
  7728.  
  7729.  
  7730.  
  7731.  
  7732.             Loan Master, Loan Accounting System                                        123
  7733.  
  7734.  
  7735.  
  7736.  
  7737.  
  7738.             Delete a Customer
  7739.  
  7740.             To delete  a customer  record,   you will be  asked to  identify the  customer
  7741.             first.  When the computer identifies a match, you will be asked if this is the
  7742.             customer you want to delete.  The screen will look like this:
  7743.  
  7744.  
  7745.             ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7746.                  ║                                                                              ║
  7747.                  ║                                                                              ║
  7748.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7749.                  ║       ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗      ║
  7750.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7751.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7752.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7753.                  ║       ║                 Customer No:   12-0012-12                     ║      ║
  7754.                  ║       ║                Company name: Sam's Company                    ║      ║
  7755.                  ║       ║               Customer name:                                  ║      ║
  7756.                  ║       ║            Address line 1  address line 1                     ║      ║
  7757.                  ║       ║            Address line 2  address 2 0001                     ║      ║
  7758.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7759.                  ║       ║                      City  Cith 0001                          ║      ║
  7760.                  ║       ║                     State  St 0001                            ║      ║
  7761.                  ║       ║               Postal Code      zip 0001                       ║      ║
  7762.                  ║       ║                Address no  0                                  ║      ║
  7763.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7764.                  ║       ║                                                               ║      ║
  7765.                  ║       ╚═Delete this customer ? ═N═════════════════════════════════════╝      ║
  7766.                  ║                                                                              ║
  7767.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7768.                  ║                                                                              ║
  7769.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7770.  
  7771.  
  7772.             If this is not the customer you want to delete, Press the "N" key to return to
  7773.             the menu.
  7774.  
  7775.             If You  want to  delete this  customer, press the  Y key.  Any other  key will
  7776.             return you to the menu without deleting the record.
  7777.  
  7778.  
  7779.             Edit a Customer
  7780.  
  7781.             Edit means to change. The editing process requires first that a data record to
  7782.             be displayed.  The operator is then offered an opportunity to modify the data.
  7783.             After the data is modified, the changes may be saved (stored to the disk file)
  7784.             or discarded. If the changes are discarded, the permanent data on the disk  is
  7785.             not changed.
  7786.  
  7787.  
  7788.  
  7789.  
  7790.  
  7791.             124                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7792.  
  7793.  
  7794.  
  7795.  
  7796.  
  7797.             You  will first  be asked  for a  customer number.  Each customer must  have a
  7798.             unique identifying number. 
  7799.  
  7800.             When you enter the  customer number, the computer will look to see if there is
  7801.             a customer in  the file using that number.  If  there is, it will be displayed
  7802.             and you will be allowed to edit the data. If the record is not found, you will
  7803.             receive a message telling you the record was not found.
  7804.  
  7805.  
  7806.             The Edit screen will look like this:
  7807.  
  7808.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7809.                  ║                         CUSTOMER INFORMATION SYSTEM                          ║
  7810.                  ║                                 Edit Screen                                  ║
  7811.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7812.                  ║                                                                              ║
  7813.                  ║                   Customer number           333                              ║
  7814.                  ║                     Company  name   <- Name of customer 333>                 ║
  7815.                  ║                         Last name   <-Last name of customer 333 ->           ║
  7816.                  ║                        First name   < First 333>                             ║
  7817.                  ║                  Title of address   MRSZ                                     ║
  7818.                  ║                     Customer type   88                                       ║
  7819.                  ║                    Address line 1   <-- addressline  333-1 -------->         ║
  7820.                  ║                    Address line 2   <-- addressline2 333-1 -------->         ║
  7821.                  ║                              City   <-- city line    333-1 -------->         ║
  7822.                  ║                             State   <-- State line   333-1 -------->         ║
  7823.                  ║                       Postal Code   333-11111101                             ║
  7824.                  ║                        Address no    1                                       ║
  7825.                  ║                   Telephone / ext   333-333-0001 Ext 1111                    ║
  7826.                  ║                          Location   333loc_1                                 ║
  7827.                  ║                                                                              ║
  7828.                  ║                                                                              ║
  7829.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7830.                  ║         Esc = exit, don't save changes.   PgDn = exit, save changes.         ║
  7831.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7832.  
  7833.  
  7834.  
  7835.             The  address  and phone  numbers  displayed will  be  the primary  address and
  7836.             telephone  numbers. These are the  first address and  telephone numbers, those
  7837.             that were entered when the customer record was created.
  7838.  
  7839.             You  may  also edit  other  address and  telephone numbers.  See  the separate
  7840.             sections for those functions.
  7841.  
  7842.             While the  edit screen is displayed,  the operator may change  any data except
  7843.             the customer number. Customer numbers may not be changed. When it is necessary
  7844.             to change a customer number,  the record must be deleted.
  7845.  
  7846.  
  7847.  
  7848.  
  7849.  
  7850.             Loan Master, Loan Accounting System                                        125
  7851.  
  7852.  
  7853.  
  7854.  
  7855.  
  7856.             To keep the same customer data and assign a new number, delete the old record,
  7857.             exit the program, restart the program,  then create a new record with  the new
  7858.             number. 
  7859.  
  7860.  
  7861.  
  7862.             Edit a Telephone Number
  7863.  
  7864.             You will  be asked for a customer number.  When you enter the customer number,
  7865.             the computer will look  to see if there is  a customer in the file  using that
  7866.             number.  If there is, it will be displayed and you will be allowed to edit the
  7867.             data. If the record is  not found, you will receive a message  telling you the
  7868.             record was not found.
  7869.  
  7870.             The telephone edit screen looks like this:
  7871.  
  7872.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7873.                  ║                                                                              ║
  7874.                  ║                                                                              ║
  7875.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7876.                  ║                                                                              ║
  7877.                  ║                                                                              ║
  7878.                  ║                                                                              ║
  7879.                  ║                   custfile custno  :          333                            ║
  7880.                  ║                         Customer No:          333                            ║
  7881.                  ║                        Company name: <- Name of customer 333>                ║
  7882.                  ║                       Customer name:                                         ║
  7883.                  ║                 < First 333>S<-Last name of customer 333 ->                  ║
  7884.                  ║                                                                              ║
  7885.                  ║                     Telephone number:  333-333-0001                          ║
  7886.                  ║                     Extension number:  1111                                  ║
  7887.                  ║                   Telephone location:  location 1                            ║
  7888.                  ║                             Comment :  phone comment    1                    ║
  7889.                  ║                                                                              ║
  7890.                  ║                                                                              ║
  7891.                  ║                                                                              ║
  7892.                  ║                                                                              ║
  7893.                  ║                                                                              ║
  7894.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7895.                  ║         Esc = exit, don't save changes.   PgDn = exit, save changes.         ║
  7896.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7897.  
  7898.  
  7899.             On  this  screen,  only  the  telephone  data  may  be  edited.  The  customer
  7900.             information is displayed only for identification.
  7901.  
  7902.             Editing additional telephone numbers is also accomplished on this screen. When
  7903.             PgDn  or Esc  is pressed,  the program  will search  for additional  telephone
  7904.             numbers  for  this  customer.  If  they  are  found, they  will  be  displayed
  7905.             sequentially, one at time, and you will be allowed to edit them.
  7906.  
  7907.  
  7908.  
  7909.             126                                        Loan Master, Loan Accounting System
  7910.  
  7911.  
  7912.  
  7913.  
  7914.  
  7915.  
  7916.  
  7917.             Edit an Address
  7918.  
  7919.  
  7920.             You will  first be asked for a customer number.  When you enter the number for
  7921.             the customer, the computer will look to see if there is a customer in the file
  7922.             using that number.  If there is, it will be displayed and you will  be allowed
  7923.             to edit  the data. If  the record  is not  found, you will  receive a  message
  7924.             telling you the record was not found.
  7925.  
  7926.             The address edit screen looks like this:
  7927.  
  7928.  
  7929.                  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  7930.                  ║                         CUSTOMER INFORMATION SYSTEM                          ║
  7931.                  ║                                 Edit Screen                                  ║
  7932.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7933.                  ║                                                                              ║
  7934.                  ║                   Customer number           333                              ║
  7935.                  ║                     Company  name   <- Name of customer 333>                 ║
  7936.                  ║                         Last name   <-Last name of customer 333 ->           ║
  7937.                  ║                        First name   < First 333>                             ║
  7938.                  ║                  Title of address   MRSZ                                     ║
  7939.                  ║                     Customer type   88                                       ║
  7940.                  ║                    Address line 1   <---- address line 1 33303-----"         ║
  7941.                  ║                    Address line 2   address 2 333                            ║
  7942.                  ║                              City   <-------  city 333-3----->               ║
  7943.                  ║                             State   <---- State 333-3 ------->               ║
  7944.                  ║                       Postal Code     99999-9999                             ║
  7945.                  ║                        Address no    3                                       ║
  7946.                  ║                   Telephone / ext   333-333-0001 Ext 1111                    ║
  7947.                  ║                          Location   333loc_4                                 ║
  7948.                  ║                                                                              ║
  7949.                  ║                                                                              ║
  7950.                  ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  7951.                  ║         Esc = exit, don't save changes.   PgDn = exit, save changes.         ║
  7952.                  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  7953.  
  7954.  
  7955.  
  7956.             On this  screen, only the address data may be edited. The customer information
  7957.             is displayed only for identification.
  7958.  
  7959.             Editing additional addresses is accomplished on this screen. When PgDn or  Esc
  7960.             is  pressed, the  program  will  search  for  additional  addresses  for  this
  7961.             customer. If they are found, they will be displayed sequentially, one at time,
  7962.             and you will be allowed to edit them.
  7963.  
  7964.  
  7965.  
  7966.  
  7967.  
  7968.             Loan Master, Loan Accounting System                                        127
  7969.  
  7970.  
  7971.  
  7972.  
  7973.  
  7974.             Browse Screens
  7975.  
  7976.             The browse screen options  allow you to browse  the customer  data files. Each
  7977.             data record  is displayed on one  line across the screen.  Several records are
  7978.             displayed on each screen with the fields appearing in columns.
  7979.  
  7980.             This browse screen uses the real field names  from the data files. These names
  7981.             are somewhat  more cryptic  than the  data input screen  prompts but  they are
  7982.             readable. They  are listed in  the section on  the data  files. See Data  File
  7983.             Specifications for details of the field names.
  7984.  
  7985.             The browse screen looks like this:
  7986.  
  7987.                       ╒══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  7988.                       │                                              Record 21 of 136    │
  7989.                       │                                                                  │
  7990.                       │   CUST_NO   CUST_NAME            LASTNAME         FIRST NAME     │
  7991.                       ╞══════════════════════════════════════════════════════════════════╡ 
  7992.                       │                                                                  │ 
  7993.                       │        33   Smith Construction   Smith            Jack           │ 
  7994.                       │        22   Jones Welding        Jones            Robert         │ 
  7995.                       │        22   Acme Office Supplies Billings         Sue            │ 
  7996.                       │                                                                  │ 
  7997.                       │                                                                  │ 
  7998.                       ╘══════════════════════════════════════════════════════════════════╛ 
  7999.  
  8000.  
  8001.             The record contains many more fields than can be  displayed on the screen on a
  8002.             single  line. To  accomplish the  goal of  one  record on  one line,  the line
  8003.             scrolls across the screen. As you use the cursor keys to move your view to the
  8004.             right, the columns on the left side of the screen scroll off the screen to the
  8005.             left while  the formerly invisible columns  to the right of  the screen scroll
  8006.             onto the screen from the left.
  8007.  
  8008.             See the section on Browse Screen Cursor Control Keys, (Page 102 ) 
  8009.  
  8010.  
  8011.  
  8012.             Rebuild the Index Files
  8013.  
  8014.             The   CIF  system  maintains  several  different   data  files.  The  customer
  8015.             information file,  the address file and  the telephone file. Each  file has an
  8016.             associated  file called an index file. The  index file makes finding data much
  8017.             faster.  The index  files work just  like the index  of a book.  They tell the
  8018.             program where to look to find the data it needs. 
  8019.  
  8020.             See the section on rebuilding index files on page 77.
  8021.  
  8022.  
  8023.             Print Mailing Labels
  8024.  
  8025.  
  8026.  
  8027.             128                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8028.  
  8029.  
  8030.  
  8031.  
  8032.  
  8033.             When  the  mailing  labels selection  is  requested, the  label  menu  will be
  8034.             displayed. The mailing label menu offers these options:
  8035.  
  8036.  
  8037.                         1)    Sort by zip code.
  8038.                         2)    Sort by last name.
  8039.                         3)    Sort by company name.
  8040.                         4)    Sort by customer number.
  8041.  
  8042.             The  labels are printed on standard  one up mailing label  stock. They will be
  8043.             sorted in the order requested.
  8044.  
  8045.  
  8046.  
  8047.  
  8048.  
  8049.  
  8050.  
  8051.  
  8052.  
  8053.  
  8054.  
  8055.  
  8056.  
  8057.  
  8058.  
  8059.  
  8060.  
  8061.  
  8062.  
  8063.  
  8064.  
  8065.  
  8066.  
  8067.  
  8068.  
  8069.  
  8070.  
  8071.  
  8072.  
  8073.  
  8074.  
  8075.  
  8076.  
  8077.  
  8078.  
  8079.  
  8080.  
  8081.  
  8082.  
  8083.  
  8084.  
  8085.  
  8086.             Loan Master, Loan Accounting System                                        129
  8087.  
  8088.  
  8089.  
  8090.  
  8091.  
  8092.                                            Report Writer
  8093.  
  8094.             The Bottom  Line Software Report  Writer allows the  user to design  and print
  8095.             custom reports from the databases created by Loan Master.
  8096.  
  8097.             The user can select information from the Loan Master loan accounting database,
  8098.             the Customer  Information database, or any of the report files created by Loan
  8099.             Master.  This information can  be printed in a  standard data processing style
  8100.             report  with the  data printed  in columns.  You specify  the content  and the
  8101.             heading of each column.
  8102.  
  8103.             You  may total any or all  columns, and may also  specify subtotals within any
  8104.             column report.
  8105.  
  8106.             You may specify a column header of up to four lines of text.
  8107.  
  8108.             You may insert or delete columns at any time.
  8109.  
  8110.             You may also specify a page header to be printed on each page of the report.
  8111.  
  8112.  
  8113.  
  8114.  
  8115.  
  8116.  
  8117.  
  8118.  
  8119.  
  8120.  
  8121.  
  8122.  
  8123.  
  8124.  
  8125.  
  8126.  
  8127.  
  8128.  
  8129.  
  8130.  
  8131.  
  8132.  
  8133.  
  8134.  
  8135.  
  8136.  
  8137.  
  8138.  
  8139.  
  8140.  
  8141.  
  8142.  
  8143.  
  8144.  
  8145.             130                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8146.  
  8147.  
  8148.  
  8149.  
  8150.  
  8151.             Report Writer Main Menu
  8152.  
  8153.             The main menu is  a bar type menu across the top of  the screen, it looks like
  8154.             this:
  8155.  
  8156.  
  8157.             Report           Label       Quit
  8158.  
  8159.  
  8160.             When this menu is displayed, the word Report will be highlighted. 
  8161.  
  8162.             Pressing the  "R" key or  pressing the return  key while the word  "Report" is
  8163.             highlighted will  select the Report option. This option allows you to create a
  8164.             disk file that specifies the format and content of a printed report.
  8165.  
  8166.             Pressing the  "L" key allows you to create a  disk file which contains data to
  8167.             specify the format and content of a label. This option can also be selected by
  8168.             pressing the  right arrow key to  highlight the word "Label".  When "Label" is
  8169.             highlighted, press  the  <enter> key  to select  the Label  option. The  label
  8170.             function is used to create mailing labels. These labels may be designed in any
  8171.             format.  This  label function  is  not the  same as  the  label report  in the
  8172.             Customer Information System.
  8173.  
  8174.             Pressing the "Q" key, or using  the left or right arrow keys to  highlight the
  8175.             word "Quit" will return you to the DOS prompt.
  8176.  
  8177.  
  8178.             Creating Reports
  8179.  
  8180.             Data Entry Screen:
  8181.  
  8182.             The standard report is formatted like this:
  8183.  
  8184.             Page No.    1
  8185.                  06-10-90
  8186.                  Report title line one
  8187.                  Report title line two
  8188.                  Report title line three
  8189.  
  8190.                  Column 1                  Column 2                 Column 3                  Column 4
  8191.                  header can                Header can               Header can                Header can
  8192.                  be up to                  be up to                 be up to                  be up to
  8193.                  four lines                four lines               four lines                four lines
  8194.  
  8195.                  Column 1 data             Column 2 data    Column 3 data    Column 4 data
  8196.                  Column 1 data             Column 2 data    column 3 data    Column 4 data
  8197.                  Column 1 data             Column 2 data    Column 3 data    Column 4 data
  8198.  
  8199.                  Group heading
  8200.                  Group total 1             Group total 2    Group total 3    Group total 4
  8201.  
  8202.                  
  8203.  
  8204.             Loan Master, Loan Accounting System                                        131
  8205.  
  8206.  
  8207.  
  8208.  
  8209.  
  8210.                  
  8211.                  Report total 1            Report total 2   Report total 3   Report total 4
  8212.  
  8213.  
  8214.  
  8215.             1)    To  create a custom report,   you must first have  a general idea of how
  8216.                   you want the report to look. Until you become comfortable with designing
  8217.                   reports, you should sketch the report  with a  pencil before  attempting
  8218.                   to use Report Writer.  
  8219.  
  8220.             2)    First list the columns (data fields)  you want on the report. Next place
  8221.                   them in  order from left  to right.  Now  decide which columns  you want
  8222.                   totaled.
  8223.  
  8224.             3)    Report  Writer must know  the actual field  names of the  fields it will
  8225.                   print on the  report. The actual field name is not the name by which the
  8226.                   field  is labeled  on the  screen. See  page 142  for the  names of  all
  8227.                   available data fields.
  8228.  
  8229.                   Look up these field names and pencil them in on your  draft copy  so you
  8230.                   won't  have to  look them  up later  while you  are entering  the report
  8231.                   format.
  8232.  
  8233.  
  8234.             4)    Do you want totals or subtotals? A total is printed at the bottom of the
  8235.                   report, it is  the sum of all  the data in  the report column above  the
  8236.                   total. Totals are always printed below their respective columns.
  8237.  
  8238.                   Subtotals  are the sum of  only part of a column  of data. Subtotals are
  8239.                   printed  in their respective columns  and are labeled  as subtotals. You
  8240.                   specify the exact wording of the label. In the sample  report above, the
  8241.                   line labeled "Customer total"  reports the total interest due  from each
  8242.                   customer. This line is printed each time the customer number changes.
  8243.  
  8244.                   List   the  columns  you  want  totalled.  List  the  columns  you  want
  8245.                   subtotalled
  8246.  
  8247.                   List the  column  (one only)  which  will control  the printing  of  the
  8248.                   subtotals. A subtotal will be printed each time the value of the data in
  8249.                   this column changes.
  8250.  
  8251.             5)    Start the program by  typing the command RW at the DOS  prompt. When the
  8252.                   main menu is  displayed, select the report  options by pressing the  "R"
  8253.                   key.
  8254.  
  8255.  
  8256.  
  8257.  
  8258.  
  8259.  
  8260.  
  8261.  
  8262.  
  8263.             132                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8264.  
  8265.  
  8266.  
  8267.  
  8268.  
  8269.                   After specifying a file name, you will see the Field Definition  Screen.
  8270.                   It will look like this:
  8271.  
  8272.  
  8273.                  F1               F2               F3               F4               F5               F6               F7
  8274.                           F10
  8275.                  ...              Layout   Groups  Fields   Delete  Insert   Go To   Exit
  8276.  
  8277.                                                                                                                F    i    l    e
  8278.                  MYREPORT.FRM
  8279.                                                                                                                Field 1
  8280.                                                    Field definitions                                  Total 1
  8281.  
  8282.                  Contents         ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8283.                                                                                
  8284.                                                                                
  8285.                  Headings                                                      
  8286.                           1       ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8287.                           2       ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8288.                           3       ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8289.                           4       ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8290.  
  8291.                  Formatting
  8292.                  Width     ▒▒
  8293.                  Decimals  ▒▒
  8294.                  Totals     ▒
  8295.  
  8296.  
  8297.                   In  the contents field, type  the name of the field  you want printed in
  8298.                   this column of the report. In this  case, since this is the first column
  8299.                   we  have created,  this would  be the  first (left  hand) column  of the
  8300.                   report.
  8301.  
  8302.                   In the headings field(s) type the column header you want  printed on the
  8303.                   report above this  column. If you type a column  header 30 characters in
  8304.                   width  over  a  one character  column,  that  column  will  take  up  30
  8305.                   characters on the  report. You should attempt to make  column headers as
  8306.                   narrow as possible.
  8307.  
  8308.                   In  the width field, enter the maximum  width of this column. If you are
  8309.                   displaying a 12 digit number or a 12 character name, don't forget to add
  8310.                   a couple (at least one) of columns for spacing and enter 13 or 14 in the
  8311.                   width field.
  8312.  
  8313.                   In the  decimal field, enter the number of decimal places to display. If
  8314.                   more decimal places are stored, the field will be rounded  to the number
  8315.                   of decimal places entered here.
  8316.  
  8317.                   In the  Totals field  enter  either "Y"  or "N".  "Y"  means total  this
  8318.                   column. "N" means do not total this column.
  8319.  
  8320.  
  8321.  
  8322.             Loan Master, Loan Accounting System                                        133
  8323.  
  8324.  
  8325.  
  8326.  
  8327.  
  8328.  
  8329.                   For the sample report above, this screen would like this:
  8330.  
  8331.                  F1       F2               F3               F4               F5               F6               F7
  8332.                  F10
  8333.                  ...      Layout  Groups   Fields  Delete   Insert  Go To    Exit
  8334.  
  8335.                                                                              File MYREPORT.FRM
  8336.                                                                                                                Field 1
  8337.                                                    Field definitions                                  Total 1
  8338.  
  8339.                  Contents  ▒CUST_NO▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8340.                                                                                
  8341.                                                                                
  8342.                  Headings                                                      
  8343.                           1    Customer▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                                                                                   
  8344.                           2    Number▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                                                                                   
  8345.                           3    ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                                                                                   
  8346.                           4    ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                                                                                   
  8347.  
  8348.                  Formatting
  8349.                  Width     15
  8350.                  Decimals  ▒0
  8351.                  Totals     N
  8352.  
  8353.  
  8354.             6)    When  you enter the  "N" in the  Totals field,  the field number  in the
  8355.                   upper right corner of the  screen will change to  2. This means you  are
  8356.                   now entering the second field on your report. This field will be printed
  8357.                   in the  second column. The  Total counter  will also say  2. This  means
  8358.                   there are now two fields (or columns).
  8359.  
  8360.                   You can also proceed to  the next field, or column by  pressing the Page
  8361.                   Down key.
  8362.  
  8363.             7)    Continue in this manner  until all your columns  are entered. Note  that
  8364.                   the Total  indicator in the upper  right corner of the  screen tells you
  8365.                   the total columns entered.
  8366.  
  8367.             8)    Do not specify more columns that you printer or your paper can accept.
  8368.  
  8369.  
  8370.             Specifying Groups and Sub Groups
  8371.             (Subtotals and Sub Subtotals)
  8372.  
  8373.             A  custom report can total any numeric field  and report the total of all data
  8374.             in that field at the bottom  of the report. Additional flexibility is provided
  8375.             by the ability to further divide the report into groups and subgroups.
  8376.  
  8377.  
  8378.  
  8379.  
  8380.  
  8381.             134                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8382.  
  8383.  
  8384.  
  8385.  
  8386.  
  8387.             A group  occurs when the value  in one specific  field changes. The  field can
  8388.             contain either numeric or alphabetic data. For example:
  8389.  
  8390.              You want a report of total sales by state  and within each state you want the
  8391.             total for each office and each salesperson. The report might look like this:
  8392.  
  8393.  
  8394.                           State            Office  Sales            Sales
  8395.                                                    Person
  8396.  
  8397.                           New Sales Person
  8398.                           Tenn             169     101              1234.55
  8399.                           Tenn             169     101              1234.55
  8400.                           *Sub subtotal*                            2469.10
  8401.  
  8402.                           New Sales Person
  8403.                           Tenn             169     102              2234.55
  8404.                           Tenn             169     102              2222.22
  8405.                           *Sub subtotal*                            4456.77
  8406.  
  8407.                           *Subtotal*                                6925.87
  8408.  
  8409.  
  8410.                           New Office
  8411.                           New Sales Person
  8412.                           Tenn             170     110              1111.11
  8413.  
  8414.  
  8415.             Note  that you may  have only  two levels of  subtotals. You  have requested a
  8416.             subtotal each  time the sales person  changes and each time  the office number
  8417.             changes. You will not be able to  have a total each time the state changes.
  8418.  
  8419.  
  8420.  
  8421.  
  8422.  
  8423.  
  8424.  
  8425.  
  8426.  
  8427.  
  8428.  
  8429.  
  8430.  
  8431.  
  8432.  
  8433.  
  8434.  
  8435.  
  8436.  
  8437.  
  8438.  
  8439.  
  8440.             Loan Master, Loan Accounting System                                        135
  8441.  
  8442.  
  8443.  
  8444.  
  8445.  
  8446.             To specify groups and sub groups, press the F3 key. You will see this screen:
  8447.  
  8448.                  F1       F2               F3               F4               F5               F6               F7
  8449.                  F10
  8450.                  ...      Layout  ...      Fields  ...      ...     ...      Exit
  8451.  
  8452.                                                                                  File TEST.FRM
  8453.                                                Group Specification
  8454.  
  8455.                  Group On Expression         officecode▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8456.                  Group Heading               New Office▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8457.                                              
  8458.                  Summary Report Only         ▒
  8459.                  Page Eject After Group      ▒
  8460.                                              
  8461.                                               Sub - Group Specifications
  8462.                                              
  8463.                  Sub-Group On Expression     personcode▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8464.                  Sub-Group Heading           New Sales Person▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8465.  
  8466.  
  8467.  
  8468.             The " ... "s indicate those keys are not active and cannot be selected.
  8469.  
  8470.  
  8471.             The  fields labeled "Group on  Expression" and "Sub-Group  On Expression" will
  8472.             contain the field names  of the fields on which  the data is to be  grouped or
  8473.             sub grouped. In the example above the field which  contains the office code is
  8474.             named officecode.  The field which  contains the code  for the salesperson  is
  8475.             called personcode.
  8476.  
  8477.             The  fields  labeled Group  Heading  and Sub  group heading  will  contain the
  8478.             headings  for the groups and subgroups.  These headings are printed above each
  8479.             respective group or subgroup.
  8480.  
  8481.             Specifying the report page format
  8482.  
  8483.             To specify  how the report  will be placed  on the page,  press the F2  key to
  8484.             select the Layout function.  This key will display the Page Header  screen. It
  8485.             looks like this:
  8486.  
  8487.  
  8488.  
  8489.  
  8490.  
  8491.  
  8492.  
  8493.  
  8494.  
  8495.  
  8496.  
  8497.  
  8498.  
  8499.             136                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8500.  
  8501.  
  8502.  
  8503.  
  8504.  
  8505.                  F1               F2               F3               F4               F5               F6               F7
  8506.                           F10
  8507.                  ...      ...    Groups    Fields  ...      ...     ...                       Exit
  8508.  
  8509.                                                                              File TEST.FRM
  8510.                                                Page Header
  8511.  
  8512.                        1  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8513.                        2  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8514.                        3  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8515.                        4  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8516.  
  8517.  
  8518.                                                                     Formatting
  8519.                                                                Page Width        80
  8520.                                                                Left Margin        8
  8521.                                                                Right Margin       0
  8522.                                                                Lines Per Page    58
  8523.                                                                Double Space?      N
  8524.  
  8525.                                                                Printer Directives
  8526.                                                            Page Eject Before Print   Y
  8527.                                                            Page Eject After Print    N
  8528.                                                            Plain Page                N
  8529.  
  8530.  
  8531.  
  8532.             The formatting and printer directives allow you to specify how the report will
  8533.             be oriented on the page and whether or not the printer will eject a blank page
  8534.             before printing  and eject the  final page  after printing, or  both. You  may
  8535.             specify the  maximum width of the  report and the left  margin. Specifying the
  8536.             left margin is handy when the report prints too close to the left edge  of the
  8537.             paper.
  8538.  
  8539.             Plain  Page specifies no date  or page number  is to be printed  at the top of
  8540.             each page of the report. This should normally be set to "N".
  8541.  
  8542.             The  Page Header is a  four line header  that will be printed  at the top left
  8543.             corner of each page of the report. This header can be used to title the report
  8544.             and perhaps to identify the source and destination of the report.
  8545.  
  8546.  
  8547.             Creating a Label Format
  8548.  
  8549.             REPORT WRITER   allows the  creation of  mailing labels. These  labels may  be
  8550.             created  from any file containing  name and address  information. Label format
  8551.             files  may be  created for  almost any style  labels. Labels  may be  large or
  8552.             small, one, two, or three across the page.
  8553.  
  8554.  
  8555.  
  8556.  
  8557.  
  8558.             Loan Master, Loan Accounting System                                        137
  8559.  
  8560.  
  8561.  
  8562.  
  8563.  
  8564.             When you  select the Label  option from the  main menu, you  will be  asked to
  8565.             enter  a file  name.  This file  will  be  used by  REPORT  WRITER to    store
  8566.             information to  specify the format and  content of a label.  You must remember
  8567.             this file name to print the labels so use a name that is meaningful to you.
  8568.  
  8569.  
  8570.             The label format screen:
  8571.  
  8572.             Immediately after  selecting a file  or entering  a new file  name, the  label
  8573.             formatting screen will be displayed. 
  8574.  
  8575.  
  8576.                  F1                        F2                       F3
  8577.                           F10
  8578.                  ...              Toggle   Formats                                                             Exit
  8579.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  8580.                                                                              File  MYLABEL.LBL
  8581.  
  8582.                  Dimensions                                         Formatting
  8583.                           Width   40                                Margin    ▒6
  8584.                           Height  ▒5                                Lines     ▒1
  8585.                           Across  ▒1                                Spaces    ▒▒
  8586.  
  8587.                           Remarks                                
  8588.  
  8589.                           CONTENTS
  8590.                  ═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  8591.                  Line 1  ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  8592.                  Line 2
  8593.                  Line 3
  8594.                  Line 4
  8595.                  Line 5
  8596.  
  8597.  
  8598.             Width
  8599.  
  8600.             The  width is the width of each  individual label measured in characters. This
  8601.             means the actual  size of the characters you intend to  print. If a label is 4
  8602.             inches wide, its width would be 40 if you are printing  10 characters per inch
  8603.             but it would be 48 if you are printing at 12 characters per inch.
  8604.  
  8605.  
  8606.             Height
  8607.  
  8608.             The height is the height of the label  in lines of print. Most labels are  one
  8609.             inch  tall.  A one  inch label  can contain  six lines  of normal  print. Most
  8610.             printers can be  set to print more  than six lines  in one inch if  necessary.
  8611.             Normally a  one inch  label will have  a height  of six  or less. The  example
  8612.             screen shows a height of five.  This means that only five lines of  print will
  8613.             be printed on each label even though they would hold as much as six lines.
  8614.  
  8615.  
  8616.  
  8617.             138                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8618.  
  8619.  
  8620.  
  8621.  
  8622.  
  8623.             This label might look like this:
  8624.  
  8625.                         Bob Copperfield
  8626.                         Copperfield Kitchen Pots
  8627.                         123456  77th Avenue
  8628.                         P.O. Box 98765
  8629.                         Copperville, Utah  77777-7777
  8630.  
  8631.  
  8632.             Across
  8633.  
  8634.             Continuous  form  labels are  available in  many  different sizes  and several
  8635.             different formats.   They are available  with one, two,  three or four  labels
  8636.             side by side on the backing  paper. This field allows you to specify  how many
  8637.             labels are across the page.
  8638.  
  8639.  
  8640.             Remarks
  8641.  
  8642.             This field is simply a comment to yourself. It will not be printed.
  8643.  
  8644.             Margin
  8645.  
  8646.             The margin allows you  to specify a left margin. This feature  is used to move
  8647.             the printed area on the label to the right  to center it on the label. Another
  8648.             way to accomplish  the same  goal is to  move the  labels to the  left in  the
  8649.             printer. Typically, it will be more convenient to change the margin.
  8650.  
  8651.             Entering a  margin of one  will move the  printing one space  to the  right. A
  8652.             margin of five  will move the print five spaces to the right. On most printers
  8653.             five spaces  is one half  inch.  If your printer prints  twelve characters per
  8654.             inch, a margin of  six will move the print one half inch  to the right. If you
  8655.             are printing with condensed  print, a margin of  seven or eight will  move the
  8656.             print one half inch to the right.
  8657.  
  8658.  
  8659.             Lines
  8660.  
  8661.             The  lines  parameter tells  the  program to  skip  lines, print  blank lines,
  8662.             between labels.  This feature  is used  when you  want to  print  a four  line
  8663.             address on a label large enough to hold five or more lines. 
  8664.  
  8665.             Some labels are placed close together on the backing paper,  others are placed
  8666.             on  the backing  paper  with a  space  between  individual labels.  The  lines
  8667.             parameter can be used to skip  over this blank space before starting to  print
  8668.             the next label.
  8669.  
  8670.             To determine the  proper entry for the  number of lines  to skip, measure  the
  8671.             exact distance from the  top of one label to  the top of the next  label. This
  8672.             distance will usually be some even multiple of one sixth of one inch,  perhaps
  8673.  
  8674.  
  8675.  
  8676.             Loan Master, Loan Accounting System                                        139
  8677.  
  8678.  
  8679.  
  8680.  
  8681.  
  8682.             one inch or one and two thirds inch. This spacing is used because printers are
  8683.             designed to print six lines per vertical inch of space on each page, or label.
  8684.             Determine  the number of  lines your  printer will print  from the  top of one
  8685.             label to the  top of the next.   The sum of the height parameter  and the line
  8686.             parameter should equal the number of lines your printer can print on the label
  8687.             you are using.
  8688.  
  8689.  
  8690.             Printing a Report
  8691.  
  8692.             The REPORT WRITER program produces  a disk file. This file is a  report format
  8693.             file. It  stores information about  how a report is  to be formatted  and what
  8694.             data is to be printed on it. It does not print the report.
  8695.  
  8696.             When  you have prepared  your format file,  copy it to the  directory in which
  8697.             your Bottom Line  Software application program  is executed. Load  application
  8698.             program and select the printed reports menu option. One of the printed reports
  8699.             options will be a custom report. Select the custom report option.  You will be
  8700.             asked  for a file name. Enter  the name of your format  file.  The application
  8701.             program will read the report  format file and attempt to format  the data from
  8702.             the application data files to fit the specifications of the format file. If it
  8703.             is successful, the report will  begin printing. If it is not, you will receive
  8704.             an error message.
  8705.  
  8706.  
  8707.             Error Messages While Printing
  8708.  
  8709.             When  you  request the  custom  report from  the  print menu,  the application
  8710.             program must  depend on  you to  give it good  instructions.   Setting up  the
  8711.             format file is computer programming.
  8712.  
  8713.             The most  common cause  of errors  will be in  specifying a  nonexistent field
  8714.             name. The primary key field  in the Loan Master loan database  is the customer
  8715.             number. The name of this  field is cust_no. This can be spelled with all lower
  8716.             case,  all upper case  or any combination  of the  two but it  must be spelled
  8717.             correctly.   the  underscore, "_",   is  required. Press  Shift "-"  (minus or
  8718.             hyphen).   On  most  keyboards it  is immediately  right  of the  Zero on  the
  8719.             typewriter keyboard.
  8720.  
  8721.  
  8722.             Error Example
  8723.  
  8724.             If the  custom report  format  file specifies  the customer  number  is to  be
  8725.             printed, but  misspells the field  name cust_na, when the  program attempts to
  8726.             print  the field  specified, cust_na,  it will  not be  able  to find  it. The
  8727.             program will  stop and print an error  message on the top  line of the screen.
  8728.             This message will look like this:
  8729.  
  8730.  
  8731.                   Proc CUSTREPORT line nnnn, undefined identifier (in .FRM) cust_na
  8732.  
  8733.  
  8734.  
  8735.             140                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8736.  
  8737.  
  8738.  
  8739.  
  8740.  
  8741.  
  8742.             This  message  means  that in  the  procedure  (Proc)  CUSTREPORT the  program
  8743.             attempted to find a field named cust_na and  was unable to find it.  It  could
  8744.             not find it because the actual field name is cust_no, or CUST_NO.
  8745.  
  8746.             When you get a message like this, check your manual for the actual name of the
  8747.             field you want to print and  then use the REPORT WRITER program to  check your
  8748.             format file  to be sure  the field name  is spelled exactly  right. Two common
  8749.             errors are using  a l  (lower case  L) for a  1 (one)  or an  O (15th  letter)
  8750.             instead of a 0 (zero).
  8751.  
  8752.  
  8753.  
  8754.  
  8755.  
  8756.  
  8757.  
  8758.  
  8759.  
  8760.  
  8761.  
  8762.  
  8763.  
  8764.  
  8765.  
  8766.  
  8767.  
  8768.  
  8769.  
  8770.  
  8771.  
  8772.  
  8773.  
  8774.  
  8775.  
  8776.  
  8777.  
  8778.  
  8779.  
  8780.  
  8781.  
  8782.  
  8783.  
  8784.  
  8785.  
  8786.  
  8787.  
  8788.  
  8789.  
  8790.  
  8791.  
  8792.  
  8793.  
  8794.             Loan Master, Loan Accounting System                                        141
  8795.  
  8796.  
  8797.  
  8798.  
  8799.  
  8800.                                      Data Field Descriptions
  8801.  
  8802.  
  8803.             Loan File Data Fields
  8804.  
  8805.  
  8806.             The database  file stores the following data for each loan. The headings below
  8807.             consist of the full, descriptive name of the data field followed by the actual
  8808.             internal field names in capital  letters. If you are a programmer  and want to
  8809.             access the data  files directly you will use the shorter  field name from each
  8810.             header. Note that the " _ " underscores are significant.
  8811.  
  8812.             Complete file  specifications are  printed in  the File  Specification Section
  8813.             (page  158 ).
  8814.  
  8815.  
  8816.             Customer Number                                                        CUST_NO
  8817.  
  8818.             Required.   The customer number is a unique number assigned to each individual
  8819.             borrower. If a borrower  has more than one loan, this number  is used to group
  8820.             the borrower's loans together.
  8821.  
  8822.             This number is used to group different loans to the same borrower.
  8823.  
  8824.  
  8825.             Loan Number                                                            LOAN_NO
  8826.  
  8827.  
  8828.             Required.   The  loan number is  a number  assigned to  uniquely identify each
  8829.             individual  loan. This is  different from the customer  number. A customer can
  8830.             have several loan numbers but only one customer number. 
  8831.  
  8832.             Loan numbers should  be unique. No two loans should have the same number.  The
  8833.             program  will work if they  do, but locating  accounts by loan  number will be
  8834.             more difficult.  
  8835.  
  8836.             If  you have two  loans with the same  number and request a  display of one of
  8837.             them,   you  will see  them both,  (or all  if more  than two)   they  will be
  8838.             displayed sequentially in the  order they are in the  file.  You will  have to
  8839.             step through them one at a time until you find the one you want.
  8840.  
  8841.  
  8842.             Customer Name                                                        CUST_NAME
  8843.  
  8844.  
  8845.             Required. You  will find the  reports hard to  read if you  leave it  out. The
  8846.             customer name is printed on each report to make each loan easier to identify.
  8847.  
  8848.             This name is used on all notices. The Statement (transaction history, uses the
  8849.             name and address from the Customer Information files.
  8850.  
  8851.  
  8852.  
  8853.             142                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8854.  
  8855.  
  8856.  
  8857.  
  8858.  
  8859.  
  8860.             Maker1,2,3,                                                         MAKER1 ETC
  8861.  
  8862.  
  8863.             The makers are the people who signed the note and promise to pay it. All these
  8864.             fields are optional.
  8865.  
  8866.             The  maker may be or  may not be  the same as the  customer name. The customer
  8867.             name  may be Industrial Cleaning  Service and the maker  may be Sue Smith, the
  8868.             owner.
  8869.  
  8870.  
  8871.             Comments (two lines)                                        COMMENT1, COMMENT2
  8872.  
  8873.  
  8874.             These lines are optional  and may contain any data you wish.  They appear only
  8875.             on the screen. 
  8876.  
  8877.  
  8878.             Original Amount                                                        ORG_AMT
  8879.  
  8880.  
  8881.             Required.   This  is  the face  amount of  the note.  This  is the  amount the
  8882.             computer will use to compute  the scheduled balance. The scheduled  balance is
  8883.             used to determine if  the loan is keeping pace, falling  behind, or gaining on
  8884.             the original agreed payment schedule.
  8885.  
  8886.  
  8887.             Current Balance                                                        CUR_BAL
  8888.  
  8889.  
  8890.             Required.   Computed.    This is  the  amount remaining  unpaid.  Each time  a
  8891.             principal payment  is paid, this  amount is  reduced by  the principal  amount
  8892.             paid.  This  amount should  always  be less  than  or equal  to  the scheduled
  8893.             balance.  In real life,  payments are made late, payments are made early, some
  8894.             months have more or  less than 30 days, etc.  It will  not be uncommon to find
  8895.             the current balance slightly above the scheduled balance. 
  8896.  
  8897.             This balance should not exceed  the scheduled balance by more that  about five
  8898.             or six days interest accrual. If it exceeds the scheduled balance by more than
  8899.             fifteen  days, and  especially if  the difference  is growing from  payment to
  8900.             payment, some collections efforts should be considered.
  8901.  
  8902.  
  8903.  
  8904.  
  8905.  
  8906.  
  8907.  
  8908.  
  8909.  
  8910.  
  8911.  
  8912.             Loan Master, Loan Accounting System                                        143
  8913.  
  8914.  
  8915.  
  8916.  
  8917.  
  8918.             Scheduled Balance                                                      SCH_BAL
  8919.  
  8920.             Computed.  Each time  a payment is due, the program computes  the interest due
  8921.             and the "scheduled"  balance assuming the  payment was made  on the date  due.
  8922.             This calculation is done and the results stored so the program can compare the
  8923.             real current status of  the loan with  what it should be  if all payments  had
  8924.             been made on time.  The results of this  comparison are used to  calculate the
  8925.             amount of  interest and principal required  to bring the loan  current. If the
  8926.             loan is past due, both these numbers will be positive. If the loan is prepaid,
  8927.             the  principal  figure  calculated  will  be  negative,  indicating  that more
  8928.             principal has been paid than was required.
  8929.  
  8930.  
  8931.             Payments Matured                                                      PMTS_MTD
  8932.  
  8933.             How  many payments have matured since the loan was placed on this system. This
  8934.             counter is increased by one each time a payment matures.
  8935.  
  8936.  
  8937.             Payments Paid                                                        PMTS_PAID
  8938.  
  8939.             How  many payments have actually  been paid since the  loan was placed on this
  8940.             system.   This  counter  is increased  each  time a  payment  is  paid. It  is
  8941.             increased  by  the actual  number of  payments  made. Fractional  payments are
  8942.             recorded to two decimal places, (+/- 1%).
  8943.  
  8944.             If the  actual payment due  is $100.00,  and the customer  pays $155.75,  this
  8945.             indicator will be increased by 1.55.
  8946.  
  8947.             This indicator, when compared  to the payments matured counter,  gives another
  8948.             indication of the  status of the  loan. It does  not really indicate the  true
  8949.             status because  if the number of  payments made equals the  number of payments
  8950.             matured, and the  loan was six months  past due and  recently  caught up,  the
  8951.             balance will still be larger than the scheduled balance because more  interest
  8952.             was charged than would have been charged if all payments were made on time.
  8953.  
  8954.  
  8955.             Payment Amount Regular                                              PMT_AMT_RG
  8956.  
  8957.  
  8958.             Required. Entered.  This is the  amount of the regularly scheduled payment. If
  8959.             there is a balloon payment, see the next field.
  8960.  
  8961.  
  8962.  
  8963.  
  8964.  
  8965.  
  8966.  
  8967.  
  8968.  
  8969.  
  8970.  
  8971.             144                                        Loan Master, Loan Accounting System
  8972.  
  8973.  
  8974.  
  8975.  
  8976.  
  8977.             Payment  Amount, Last                                               PMT_AMT_FN
  8978.  
  8979.  
  8980.             Required.  Entered.  This is the  total amount including interest of the final
  8981.             payment. If  there is no balloon  payment, this field should  contain the same
  8982.             amount as the Payment Amount Regular.
  8983.  
  8984.  
  8985.             Number  Payments                                                       NO_PMTS
  8986.  
  8987.  
  8988.             Required.  Entered.   This is the number of regular  payments. If all payments
  8989.             are the same amount, this is simply the total number of payments. If the final
  8990.             payment is a balloon,   the number of regular  payments will be one less  than
  8991.             the total number of payments.
  8992.  
  8993.  
  8994.             Final  Payment Number                                                FINAL_PMT
  8995.  
  8996.             Required.   This is  the payment  number of the  balloon payment.  The program
  8997.             always assumes there is only one balloon payment. If the loan is payable in 35
  8998.             installments of  $200.00 and one  final installment of 6,250.00  the number of
  8999.             the balloon payment is 36. If there  is no balloon payment, the final  payment
  9000.             number is the same as the Number of Payments.
  9001.  
  9002.  
  9003.             No Payments Per Year                                                  PMT_FREQ
  9004.  
  9005.  
  9006.             Required. This is self descriptive.  If payments are due monthly, this  is 12.
  9007.             If the payments are due quarterly, this is 4. Etc. 
  9008.  
  9009.             NOTE:
  9010.  
  9011.             Only commonly used schedules are supported. The data entry screen will display
  9012.             a pick list if an invalid number is entered.
  9013.  
  9014.             If  payments per  year is  24. Only  payments due  on the  first and  15th are
  9015.             supported.
  9016.  
  9017.  
  9018.  
  9019.  
  9020.  
  9021.  
  9022.  
  9023.  
  9024.  
  9025.  
  9026.  
  9027.  
  9028.  
  9029.  
  9030.             Loan Master, Loan Accounting System                                        145
  9031.  
  9032.  
  9033.  
  9034.  
  9035.  
  9036.             Rate,  Original                                                       RATE_ORG
  9037.  
  9038.  
  9039.             Required.  This  is the original  interest rate on  the loan.  If the rate  is
  9040.             fixed, this rate will be used throughout the life of the loan.
  9041.  
  9042.             This rate is for  information only, it is  not used to calculate  the interest
  9043.             accrual. See: rate, current.
  9044.  
  9045.             This is the rate that will be charged on the first day of the loan.
  9046.  
  9047.             If the loan is a variable rate loan, this field IS NOT CHANGED. If the rate is
  9048.             variable, change the current rate field.
  9049.  
  9050.  
  9051.             Rate, Current                                                         RATE_CUR
  9052.  
  9053.  
  9054.             Required.  This is the rate used to  do the actual interest computation during
  9055.             the update.  When the loan  is new, this  rate will be  the same as  the rate,
  9056.             original.  If the rate  is changed after  the loan begins  to accrue interest,
  9057.             this is the rate to change.
  9058.  
  9059.  
  9060.             Interest Basis                                                           BASIS
  9061.  
  9062.  
  9063.             Required.   This is  the basis by  which the interest is  computed. The update
  9064.             always computes interest  every calendar day during the life  of the loan, one
  9065.             day at a time.
  9066.  
  9067.             Each day the interest formula is computed for every loan. This is the formula:
  9068.  
  9069.                                        (Current balance)  x (rate, current)
  9070.                   Daily accrual  =  -----------------------------------------------------
  9071.                                                    (Basis)
  9072.  
  9073.  
  9074.             The basis  can  be either  360  or 365.  Most  banks use  360.  This  practice
  9075.             increases your interest income by 1.3889%.
  9076.  
  9077.             Basis 12  is provided for monthly amortizing loans. Interest on these loans is
  9078.             calculated  as  if every  payment  was made  on  time regardless  of  when the
  9079.             payments  are actually  made.  When using  basis  12, late  payments will  not
  9080.             increase  the interest accrual  and early payments  will not reduce  it. Loans
  9081.             that  are prepaid enough to warrant credit  for early payment must be manually
  9082.             adjusted.
  9083.  
  9084.  
  9085.  
  9086.  
  9087.  
  9088.  
  9089.             146                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9090.  
  9091.  
  9092.  
  9093.  
  9094.  
  9095.             WARNING:
  9096.  
  9097.             If you do not  know what you are doing, using the 360  day basis can cause you
  9098.             to run afoul of regulation z and of some state usury laws.
  9099.  
  9100.             We recommend you always use the 365 day basis.
  9101.  
  9102.  
  9103.  
  9104.             Date of Note                                                         DATE_NOTE
  9105.  
  9106.  
  9107.             Required.  This  is the  date of the  note. The  date on the  document. It  is
  9108.             usually, but not always, the date  the document was signed. It is the  date at
  9109.             which interest will begin to accrue.
  9110.  
  9111.             If you  need the interest  to begin  accruing at a  later date, see  the field
  9112.             called Date No Interest. To begin the accrual at an earlier  date, you must do
  9113.             it manually by using the  earlier date as the setup date, or  by computing the
  9114.             interest and adding  it to  accrued interest on  the edit screen.  (Do not  do
  9115.             both.)
  9116.  
  9117.  
  9118.             Date of First Payment                                               DATE_FIRST
  9119.  
  9120.             Required.   This is  the date the  first payment, payment  number one, is due.
  9121.             This will usually be one  month after the date of the note. All future payment
  9122.             dates will be calculated from this date.
  9123.  
  9124.  
  9125.             Date Next Due                                                        DATE_NEXT
  9126.  
  9127.             Required.  Computed.  This  is the next scheduled maturity date.  This date is
  9128.             updated every time a payment matures whether or not the payment is made.  This
  9129.             date will always be a future date.
  9130.  
  9131.             Even when the loan is past due and the  payments are not being made, this date
  9132.             continues to increment to reflect the fact that a payment will be due although
  9133.             we know it will most likely not be made.
  9134.  
  9135.  
  9136.             Date (of) Payment Due                                                 DATE_DUE
  9137.  
  9138.             Required.  Computed.  This is the most recent date for which a payment was due
  9139.             but not yet made. 
  9140.  
  9141.             This is  the date that  keeps up with  the past due  or prepaid status  of the
  9142.             loan.  If this date is in the future, the loan is current or prepaid.  If this
  9143.             date is in the past, the loan is past due.
  9144.  
  9145.  
  9146.  
  9147.  
  9148.             Loan Master, Loan Accounting System                                        147
  9149.  
  9150.  
  9151.  
  9152.  
  9153.  
  9154.             Today is June 20.  A payment was  due on April  15, May 15,  and June 15.  The
  9155.             April payment was  made on time. The May  and June payments have not  yet been
  9156.             made. The date due (date of  payment due) is May 15.  We say "The loan is  due
  9157.             for may 15th."  It is 36 days past  due. (May 15th to June 20.)  The date next
  9158.             due  is July 15. Another payment is due on that date whether or not the  prior
  9159.             payments have been made.
  9160.  
  9161.  
  9162.             Today is  September 5. A  payment was  due June, July,  August, and  September
  9163.             first. They were  all made on  time. The loan  is "Due for  Oct. 1". The  date
  9164.             payment due is 10-01-xx.  the date next due is also 10-01-xx.
  9165.  
  9166.  
  9167.             Date Last Payment Maturity                                           DATE_LAST
  9168.  
  9169.             Required.   Computed.     This  is the  most recent  date  on which  a payment
  9170.             matured.  It may or may  not be the  date on which the  last payment was paid.
  9171.             This date is used to keep up with late charges due on past due loans.
  9172.  
  9173.  
  9174.             Date Last Transaction                                                DATE_TRAN
  9175.  
  9176.             Required.  Computed.    This is the date of  the last transaction. If the last
  9177.             transaction  was a  payment,  this date  will be  the  same as  the date  last
  9178.             payment.
  9179.  
  9180.  
  9181.             Date Last Update                                                      DATE_UPD
  9182.  
  9183.             Required.  Computed.  This is the date  of the last update. It is the date the
  9184.             operator entered as the date of the last update. It may or may not be the same
  9185.             as the actual calendar date the update was done.
  9186.  
  9187.             It is   the latest  date through which  interest has  been calculated and  for
  9188.             which past due status has been checked.
  9189.  
  9190.             It is  very important to update  the file before posting  payments or printing
  9191.             past due notices or past due reports.
  9192.  
  9193.  
  9194.             Date Maturity                                                         DATE_MTY
  9195.  
  9196.             Required.   This is the  maturity date of  the loan. On  this date,  the final
  9197.             payment  of all  remaining interest and  principal is  due. If  the loan  is a
  9198.             balloon note, this date is the same as the balloon payment date. On this date,
  9199.             the entire balance and all accrued interest and late charges will be due.
  9200.  
  9201.  
  9202.  
  9203.  
  9204.  
  9205.  
  9206.  
  9207.             148                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9208.  
  9209.  
  9210.  
  9211.  
  9212.  
  9213.             Date No Interest                                                    DATE_NOINT
  9214.  
  9215.             Optional.  In retail  financing, it is common to offer a  purchaser an initial
  9216.             interest free period. eg. "90 days, no interest!"
  9217.  
  9218.             Interest will not accrue  until this date.  If the date of the note is January
  9219.             1, 1989 with monthly payments on the first of  each month, and the no interest
  9220.             date is February 15,  1989,  the loan will  accrue no interest until  February
  9221.             15th, on that date, it will accrue the first days interest. 
  9222.  
  9223.             If the  interest computation basis  is 12, the  loan will not  accrue interest
  9224.             until the next  payment date after the  no interest date.   The loan mentioned
  9225.             would accrue one month interest on March 1, 1989. 
  9226.  
  9227.             If you  use interest basis  12, all  interest free periods  should expire  one
  9228.             month before a payment date.
  9229.  
  9230.  
  9231.             Interest Accrued                                                     INT_ACCRD
  9232.  
  9233.             Required.  Computed.  This is the amount of  interest which has accrued on the
  9234.             loan and which has not yet been paid. This amount may or may not be due.
  9235.  
  9236.             Every update computes the interest  due since the date of the last  update and
  9237.             adds it to  this amount. This happens  every day. When an  interest payment is
  9238.             posted, this amount is reduced by the amount of the interest payment.
  9239.  
  9240.  
  9241.             Interest Due, Unpaid                                                   INT_DUE
  9242.              
  9243.             Required.  Computed.   This is  the amount of  interest due and unpaid.  Every
  9244.             payment date, the  entire amount of interest in the  accrued interest field is
  9245.             moved into this field. Note that it is moved, not added.
  9246.  
  9247.             The program assumes that at each payment date, all interest is due. 
  9248.  
  9249.             Each time an interest payment is posted, the payment amount is subtracted from
  9250.             this field.
  9251.  
  9252.  
  9253.             Interest Paid (Life)                                                  INT_PAID
  9254.  
  9255.             Required.  Computed.  This is the total of all interest payments on  this loan
  9256.             since it started. This amount is kept for reference only.
  9257.  
  9258.  
  9259.  
  9260.  
  9261.  
  9262.  
  9263.  
  9264.  
  9265.  
  9266.             Loan Master, Loan Accounting System                                        149
  9267.  
  9268.  
  9269.  
  9270.  
  9271.  
  9272.             Interest Paid (YTD)                                                    INT_YTD
  9273.  
  9274.             Required.  Computed.  This is  the total interest paid on  this loan since the
  9275.             end of last year. Note that this is PAID, not ACCRUED. This amount is reset to
  9276.             zero at year end.
  9277.  
  9278.  
  9279.             Principal Due                                                         PRIN_DUE
  9280.  
  9281.             Required.   Computed.  This is  the amount of principal  required to bring the
  9282.             current  balance in  line  with the  originally  scheduled repayment  plan.  A
  9283.             negative number indicates the loan is prepaid.
  9284.  
  9285.             If  this amount is  positive, a payment has  matured and not  yet been paid. A
  9286.             positive amount  will also occur if  interest is calculated on  the actual day
  9287.             basis using  a 360 divisor. This  system accrues 1.39% more  interest than the
  9288.             monthly interest method. This extra interest will cause each principal payment
  9289.             to be slightly less then the scheduled principal payment.
  9290.  
  9291.  
  9292.             Late Charges Due, Unpaid                                                LC_DUE
  9293.  
  9294.             Required.  Computed  When a loan is new, this field is zero. Each time a  late
  9295.             charge is assessed, it is  added to this field. When late charge  payments are
  9296.             posted, they are subtracted from this field.
  9297.  
  9298.  
  9299.             Late Charge Paid                                                       LC_PAID
  9300.  
  9301.             Required.  Computed. This is the total of all late charges paid since the loan
  9302.             was new. Each time a new late charge payment is posted, the amount is added to
  9303.             the field.
  9304.  
  9305.  
  9306.             Late Charge Paid YTD                                                    LC_YTD
  9307.  
  9308.             Required.   Computed.  This  field maintains  the total  of  all late  charges
  9309.             actually paid since the end of the previous year.
  9310.  
  9311.  
  9312.             Late Charge Rate                                                       LC_RATE
  9313.  
  9314.             Required. Entered.  The  late charge rate is used to  assess late charges when
  9315.             due. The late charge routine allows the late charge rate to be used to specify
  9316.             either  a dollar amount for  the late charge,  or a percentage  of the payment
  9317.             amount.
  9318.  
  9319.             If the  late charge rate is less than 1.00,  it is interpreted as a percentage
  9320.             and computes the late charge as that percent of the regular payment amount.
  9321.  
  9322.  
  9323.  
  9324.  
  9325.             150                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9326.  
  9327.  
  9328.  
  9329.  
  9330.  
  9331.             If the late charge rate is equal to or greater than 1.00, it is interpreted as
  9332.             a dollar amount and assesses that exact amount for the late charge.
  9333.  
  9334.  
  9335.             Late Charge Examples:
  9336.  
  9337.             Payment amount = 100.00
  9338.  
  9339.             Late charge rate        Late charge amount
  9340.  
  9341.             0.05                    5.00
  9342.  
  9343.             7.50                    7.50
  9344.  
  9345.  
  9346.  
  9347.             Penalty Paid                                                           PENALTY
  9348.             Penalty Paid YTD                                                    PENALTYYTD
  9349.  
  9350.             These fields are  not used  by Loan  Master. They  are reserved  for the  each
  9351.             user's  needs.  The penalty  field  may be  used for  returned  check charges,
  9352.             prepayment penalties, or any other amount for which the user needs to account.
  9353.  
  9354.             The user may edit  the parameter file to change the name  of the penalty field
  9355.             and the penalty YTD fields.
  9356.  
  9357.  
  9358.             User Field 1                                                             USER1
  9359.             User Field 1 YTD                                                      USER1YTD
  9360.  
  9361.             These fields  are reserved  for  each user.  They may  be  posted through  the
  9362.             transaction maintenance menu. The program maintains a   running total for user
  9363.             field 1 throughout the  life of the loan. The user field 1 YTD field is closed
  9364.             out each year through the year end closeout procedure. (Reset to zero.)
  9365.  
  9366.             Two transaction  codes are provided,  one to add  to this field, the  other to
  9367.             subtract from this  field. The transaction codes are displayed  on the posting
  9368.             screen.
  9369.  
  9370.             The parameter file can be edited to assign a meaningful name to this field.
  9371.  
  9372.  
  9373.             User Field 2                                                             USER2
  9374.             User Field 2 YTD                                                      USER2YTD
  9375.  
  9376.             These fields  are reserved  for  each user.  They may  be  posted through  the
  9377.             transaction maintenance menu. The  program maintains a  running total for user
  9378.             field 2 throughout the  life of the loan. The user field 2 YTD field is closed
  9379.             out each year through the year end closeout procedure. (Reset to zero.)
  9380.  
  9381.  
  9382.  
  9383.  
  9384.             Loan Master, Loan Accounting System                                        151
  9385.  
  9386.  
  9387.  
  9388.  
  9389.  
  9390.             Two transaction  codes are provided, one  to add to  this field, the  other to
  9391.             subtract from this field. The  transaction codes are displayed on  the posting
  9392.             screen.
  9393.  
  9394.             The parameter file can be edited to assign a meaningful name to this field.
  9395.  
  9396.  
  9397.             User Numeric Fields 1 - 6                              NUMERIC1, NUMERIC2, Etc
  9398.  
  9399.             These  fields are  not  used  by  Loan  Master. They  are  reserved  for  each
  9400.             individual  user.  They  cannot be  posted  and  there  are  no year  to  date
  9401.             accumulators.  Each field must  be changed to  the desired number  through the
  9402.             edit screen. These changes are not recorded in the transaction file.
  9403.  
  9404.             These  fields can be used  for any purpose.  They can be named  by editing the
  9405.             parameter  file. They will be totalled by the total report and can be included
  9406.             in custom reports designed by the user.
  9407.  
  9408.  
  9409.  
  9410.  
  9411.             Customer Information Data Fields
  9412.  
  9413.  
  9414.             Customer No                                                             CUSTNO
  9415.  
  9416.             Required.   The customer number is a unique number assigned to each individual
  9417.             borrower.  If a borrower  has more than  one customer, this number  is used to
  9418.             identify  the  customer  and  to  locate  the  customer's  address(es),  phone
  9419.             number(s), and other information.
  9420.  
  9421.  
  9422.             Company  Name                                                         CUSTNAME
  9423.  
  9424.             Optional.   CIF  assigns  a company  name  field to  every customer.    CIF is
  9425.             primarily centered around keeping  up with customers. Customers may  be people
  9426.             or companies.  If a customer is  not directly or indirectly  associated with a
  9427.             company of any kind, this field may be left blank.
  9428.  
  9429.  
  9430.  
  9431.             Last Name                                                             LASTNAME
  9432.  
  9433.             Required. The  program will work with no  last name but it  will make locating
  9434.             the  record more dependent on  the customer number.  In the case  of a company
  9435.             where you know no one,  you may leave both the first and the last names blank.
  9436.  
  9437.  
  9438.  
  9439.  
  9440.  
  9441.             
  9442.  
  9443.             152                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9444.  
  9445.  
  9446.  
  9447.  
  9448.  
  9449.             First Name                                                           FIRSTNAME
  9450.  
  9451.             Required. Same as the last name. It is not really necessary but without it you
  9452.             are placing more reliance on the customer  number.  If searching for a company
  9453.             where you know no one,  you may leave both the first and the last names blank.
  9454.  
  9455.  
  9456.             Title of Address                                                         TITLE
  9457.  
  9458.             Optional.   If you enter  it, it will be  used. If you omit it,  the names and
  9459.             addresses will be printed without it. Do not add the "." period. eg enter "Ms"
  9460.             not "Ms." The "." will be added when the address is printed.
  9461.  
  9462.  
  9463.             Customer Type                                                         CUSTTYPE
  9464.  
  9465.             Required.   Customer type 1 means this is a real live human person.  All other
  9466.             types are assigned by you and mean whatever you say they mean.  
  9467.  
  9468.             Taxpayer Identification                                               TAXPAYER
  9469.  
  9470.             Required. Social Security  number of Taxpayer  Identification Number. Used  at
  9471.             year end.
  9472.  
  9473.  
  9474.             Address File Data Fields
  9475.  
  9476.             Address Line 1                                                      ADDRSLINE1
  9477.             Address Line 2                                                      ADDRSLINE2
  9478.  
  9479.  
  9480.             Optional. You are  allowed two lines for the customer address.  City and state
  9481.             do not go here. They  each have their own field to make  sorting and selecting
  9482.             simpler.
  9483.  
  9484.  
  9485.             City                                                                      CITY
  9486.             State                                                                    STATE
  9487.              Zip                                                                POSTALCODE
  9488.  
  9489.             Required.   These fields  are  each  separate  to facilitate  control  of  the
  9490.             mailing list. Note that the Zip (postal code) is 12 characters in length. Non-
  9491.             USA postal codes containing alpha characters may be entered.
  9492.  
  9493.  
  9494.             Location                                                              LOCATION
  9495.  
  9496.             The CIF application allows multiple addresses for each customer. This field is
  9497.             a  short description of  which address  is displayed.  Eg. Home,  office, lake
  9498.             cabin, beach house, store 77, etc.
  9499.  
  9500.  
  9501.  
  9502.             Loan Master, Loan Accounting System                                        153
  9503.  
  9504.  
  9505.  
  9506.  
  9507.  
  9508.  
  9509.             Address Number                                                       ADDRESSNO
  9510.  
  9511.             Each  customer  is allowed  to  have up  to  99 addresses.  These  numbers are
  9512.             assigned  by the  user and  are not  required to  be consecutive.  The current
  9513.             version does not use them.
  9514.  
  9515.  
  9516.  
  9517.             Telephone File Data Fields
  9518.  
  9519.  
  9520.             Telephone Number                                                     TELEPHONE
  9521.  
  9522.             Enter the telephone  number. This is an alpha field, so  you can enter the "-"
  9523.             where appropriate. Eg. 817-817-8171
  9524.  
  9525.  
  9526.             Extension                                                             PHONEEXT
  9527.  
  9528.             Enter the extension, if any. This is a four character field.
  9529.  
  9530.  
  9531.             Location                                                              LOCATION
  9532.  
  9533.             The  CIF application allows multiple telephone numbers for each customer. This
  9534.             field is a short description of which telephone number is displayed. Eg. Home,
  9535.             office, lake cabin, beach house, store 77, etc.
  9536.  
  9537.             Comment                                                                COMMENT
  9538.  
  9539.             The  CIF application allows multiple telephone numbers for each customer. This
  9540.             field is a short comment about the  telephone number displayed. Eg. Call after
  9541.             7PM, Not on weekend, etc
  9542.  
  9543.  
  9544.             Phone Number                                                           PHONENO
  9545.  
  9546.             This may  be confusing. It is not  the telephone number you  dial to reach the
  9547.             customer. It is the sequence number of this customer's telephone records. If a
  9548.             customer  has six  telephone numbers,  this number  will be  one in  the first
  9549.             telephone record, and six in the last telephone record.
  9550.  
  9551.  
  9552.  
  9553.  
  9554.  
  9555.  
  9556.  
  9557.  
  9558.  
  9559.  
  9560.  
  9561.             154                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9562.  
  9563.  
  9564.  
  9565.  
  9566.  
  9567.                                     Data  File  Specifications
  9568.  
  9569.             The Loan Master Loan Accounting system stores a considerable amount of data on
  9570.             the disk drive. Data is stored in these files:
  9571.  
  9572.  
  9573.                  File name                     Description                               Location
  9574.                                                                                          (Comments)
  9575.  
  9576.                  1.BAT                         Not used by Loan Master
  9577.                  2.BAT                         Not used by Loan Master
  9578.                  2.BAT                         Not used by Loan Master
  9579.                  2.DOC                         Not used by Loan Master
  9580.                  3.BAT                         Not used by Loan Master
  9581.                  4.BAT                         Not used by Loan Master.
  9582.                  CIADDR.DBF           blank address file                Data disk or directory.
  9583.  
  9584.                  CICUST.DBF           blank customer file               Data disk or directory.
  9585.  
  9586.                  CIHELP.DBF           CIF help file                              Data disk or directory.
  9587.  
  9588.                  CIHELP.DBT           CIF help screens                  Data disk or directory.
  9589.  
  9590.                  CIHELP.NTX           CIF help index                    Data disk or directory.
  9591.  
  9592.                  CIMENU.EXE           CIF program file                  Program  disk or  directory. This  file is  quite large
  9593.                                                                         and will  not fit on  the same 360K disk  with the Loan
  9594.                                                                         Master  program file.
  9595.  
  9596.  
  9597.                  CIPARM.DBF           CIF options file                  This  file must  be on  the same  disk or  in the  same
  9598.                                                                         directory as CIF.EXE.
  9599.  
  9600.  
  9601.                  CIPARM.HD            HARD disk parm file       Tells  CIF.EXE  to  look  for  the  data files  in  the  current
  9602.                                                                 directory of the current disk. This requires the data  files and
  9603.                                                                 the help files to  be in the same directory as the program file.
  9604.                                                                 It can be used on a hard disk or on a high  density floppy (720K
  9605.                                                                 or larger).  It  must  be  renamed  to  CIPARM.DBF.  The  normal
  9606.                                                                 autoinstall routine does this for you.
  9607.  
  9608.                  CIPHONE.DBF  Phone file               Data disk or directory.(Not used)
  9609.  
  9610.                  CIREMIND.DBF         Reminder file             Data disk or directory. (Not used)
  9611.  
  9612.  
  9613.                  CONFIG.SYS           Sample config file                Root directory of boot or  hard disk. DO NOT  COPY THIS
  9614.                                                                         FILE  IF  YOUR  SYSTEM  ALREADY HAS  A  FILE  WITH THIS
  9615.                                                                         NAME!!!
  9616.  
  9617.  
  9618.  
  9619.  
  9620.             Loan Master, Loan Accounting System                                        155
  9621.  
  9622.  
  9623.  
  9624.  
  9625.  
  9626.                  LMHELP.DBF           Loan Master help file     Data disk or directory.
  9627.  
  9628.                  LMHELP.DBT           Loan Master help screens  Data disk or directory.
  9629.  
  9630.                  LMHELP.NTX           Loan Master help index    Data disk or directory.
  9631.  
  9632.                  LMLOAN.DBF           Loan Master data file     Data disk or directory.
  9633.  
  9634.                  LMLOAN.NTX           Loan Master data index    Data disk or directory.
  9635.  
  9636.                  LMMENU.EXE   Loan Master Program      Program disk or directory.
  9637.  
  9638.                  LMPARM.DBF   Loan Master options file Program disk or directory.
  9639.  
  9640.                  LMPARM.HD            Hard disk options file    This file tells Loan  Master to look for its data in the current
  9641.                                                                 directory. It  can be used on  a hard disk system  or on a large
  9642.                                                                 capacity floppy disk  if the data  files are stored on  the same
  9643.                                                                 disk  as the program. (requires  at least 720K floppy capacity.)
  9644.                                                                 This  file  must  be renamed  to  LMPARM.DBF.  The  installation
  9645.                                                                 routine normally does this.
  9646.  
  9647.                  LMTRAN.DBF           Transaction file                  Data  disk or  directory. Stores  all  transactions for
  9648.                                                                         all loans.
  9649.  
  9650.                  MENU.BAT             Not used by Loan Master.
  9651.                  MENU.BAT             Not used by Loan Master.
  9652.                  MENU.SCR             Not used by Loan Master.
  9653.                  MENU.SCR             Not used by Loan Master.
  9654.                  README.BAT   Not used by Loan Master.
  9655.  
  9656.  
  9657.                  Normal System Files
  9658.  
  9659.                  These files are necessary for Loan Master to operate:
  9660.  
  9661.                  LMLOAN.DBF           The loan database file.
  9662.  
  9663.                  LMACCRUE.DBF         The daily accrual file. Details of each loan.(Optional)
  9664.  
  9665.                  LMTACCR.DBF  The daily accrual file. Totals only.(Optional)
  9666.  
  9667.                  LMLOAN.NTX           The loan database index.
  9668.  
  9669.                  LMALPHA.NTX  The loan database alpha index.
  9670.  
  9671.                  LMTRAN.DBF           The transaction database.
  9672.  
  9673.                  LMTRAN.NTX           The transaction index file.
  9674.  
  9675.                  LMPARM.DBF   The parameter file.
  9676.  
  9677.  
  9678.  
  9679.             156                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9680.  
  9681.  
  9682.  
  9683.  
  9684.  
  9685.                  LMHELP.DBF           The help system.
  9686.  
  9687.                  LMHELP.DBT           The help screens text.
  9688.  
  9689.                  LMHELP.NTX           The help system index.
  9690.  
  9691.                  LMREPORT.RP1         The other reports definition file.
  9692.  
  9693.                  *.FRM                Any report file created by the  Loan Master report writer or any Dbase compatible  report
  9694.                                       writer.
  9695.  
  9696.  
  9697.  
  9698.                  These files are necessary for the Customer Information System to operate:
  9699.  
  9700.                  CIMENU.EXE           The Customer Information program.
  9701.  
  9702.                  CICUST.DBF           The customer information database file.
  9703.  
  9704.                  CIADDR.DBF           The customer address file.
  9705.  
  9706.                  CIPHONE.DBF  The customer's telephone numbers.
  9707.  
  9708.                  CIHELP.DBF           The customer information system help system.
  9709.  
  9710.                  CIHELP.DBT           The actual help screens text.
  9711.  
  9712.                  CIHELP.NTX           The customer information help screen index.
  9713.  
  9714.  
  9715.  
  9716.  
  9717.  
  9718.  
  9719.  
  9720.  
  9721.  
  9722.  
  9723.  
  9724.  
  9725.  
  9726.  
  9727.  
  9728.  
  9729.  
  9730.  
  9731.  
  9732.  
  9733.  
  9734.  
  9735.  
  9736.  
  9737.  
  9738.             Loan Master, Loan Accounting System                                        157
  9739.  
  9740.  
  9741.  
  9742.  
  9743.  
  9744.             File Specifications
  9745.  
  9746.             Field Definitions for LMLOAN.DBF
  9747.  
  9748.             Field name      Data type    Size      Dp
  9749.  
  9750.             CUST_NO         Character   12
  9751.             LOAN_NO         Character   12
  9752.             CUST_NAME       Character   24
  9753.             MAKER1          Character   24
  9754.             MAKER2          Character   24
  9755.             MAKER3          Character   24
  9756.             MAKER4          Character   24
  9757.             COMMENT1        Character   24
  9758.             COMMENT2        Character   24
  9759.             ORG_AMT         Numeric 12  2 
  9760.             CUR_BAL         Numeric 12  2 
  9761.             SCH_BAL         Numeric 12  2 
  9762.             PMT_AMT_RG      Numeric 12  2 
  9763.             PMT_AMT_FN      Numeric 12  2 
  9764.             RATE_ORG        Numeric 7   4 
  9765.             RATE_CUR        Numeric 7   4 
  9766.             BASIS           Numeric 3   0 
  9767.             N0_PMTS         Numeric 3   0 
  9768.             FINAL_PMT       Numeric 3   0 
  9769.             DATE_NOTE       Date        8
  9770.             DATE_FIRST      Date        8  
  9771.             DATE_NEXT       Date        8  
  9772.             DATE_DUE        Date        8  
  9773.             DATE_LAST       Date        8  
  9774.             DATE_TRAN       Date        8  
  9775.             DATE_UPD        Date        8  
  9776.             DATE_MTY        Date        8  
  9777.             DATE_NOINT      Date        8
  9778.             PMTS_MTD        Numeric 3   0 
  9779.             PMTS_PAID       Numeric 6   2 
  9780.             PMT_FREQ        Numeric 2   0 
  9781.             INT_ACCRD       Numeric 12  4 
  9782.             INT_DUE         Numeric 12  2 
  9783.             PRIN_DUE        Numeric 12  2 
  9784.             LC_DUE          Numeric 12  2 
  9785.             LC_PAID         Numeric 12  2 
  9786.             LC_RATE         Numeric 7   4
  9787.             LC_YTD          Numeric 12  2 
  9788.             INT_PAID        Numeric 12  2 
  9789.             INT_YTD         Numeric 12  2 
  9790.             PENALTY         Numeric 12  2
  9791.             PENALTYYTD      Numeric 12  2
  9792.             USER1           Numeric 12  2
  9793.             USER1YTD        Numeric 12  2
  9794.  
  9795.  
  9796.  
  9797.             158                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9798.  
  9799.  
  9800.  
  9801.  
  9802.  
  9803.             USER2           Numeric 12  2
  9804.             USER2YTD        Numeric 12  2
  9805.             NUMERIC1        Numeric 12  2
  9806.             NUMERIC2        Numeric 12  2
  9807.             NUMERIC3        Numeric 12  2
  9808.             NUMERIC4        Numeric 12  2
  9809.             NUMERIC5        Numeric 12  2
  9810.             NUMERIC6        Numeric 12  2
  9811.             ALPHA1          Character   30
  9812.             ALPHA2          Character   30
  9813.  
  9814.  
  9815.  
  9816.             Field definitions for LMPARM.DBF
  9817.  
  9818.             Field name        Data type Size    Dp
  9819.  
  9820.             NAME            Character   30 
  9821.             ADDRESS1        Character   24 
  9822.             ADDRESS2        Character   24 
  9823.             ADDRESS3        Character   24 
  9824.             PDLIMIT         Numeric 2   0 
  9825.             WBLIMIT         Numeric 2   0 
  9826.             LCLIMIT           Numeric   2
  9827.             PMTFRACT        Numeric 6   0
  9828.             VISUAL            Logical     1 
  9829.             LSTFILEUPD      Date        8 
  9830.             PSWDMASTER  Character   12 
  9831.             NAMEUSER1       Character   18
  9832.             NAMEU1YTD       Character   18
  9833.             NAMEUSER2       Character   18
  9834.             NAMEU2YTD       Character   18
  9835.             NAMEPEN1        Character   18
  9836.             NAMEPEN1YTD Character   18
  9837.             NAMENUM1        Character   18
  9838.             NAMENUM2        Character   18
  9839.             NAMENUM3        Character   18
  9840.             NAMENUM4        Character   18
  9841.             NAMENUM5        Character   18
  9842.             NAMENUM6        Character   18
  9843.             NAMEALPH1       Character   18
  9844.             NAMEAPPH2       Character   18
  9845.             NAMEUSERSCR Character   18
  9846.  
  9847.  
  9848.  
  9849.  
  9850.  
  9851.  
  9852.  
  9853.  
  9854.  
  9855.  
  9856.             Loan Master, Loan Accounting System                                        159
  9857.  
  9858.  
  9859.  
  9860.  
  9861.  
  9862.             Field Definitions for LMTRAN.DBF
  9863.  
  9864.             Field name        Data type Size    Dp
  9865.  
  9866.             CUST_NO           Character 12
  9867.             LOAN_NO           Character 12
  9868.             TRAN_DATE         Date      8 
  9869.             TRAN_CODE       Numeric 4   0 
  9870.             TRAN_RATE       Numeric 7   4 
  9871.             DAYS_ACCR       Numeric 4   0 
  9872.             INT_ACCD          Numeric   12  4 
  9873.             INT_PAID            Numeric 12  2 
  9874.             PRIN_PAID         Numeric   12  2 
  9875.             LC_PAID             Numeric 12  2 
  9876.  
  9877.  
  9878.  
  9879.             Field Definitions for LMTACCR.DBF
  9880.  
  9881.             Field name        Data type Size    Dp
  9882.  
  9883.             TRAN_DATE       Date        8
  9884.             TRAN_CODE       Numeric 4   0
  9885.             TRAN_AMT        Numeric 12  2
  9886.  
  9887.  
  9888.             Tran code assignments:
  9889.  
  9890.             Daily total interest accrual              =  61
  9891.             Daily total late charge accrual         =  62
  9892.  
  9893.             This file contains one record for each day. That record contains total accrual
  9894.             amounts for all loans in the master file.
  9895.  
  9896.             Loan Master does not use this file. It simply adds the record each day. Do not
  9897.             use this file unless you plan to  use the data. See the parameter file  update
  9898.             menu to turn this file off.
  9899.  
  9900.  
  9901.  
  9902.  
  9903.  
  9904.  
  9905.  
  9906.  
  9907.  
  9908.  
  9909.  
  9910.  
  9911.  
  9912.  
  9913.  
  9914.  
  9915.             160                                        Loan Master, Loan Accounting System
  9916.  
  9917.  
  9918.  
  9919.  
  9920.  
  9921.             Field Definitions for LMACCRUE.DBF
  9922.  
  9923.             Field name        Data type Size    Dp
  9924.  
  9925.             CUST_NO           Character 12
  9926.             LOAN_NO           Character 12
  9927.             DATE_UPD          Date   8
  9928.             ACCDTODAY       Numeric 12  4
  9929.             TRAN_CODE         Numeric   4
  9930.  
  9931.  
  9932.  
  9933.             Tran code assignments:
  9934.  
  9935.             Daily total interest accrual              =  61
  9936.             Daily total late charge accrual         =  62
  9937.  
  9938.             This file  contains one record for  each loan every day.  Each record contains
  9939.             individual loan accrual amounts for  each loan in the master file.  There will
  9940.             be  at least one  record for  each loan every  day. If  a loan accrues  a late
  9941.             charge, it will have two records.
  9942.  
  9943.             Loan Master does not use this file. It simply adds the record each day. Do not
  9944.             use this file unless you plan  to use the data. See the parameter  file update
  9945.             menu to turn this file off.
  9946.  
  9947.  
  9948.  
  9949.  
  9950.  
  9951.  
  9952.  
  9953.  
  9954.  
  9955.  
  9956.  
  9957.  
  9958.  
  9959.  
  9960.  
  9961.  
  9962.  
  9963.  
  9964.  
  9965.  
  9966.  
  9967.  
  9968.  
  9969.  
  9970.  
  9971.  
  9972.  
  9973.  
  9974.             Loan Master, Loan Accounting System                                        161
  9975.  
  9976.  
  9977.  
  9978.  
  9979.  
  9980.             Field Definitions for CICUST.DBF
  9981.  
  9982.             Field name        Data type Size    Dp
  9983.  
  9984.             CUSTNO          Character   12
  9985.             CUSTNAME        Character   24
  9986.             LASTNAME        Character   30
  9987.             FIRSTNAME       Character   12
  9988.             MINITIAL          Character 1
  9989.             TITLE           Character   4
  9990.             CUSTTYPE        Numeric 2
  9991.             TAXPAYER        Character   12
  9992.  
  9993.  
  9994.  
  9995.  
  9996.             Field definitions for CIADDR.DBF
  9997.  
  9998.             Field name        Data type Size    Dp
  9999.  
  10000.             CUSTNO            Character 12
  10001.             LOCATION          Character 10
  10002.             ADDRESSNO       Numeric 2
  10003.             ADDRESSLINE1      Character 32
  10004.             ADDRESSLINE2      Character 32
  10005.             CITY              Character 32
  10006.             STATE             Character 32
  10007.             POSTALCODE      Character   12
  10008.  
  10009.  
  10010.             Field Definitions for CIPHONE.DBF
  10011.  
  10012.             Field name      Data type   Size    Dp
  10013.  
  10014.             CUSTNO          Character   12
  10015.             TELEPHONE       Character   12
  10016.             PHONEEXT        Character   4
  10017.             LOCATION        Character   10
  10018.             PHONENO         Numeric 2
  10019.             COMMENT     Character   18
  10020.  
  10021.  
  10022.  
  10023.  
  10024.  
  10025.  
  10026.  
  10027.  
  10028.  
  10029.  
  10030.  
  10031.  
  10032.  
  10033.             162                                        Loan Master, Loan Accounting System
  10034.  
  10035.  
  10036.  
  10037.  
  10038.  
  10039.             Transaction Codes
  10040.  
  10041.             A Transaction Code is part of a  transaction record. It is a numeric code that
  10042.             tells  the  system what  the  transaction is,  and  how to  compute  it. Every
  10043.             transaction has a transaction code.
  10044.  
  10045.                               Loan Master Transaction Codes
  10046.  
  10047.              00-10       Credits, subtract from balance
  10048.                   01          Principal payment
  10049.  
  10050.                   11-20       Debits, add to balance
  10051.                   11          Principal advance
  10052.                   18-100      Nonbalance changes
  10053.  
  10054.                   18          Late Charge Accrued
  10055.                   19          Late Charge paid
  10056.                   30-39       Escrow transactions
  10057.  
  10058.                   31          Escrow deposit
  10059.                   32          Escrow deposit reversal
  10060.  
  10061.                   34          Escrow disbursement
  10062.                   35          Escrow disbursement reversal
  10063.                   40-40       User fields
  10064.  
  10065.                   41          Add to user field 1
  10066.                   42          Subtract from user field 1
  10067.                   43          Add to user field 2
  10068.  
  10069.                   44          Subtract from user field 2
  10070.                   45          Add to penalty field
  10071.  
  10072.                   46          Subtract from penalty field
  10073.                   61-69       Accruals
  10074.                   61          Interest accrued today (for accrual file)
  10075.  
  10076.                   62          Late charge accrued today (for accrual file)
  10077.                   101-998     reserved
  10078.  
  10079.  
  10080.  
  10081.  
  10082.  
  10083.  
  10084.  
  10085.  
  10086.  
  10087.  
  10088.  
  10089.  
  10090.  
  10091.  
  10092.             Loan Master, Loan Accounting System                                        163
  10093.  
  10094.  
  10095.  
  10096.  
  10097.  
  10098.  
  10099.                                             Loan Master 
  10100.                                                  INDEX
  10101.  
  10102.             Browse screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  10103.             Charged Off Loans
  10104.                 Set up  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
  10105.                 Tutorial  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
  10106.             CONFIG.SYS FILE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  112
  10107.             Conversion Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  10108.             Customer Information System, Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  115
  10109.             Customer number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  142
  10110.             Data Entry
  10111.                 Cursor Control Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
  10112.                 Screen Fundamentals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
  10113.             Data fields, description  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  152
  10114.             Data Fields, Descriptions, Customer Files . . . . . . . . . . . . . . . .  152
  10115.             Data Fields, Descriptions, Loan File  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  142
  10116.             Data Fields, Descriptions, Telephone File . . . . . . . . . . . . . . . .  154
  10117.             Date (of) payment due . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  147
  10118.             Date Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
  10119.             Date, system  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
  10120.             Delete
  10121.                 Customer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  124
  10122.                 Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
  10123.             Error Message
  10124.                 Custom Report Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  10125.                 Not enough memory to run application  . . . . . . . . . . . . . . . .  114
  10126.                 While Printing Custom Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  10127.             Existing Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
  10128.             Find a customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  117
  10129.             Index files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  10130.             Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  10131.                 Automatic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  10132.                 Customer Information System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  10133.                 Data File Conversions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  10134.                 Installation Notes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  10135.                 Manual, (do it yourself. Experts Only!) . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  10136.                 Path Statement  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  10137.                 Report Writer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  10138.                 Setting Up a New Portfolio  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  10139.                 Upgrading Software Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  10140.                 User Defined Options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  10141.             Loan Data Entry
  10142.                 Charged Off Loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
  10143.                 Existing Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
  10144.                 Existing Loans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  10145.                 Installment Loan, Nonperforming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
  10146.                 Installment Loan, Past Maturity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  10147.                 Loans Past Maturity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
  10148.  
  10149.  
  10150.  
  10151.             164                                        Loan Master, Loan Accounting System
  10152.  
  10153.  
  10154.  
  10155.  
  10156.  
  10157.                 New Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
  10158.                 Screen Fundamentals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
  10159.                 Single Payment Loan,  Past Maturity . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
  10160.             Loans
  10161.                 Example of Existing Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  10162.                 Example of New Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  10163.                 Existing Loan Definition  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  10164.                 Finding Lost Loans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  10165.                 New Loan Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  10166.                 Setting Up a New Portfolio  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  10167.                 Setup of installment loan after maturity  . . . . . . . . . . . . . . . 43
  10168.                 Setup of past due installment loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
  10169.                 Setup of single payment loan after maturity . . . . . . . . . . . . . . 42
  10170.                 Setup single payment loan after maturity  . . . . . . . . . . . . . . . 40
  10171.             Mail Code, Controling Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  111
  10172.             Mailing Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  137
  10173.             Matured Loans
  10174.                 Set up  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
  10175.                 Tutorial  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
  10176.             Menu
  10177.                 Definition  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  10178.                 Sub Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
  10179.                 Use of  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  10180.             Menu Functions
  10181.                 Add a New Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
  10182.                 Add an Existing Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
  10183.                 Adding Transaction History to Existing Loan . . . . . . . . . . . . . . 85
  10184.                 Browse the Master File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
  10185.                 Browse the Transaction File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
  10186.                 Clean Up the Data Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
  10187.                 Custom Help Messages  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  10188.                 Delete a Loan Record  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
  10189.                 Display Loan Payoff Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
  10190.                 Display System Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
  10191.                 Edit (Change) a Loan Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
  10192.                 End of Year Interest Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
  10193.                 Escrow Payments and Disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
  10194.                 Individual, Custom Past Due Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
  10195.                 Loan Search Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  10196.                 On Screen Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
  10197.                 Posting Payments  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  10198.                 Posting Principal Advances  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
  10199.                 Print a Custom Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
  10200.                 Print Accrual Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
  10201.                 Print Loan Statement  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
  10202.                 Print Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
  10203.                 Print Past Due Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
  10204.                 Print Posting Totals  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
  10205.                 Print Transaction Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
  10206.                 Print Trial Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
  10207.  
  10208.  
  10209.  
  10210.             Loan Master, Loan Accounting System                                        165
  10211.  
  10212.  
  10213.  
  10214.  
  10215.  
  10216.                 Print Will Be Due Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
  10217.                 Reindex all Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  10218.                 Return Check Charge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
  10219.                 Reverse a Previous Transaction  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
  10220.                 Screen Reports Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
  10221.                 Search the Loan File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  10222.                 Set / Reset System Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
  10223.                 Set or Reset the System Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  10224.                 Set Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
  10225.                 Set the Path to the Data Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  10226.                 The Loan Transaction Statement  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
  10227.                 The Totals Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
  10228.                 Transaction Maintenance Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  10229.                 Transactions to User Defined Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
  10230.                 Update the Parameter File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
  10231.                 WordPerfect Merge File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
  10232.                 Year End Close Out  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
  10233.             Menu operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
  10234.             Menu Options, Customer Information
  10235.                  Edit or Delete Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
  10236.                 Add a New Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  120
  10237.                 Add a New Customer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  118
  10238.                 Add a New Telephone Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  121
  10239.                 Browse Screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  10240.                 Delete a Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  124
  10241.                 Edit a Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  124
  10242.                 Edit a Telephone Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  126
  10243.                 Edit an Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  127
  10244.                 Find a Customer by Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  117
  10245.                 Find a Customer by Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  117
  10246.                 Options Available . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
  10247.                 Print Mailing Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  10248.                 Rebuild the Index Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  10249.                 Show a Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  122
  10250.                 The Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
  10251.                 Using Both Names  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  118
  10252.                 Utilities Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
  10253.             Menus
  10254.                 Functions Available, (list) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
  10255.                 Hierarchy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
  10256.                 Selecting Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  10257.                 Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
  10258.             Notices, Mail Code  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  111
  10259.             Payments
  10260.                 Posting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  10261.                 Posting Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  106
  10262.                 To User Fields  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
  10263.             Printer, Select HP/Epson/None . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  10264.             Problems
  10265.                 CONFIG.SYS File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  112
  10266.  
  10267.  
  10268.  
  10269.             166                                        Loan Master, Loan Accounting System
  10270.  
  10271.  
  10272.  
  10273.  
  10274.  
  10275.                 Crashes at Startup  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  112
  10276.                 DOS Error 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  113
  10277.                 Dos Error 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  113
  10278.                 Error Printing Custom Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  10279.                 Finds Wrong Account or Address  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  10280.                 Hardware  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  112
  10281.                 Not Enough Memory to Run Application  . . . . . . . . . . . . . . . .  114
  10282.                 Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  110
  10283.                 Software  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  112
  10284.                 Test Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  111
  10285.                 Will Be Due Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  110
  10286.             Report Writer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  130
  10287.             Report Writer Menu Functions
  10288.                 Creating Reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  10289.                 Data Entry Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  10290.                 Mailing Labels, Design of . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  137
  10291.                 Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  10292.                 Printing a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  10293.                 Report, Label,  Quit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  10294.                 Specifying Groups and Sub Groups  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  134
  10295.                 Specifying the report page format . . . . . . . . . . . . . . . . . .  136
  10296.                 Subtotals and Sub Subtotals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  134
  10297.             Report Writer, Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  130
  10298.             Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  89, 107
  10299.                 Abbreviated Billing Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  109
  10300.                 Controlling Mailing of Billing Notices  . . . . . . . . . . . . . . .  111
  10301.                 Creating Custom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
  10302.                 Error Example, Custom Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  10303.                 Error Messages While Printing Custom Report . . . . . . . . . . . . .  140
  10304.                 Mailing Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  137
  10305.                 Mailing Labels, Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
  10306.                 Past Due and Will Be Due  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  10307.                 Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  110
  10308.                 Printing a Custom Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  140
  10309.                 Problems with Past Due Notices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  110
  10310.                 Problems with Tutorial Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  111
  10311.                 Problems with Will Be Due Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . .  110
  10312.                 Will Be Due Notices   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
  10313.             Screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
  10314.                 Browse Cursor Control Keys  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  102
  10315.                 Browse Screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  100
  10316.                 Data Entry Cursor Control Keys  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
  10317.                 Data Entry Screens  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
  10318.                 Date Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
  10319.                 Loan Maintenance Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  100
  10320.                 Loan Transaction Statement  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
  10321.                 New Loan Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
  10322.                 User Defined Screen   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
  10323.                 Visual Update Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  104
  10324.             Setup
  10325.  
  10326.  
  10327.  
  10328.             Loan Master, Loan Accounting System                                        167
  10329.  
  10330.  
  10331.  
  10332.  
  10333.  
  10334.                 Parameter File, Date Last Update  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  10335.                 User Defined Options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  10336.             Transaction Codes, Table of . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  163
  10337.             Transactions
  10338.                 Browsing, by Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
  10339.                 Out of Date Sequence  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  106
  10340.                 Posting Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  106
  10341.                 Principal Advance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
  10342.                 Reversal of . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
  10343.             Update
  10344.                 Catching Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  10345.                 Interest Calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  10346.                 Loan Master File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  10347.                 Lying About the Date  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  106
  10348.                 Posting Payments During the Update  . . . . . . . . . . . . . . . . .  106
  10349.                 Verify Date Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
  10350.             Visual Update   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  104
  10351.             Warranty  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  10352.             WordPerfect Merge File  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
  10353.                 Filter Expression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
  10354.                 Merge File Structure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
  10355.                 Using other word processors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
  10356.  
  10357.  
  10358.  
  10359.  
  10360.  
  10361.  
  10362.  
  10363.  
  10364.  
  10365.  
  10366.  
  10367.  
  10368.  
  10369.  
  10370.  
  10371.  
  10372.  
  10373.  
  10374.  
  10375.  
  10376.  
  10377.  
  10378.  
  10379.  
  10380.  
  10381.  
  10382.  
  10383.  
  10384.  
  10385.  
  10386.  
  10387.             168                                        Loan Master, Loan Accounting System